Сохранять продуктивный темп, избегать лишних расходов и реализовывать задачи своевременно помогают методы управления проектами.
Наиболее востребованные из них — Kanban, Agile и Scrum. Они ассоциируются в первую очередь с разработкой ПО, однако их принципы вполне применимы и в других отраслях.
Разберем, какие у них ключевые особенности и как выбрать наиболее подходящий метод.
Содержание
Определение
Agile, Scrum и Kanban — это инструменты для групповой работы, которые позволяют работать эффективнее, быть гибкими и быстрее выполнять цели.
- Agile обеспечивает адаптивность к изменениям,
- Scrum помогает управлять проектами через короткие циклы (спринты),
- Kanban наглядно представляет процессы и организует работу.
Выбор метода зависит как от проекта, так и от нужд команды.
Agile возник как альтернатива традиционным подходам, таким как Waterfall (каскадная модель), которая жестко придерживается предварительно согласованных планов. В отличие от нее, Agile позволяет более гибко изменять приоритеты на разных этапах проекта.По сути Agile — целая философия управления, основная идея которой заключается в том, чтобы чутко реагировать на изменения и постоянно совершенствовать работу. Он помогает командам быстро адаптироваться к требованиям клиентов и динамике рынка, уменьшая время на подготовку документации и увеличивая гибкость разработки.
Основные принципы Agile:
- Фокус на активном взаимодействии с клиентом;
- Способность оперативно вносить изменения в проект;
- Постоянное совершенствование через регулярную обратную связь;
- Эффективная работа группы и создание доверительной атмосферы среди участников.
Ключевые ценности Agile представлены в манифесте, опубликованном в 2001 году:
- Люди и взаимодействие важнее, чем инструменты и процессы.
- Рабочий продукт важнее документации.
- Сотрудничество с клиентом важнее, чем формальные контрактные соглашения.
- Гибкость и готовность к изменениям важнее, чем строгое следование плану.
Таким образом, главная цель Agile — это удовлетворение нужд клиента и эффективное решение реальных задач, а не просто следование заранее прописанным процедурам.
Agile и зачем он нужен
Традиционные подходы к управлению проектами могут оказаться недостаточно гибкими. Современный бизнес вынужден постоянно адаптироваться и быстро выводить продукты на рынок — в этом и помогает Agile.
Успешный пример — компания Spotify, которая использует эту методологию для ускоренной разработки и внедрения новых функций, опираясь на пожелания своих пользователей.
Преимущества:
- Гибкость — оперативно реагируйте на изменения в требованиях или условиях рынка;
- Короткие циклы разработки — обратная связь своевременная, можно быстро улучшать продукт;
- Минимум обязательной документации — процессы проще, задачи выполняются быстрее.
Недостатки:
- Сложно прогнозировать сроки и бюджет, потому что все часто меняется;
- Команда должна быть очень вовлеченной, а это непросто, особенно в крупных организациях.
Scrum: что стоит знать
Один из наиболее популярных методов, основанных на принципах Agile, — это Scrum. Он предполагает, что проект разбивается на короткие итерации, называемые спринтами, продолжительностью от одной до четырех недель.
Читайте также: Scrum вне разработки: где еще и каким образом можно применять эту методику
По завершении каждого спринта команда оценивает результаты, обсуждает необходимые коррекции и планирует следующий этап работы.
Преимущества:
- Четкая структура. Фреймворк предлагает понятную систему ролей и задач, что облегчает управление процессом.
- Постоянные улучшения. Спринты и ретроспективы позволяют сотрудникам постоянно совершенствовать свои процессы.
- Прозрачность. Все участники команды всегда знают, что происходит, что помогает избежать недоразумений.
Недостатки:
- Сложности с масштабированием. Фреймворк может быть трудно применять в крупных проектах с множеством коллективов.
- Риски перегрузки. Если неправильно расставить приоритеты задач, персонал будет перегружен работой.
Читайте также: «Копипаст не работает»: как попытаться внедрить scrum — и пойти своим путем
Основные элементы Scrum:
- Роли: владелец продукта, скрам-мастер, команда разработки;
- Спринты: короткие циклы для достижения целей;
- Артефакты: бэклог продукта, бэклог спринта, инкремент.
Раскроем три ключевые роли поподробнее:
- Владелец продукта (Product Owner). Он отвечает за формирование видения продукта и взаимодействие с клиентом. Обладатель формулирует задачи для коллектива и расставляет приоритеты в бэклоге продукта.
- Scrum-мастер. Его задача — чтобы команда работала в соответствии с принципами методики. Он помогает устранить препятствия, которые могут мешать сотрудникам выполнять задачи, и следит за тем, чтобы концепция применялась правильно.
