Как правильно подготовиться к групповой презентации

Распространенные ошибки

Презентация оформлена неоднородно

Если команда не назначает человека, который отвечает за оформление презентации, то слайды выглядят абсолютно по-разному. А некоторые участники даже размещают весь свой текст на слайде и читают его слово в слово. Так аудитория просто теряет внимание. 

Выступающие перебивают друг друга

Если заранее не распределить части презентации между членами команды, то они начинают перебивать друг друга. Это выглядит непрофессионально и может отпугивать клиентов.

Члены команды не участвуют в процессе после выступления

Закончив свою часть групповой презентации, человек испытывает облегчение и забывает, что все еще находится «на сцене» или перед камерой. Он начинает заглядывать в телефон или смотреть по сторонам вместо того, чтобы слушать следующего выступающего.

К счастью, всех этих ошибок можно избежать, если правильно подготовиться.

Лучшие решения

Разработать стратегию заранее

При подготовке к презентации любого типа нужно ответить на три вопроса:

• «Кто моя аудитория?»;
• «Какова моя цель?»;
• «Почему для меня это важно?».

В случае групповых презентаций, важно отвечать на эти вопросы всей командой. Последний — «Почему для меня это важно?» — побуждает поделиться собственной мотивацией по теме, что помогает выступающим сплотиться.

Обязательно выделите время на подготовку. Подумайте, насколько хорошо аудитория знакома с темой, которую вы представляете, определите цель презентации и ее основной посыл, составьте примерный план и решите, кто будет представлять каждый раздел. Только после этого каждый может приступить к подготовке своей части.

Это поможет избежать стресса перед выступлением и создать из слайдов единое целое. Кроме того, решите, кто и на какой тип вопросов будет отвечать. Или же выберите человека, который будет принимать вопросы и распределять их между членами команды.

Практиковаться в команде

До выступления полностью отрепетируйте презентацию вместе со слайдами. В частности, определите, как будете переходить от одного человека к другому. Например, «Итак, Александра рассказала нам, с какими трудностями можно столкнуться при выходе на этот рынок. Теперь я представлю несколько решений, которые мы почерпнули из опыта нашей компании».

Репетируйте вместе с таймером — так вы убедитесь, что укладываетесь в отведенное время. Или же установите реалистичный лимит в зависимости от формата встречи, чтобы осталось достаточно времени на вопросы. Также не забудьте проанализировать слайды всей командой, чтобы язык, шрифт и графика выглядели согласованно.

Демонстрировать уверенность и общаться с аудиторией

Позвольте человеку, который лучше всего представляет организацию, выступить первым, а новичкам — в середине. Это поможет произвести сильное первое впечатление и снизить давление на тех, кто выступает впервые.

Если презентация проходит оффлайн, встаньте так, чтобы можно было ссылаться на слайды, но обращаться непосредственно к аудитории. Привнесите свою индивидуальность в текст. Например, «Если вы, как и я, были в этом регионе, то, вероятно, знаете...». Шутки, знакомые аудитории, — еще один способ укрепить с ней доверие.

Бонус: виртуальная групповая презентация

Рекомендации, перечисленные выше, применимы и для виртуальных презентаций. Особенно важно полностью отрепетировать выступление на платформе, которую вы будете использовать. Выберите человека, который будет переключать слайды на протяжении всей презентации, чтобы каждому участнику не пришлось делиться экраном.

Убедитесь, что у всех выступающих хорошее освещение и нет ничего лишнего на фоне. Во время речи смотрите прямо в камеру, чтобы аудитория видела и чувствовала зрительный контакт. А когда закончите, отключите микрофон, чтобы фоновый шум не мешал следующему говорящему.

Источник.