Роботизация внутри компании. 4 урока, которые мы извлекли

В проекте Dig(IT)al рассказываем о технологиях, которые помогут вам заработать. Переходите на цифровую сторону бизнеса.

Урок 1: Проводите всю автоматизацию с помощью масштабируемого центра компетенций

Наши сотрудники начали автоматизацию собственных бизнес-процессов с момента основания компании. Для централизованной реализации в компании был создан центр компетенций. Он необходим, чтобы выявлять процессы, лучше всего подходящие для автоматизации, собирать от сотрудников идеи по созданию роботов и выбирать для реализации лучшие.

Наличие центра компетенций в компании предполагает, что:

• Каждый клиент извлекает выгоду из нашего опыта, используя нашу собственную технологию.
• Любой сотрудник имеет легкий доступ к технологиям автоматизации.
• Мы воплощаем в жизнь подход «робот для каждого человека» — поощряем инициативы по автоматизации на местах и работу citizen developers — сотрудников, внедряющих решения по роботизации и не обладающих компетенциями профессиональных разработчиков.

Центр автоматизации сыграл решающую роль в реализации стратегии цифровизации в рамках всей компании. С его помощью мы управляем приоритетами процесса автоматизации из единого хаба. Такой подход избавляет от необходимости долгих согласований в разных каналах разрозненных идей и инициатив по автоматизации. 

Основная часть работы нашего центра компетенций происходит в Румынии, ее дополняют энтузиасты внутренней автоматизации и citizen developers в командах по всему миру. С помощью энтузиастов центр компетенций помогает каждому отделу распределять все подходящие процессы для автоматизации между роботами.

Например:

• Маркетинг использует роботов, чтобы консолидированно собирать актуальную информацию для еженедельных электронных коммуникаций с командой продаж.
• Отдел закупок объединяет данные из нашей системы закупок Coupa с другими приложениями, ускоряя обработку заказов. 
• Юридический отдел обеспечивает соответствие требованиям GDPR во всех базах данных компании.

Кроме того, в компании также есть множество unattended роботов, которые могут работать без вмешательства человека, автономно в фоновом режиме.

Урок 2: Освободите время сотрудников для творческой работы

С приложением UiPath Assistant компании удалось сэкономить 306 000 рабочих часов. У каждого сотрудника на рабочем компьютере есть это приложение, предоставляющее доступ к библиотеке готовых автоматизаций и приложений. 

С помощью него пользователи могут быстро развертывать роботов на своих компьютерах. Эти средства автоматизации позволяют делать всё: от считывания текста любого изображения с помощью оптического распознавания символов (OCR) до голосового управления презентацией и создания коммерческих предложений по продажам.

Используя библиотеку готовых роботов, каждый сотрудник может переключить свое внимание на построение отношений с клиентами вместо заполнения утомительных форм.

Согласно исследованию, проведенному в 2017 году Массачусетским технологическим институтом (MIT) и Бостонским университетом, половина всего роста числа рабочих мест в США с 1980 по 2007 год была связана с созданием и расширением совершенно новых категорий рабочих мест.

RPA и ИИ, из-за слов «робот» «интеллект», возможно, захватили воображение людей больше, чем предыдущие новые технологии, тем самым вызвав больше опасений. Однако, как и предыдущие достижения прогресса, они создадут новые возможности для трудоустройства. Для этого нужно грамотно управлять внедрением роботизации и автоматизации, чтобы обеспечить новые возможности как можно большему числу людей.

Урок 3: Масштабируйте автоматизацию за счет привлечения citizen developers 

Citizen developers (энтузиасты роботизации из числа собственных сотрудников без опыта в программировании) были неотъемлемой частью наших собственных усилий по автоматизации. Естественно, среди наших команд по разработке и продуктам есть сотни профессиональных разработчиков.

И хотя они, безусловно, приносят огромную пользу, в компании также появляются citizen developers в таких областях как маркетинг, продажи и закупки.

Каждый сотрудник компании имеет доступ не только к UiPath Assistant и Automation Hub (централизованной базе знаний, в которой хранятся идеи по поводу возможных автоматизаций и трекинг их реализации), но и к:

• StudioX для создания собственных автоматизаций с помощью low-code шаблонов;
• Apps для создания пользовательских интерфейсов;
• Automation Ops облегчает центру компетенций управление доступом к этим инструментам и предоставляет citizen developers необходимую помощь.

Центр компетенций спонсирует программу, в рамках которой почти 100 сотрудников были назначены официальными citizen developers. Они помогают коллегам из центра, реализуя простые проекты автоматизации. Такой подход помогает всем остальным сотрудникам видеть, как роботы работают в компании в режиме реального времени, и вдохновляться на создание своих идей для автоматизации. 

Наш центр компетенций общается по трем основным каналам:

• Automation Hub — ресурс для обмена идеями по автоматизации. 
• Slack. Мы добавили всех сотрудников в специальный канал центра компетенций (естественно, с роботом), где мы регулярно публикуем объявления.
• Страница центра компетенций в интранете. Мы создали внутреннюю домашнюю страницу, посвященную центру, где сотрудники могут просматривать результаты автоматизации, ежемесячные отчеты, проверять отзывы и отправлять идеи в Automation Hub.

Урок 4: Внедряйте ИИ во все аспекты работы

Наша платформа широко использует возможности ИИ, начиная с решения Task Mining, которое помогает находить процессы для автоматизации, и заканчивая интеллектуальным компьютерным зрением, которое позволяет роботам «видеть», что происходит на мониторах компьютеров. 

Будучи «нулевым клиентом», который тестирует все новые продукты, центр компетенций первый в компании использует возможности ИИ для автоматизации. 

В прошлом году мы применили искусственный интеллект для исследования бизнес-процессов, ускорения обработки счетов-фактур и оптимизации IT-служб. 

Мы надеемся, что извлеченные нами из внедрения роботизации уроки помогут вам стать полностью автоматизированным предприятием. 

Полностью автоматизированное предприятие:

• Проводит автоматизацию с помощью специализированного центра компетенций;
• Позволяет сотрудникам сосредоточиться на ценной и стратегической работе;
• Демократизирует автоматизацию и создает армию citizen developers;
• Внедряет искусственный интеллект во все аспекты своей работы.

Фото на обложке: unsplash.com