- Команда разработки. Состоит из кросс-функциональных специалистов, которые совместно работают над задачами. Разработчики, тестировщики, дизайнеры и аналитики — все они работают над достижением общей цели.
Эти роли помогают сотрудникам эффективно организовывать работу и избегать хаоса. Scrum-мастер делает процесс прозрачным, владелец продукта фокусируется на стратегии, а команда разработки выполняет задачи, поставленные в рамках спринта.
Ретроспективы и демо
Важной частью Scrum является проведение регулярных встреч в конце каждого цикла. Это специальное время, когда обсуждается, что пошло хорошо, а что могло бы быть улучшено.
Во время ретроспектив персонал фокусируется на процессе работы, на выявлении узких мест и проблем, чтобы каждый новый спринт был более эффективным, чем предыдущий.
Читайте по теме: Зачем компании скрам-мастер и где его найти
Еще один важный аспект — это демо в конце цикла. В ходе этого мероприятия команда демонстрирует результаты труда владельцу продукта и другим заинтересованным сторонам. Это помогает убедиться, что все задачи выполнены в соответствии с заданными требованиями и ожиданиями.
Пример из жизни
Цифровое агентство работает по методу Scrum и ведет несколько проектов по созданию сайтов для клиентов. После каждого спринта проходит демо, где клиент может увидеть, как продвигается проект, дать комментарии.
Так можно вносить изменения в продукт в реальном времени, избегая задержек на финальном этапе.
Хотя этот фреймворк эффективен, у него есть нюансы.
- Одна из проблем, с которыми могут столкнуться сотрудники, — это перегрузка на этапах спринта.
Иногда владельцы продукта ставят слишком амбициозные цели для одного цикла, что приводит к тому, что команда не успевает справляться с задачами. Чтобы избежать этого, важно реалистично оценивать объем работы и оставлять достаточно времени для тестирования и доработок.
- Еще одна распространенная ситуация — это отсутствие четкой коммуникации между ролями.
Например, если заказчик недостаточно активно взаимодействует с коллективом, может возникнуть ситуация, когда задачи плохо понимаются и выполняются неправильно. Для решения этой проблемы важно поддерживать постоянное взаимодействие между всеми участниками процесса.
Методология Kanban
Kanban — это визуальная система управления задачами, помогающая отслеживать процесс работы. Kanban-доска обычно делится на несколько колонок: «запланировано», «в работе», «готово».
Каждая задача перемещается из одной колонки в другую по мере ее выполнения.
Особенности Kanban:
- Визуализация задач и процессов;
- Ограничение количества задач, выполняемых одновременно;
- Прозрачность и понятность для всех участников команды.
Основной принцип Kanban — отображение работы.
Каждый участник может видеть, на каком этапе находится любая задача, и кто за нее отвечает. Это помогает избежать перегрузки отдельных работников, так как все могут видеть, сколько обязанностей у кого находится в работе.
Еще одна концепция — это ограничение незавершенных задач (Work in Progress, WIP). Это означает, что команда может брать в работу только определенное количество обязанностей одновременно. Такой подход предотвращает «распыление» усилий и помогает фокусироваться на завершении деятельности.
Читайте по теме: Нужно повысить продуктивность команд? Попробуйте Kanban
Так, если в команде из пяти человек одновременно выполняется больше пяти целей, качество работы падает, а каждая цель требует больше времени.
Kanban используют не только айтишники. Например, на производственных предприятиях это отличный способ отслеживать этапы работы и находить узкие места в процессе.
Пример: японская автомобильная компания Toyota, которая считается основоположником Kanban как метода управления производственными процессами.
В их цехах доски используются для отслеживания этапов сборки автомобилей. Это позволило предприятию минимизировать потери ресурсов и оптимизировать процесс сборки, что стало основой их системы.
Пример: маркетинговое агентство разрабатывает контент для нескольких клиентов. Установив лимит WIP, команда может контролировать, сколько проектов ведется одновременно, нагрузка будет равномерной и сотрудникам не грозит выгорание.
Преимущества:
- Гибкость в планировании. Можно добавлять и завершать задачи без жестких сроков.
- Прозрачность. Доска позволяет видеть текущий статус каждой задачи.
- Легкость внедрения. Систему можно интегрировать в любом рабочем процессе, без кардинальной перестройки команды.
Читайте по теме: Kanban или scrum: что лучше использовать?
Недостатки:
- Нет четких этапов завершения работы. Без строгих ограничений по времени коллектив может не всегда эффективно завершать задачи.
- Требуется высокая самодисциплина. Kanban требует от работников самоконтроля для соблюдения лимитов WIP и завершения задач вовремя.
Иногда команды отказываются от Scrum в пользу Kanban, если хотят меньше формальности и больше гибкости в процессе работы.
Например, для работников, которым не подходят строгие временные рамки спринтов, система может быть более удобной. Она позволяет начать трудиться над задачами в любой момент и завершать их без жесткой привязки к срокам.
Примером такой практики может служить команда технической поддержки, которая сталкивается с непредсказуемыми по объему и сложности запросами. В таком случае Kanban-доска, на которой задачи отображаются по приоритету, позволяет продуктивно управлять делами и поддерживать высокий уровень производительности.
Ключевые критерии выбора инструмента:
- Возможность интеграции с другими приложениями;
- Поддержка совместной работы;
- Удобство интерфейса и настройки;
- Аналитика и отслеживание прогресса.
Лучший инструмент для создания Канбана
На рынке есть множество сервисов, которые позволяют легко настраивать и использовать Kanban-доски. Однако зарубежные разработчики систем для управления проектами ограничивают доступ для российских пользователей.
Чтобы избежать неприятных сюрпризов и возможных проблем с переносом данных, рекомендуем использовать российские аналоги.
Приведем несколько примеров:
- Kaiten — многофункциональный инструмент для гибкого управления работой, поддерживает настройку kanban-досок и kanban-отчетов.
- «Битрикс24» — CRM-система с широким спектром возможностей, в том числе созданием досок для планирования задач.
- «Яндекс.Трекер» — инструмент для управления проектами, поддерживает настраиваемые доски.
- EvaProject — позиционируется как российский аналог Jira, среди опций есть канбан.
Основное внимание при выборе инструмента стоит уделить удобству интерфейса, возможностям интеграции с другими системами и функционалу для совместной работы.
Подробнее об отечественных инструментах для планирования задач читайте по ссылке: Русские аналоги Trello и Jira
Примеры употребления
Agile в разработке ПО
Команда использует сервис для того, чтобы регулярно выпускать обновления и улучшать продукт. Они проводят спринты, в конце которых каждая новая версия программного обеспечения тестируется и отправляется клиентам.
Например, крупная IT-компания применяет Agile, чтобы быстро адаптироваться к изменяющимся требованиям заказчиков.
Scrum в работе с клиентом
В агентстве цифрового маркетинга коллектив управляет проектами потребителей через Scrum. Они планируют циклы на две недели, в течение которых фокусируются на выполнении задач клиента: создают контент, настраивают рекламу и аналитику.
В конце каждого спринта проводится встреча, где обсуждаются результаты и цели для следующего цикла.
Читайте также: 9 из 10 IT-компаний используют Agile. Как понять, нужен ли он вам
Kanban в производстве
Производственная компания использует платформу для управления потоками работы на заводе. Визуальная доска с задачами помогает отслеживать прогресс на каждом этапе процесса.
Например, каждый этап сборки автомобиля отображается в программе, что позволяет легко контролировать текущий статус.
Что почитать по теме?
Для углубленного изучения Agile, Scrum и Kanban можно найти множество источников, которые помогут разобраться в тонкостях этих подходов.
- «Scrum. Революционный метод управления проектами» — Джефф Сазерленд. Автор рассказывает, как Scrum трансформировал компании по всему миру. Книга подходит для новичков, а также для тех, кто хочет углубить свои знания.
- «Agile. Подробное руководство для начинающих» — Алан Холлингсворт Это руководство помогает понять основные принципы Agile и научиться применять их на практике. Особенно полезна для тех, кто только начинает внедрять Agile в своей команде.
- «Kanban. Быстрое развитие бизнеса» — Дэвид Андерсон. Один из создателей метода Kanban делится секретами, как с помощью визуализации задач повысить продуктивность работы команды и добиться успеха.
- «Lean Software Development» — Мэри и Том Поппендик. Эта книга объединяет подходы Lean и Agile, показывая, как их можно использовать вместе для достижения максимальной эффективности.
Фото на обложке: Daria Nepriakhina // Unsplash
Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter
Материалы по теме
-
Пройти курс «Старт работы на Яндекс Маркете»
- 1 Нужно повысить продуктивность команд? Попробуйте Kanban
- 2 Kanban или scrum: что лучше использовать?
- 3 Как управлять задачами через карточки и не допустить революцию в офисе
- 4 «Даже лучшие бизнес-аналитики и маркетологи могут выдать только гипотезу. Поэтому появился agile»