Колонки

Нужно повысить продуктивность команд? Попробуйте Kanban

Колонки
Виктория Храмцова
Виктория Храмцова

Agile-коуч компании Accenture

Ирина Печёрская

Виктория Храмцова, Agile-коуч компании Accenture в России, рассказала об особенностях и перспективах метода управления разработкой Kanban. Согласно исследованию Journal of Software Engineering Research and Development, его применение позволяет снизить сроки выпуска программных продуктов до 78%.

Нужно повысить продуктивность команд? Попробуйте Kanban

Карта Edtech - все ведущие игроки сектора в одном месте

Что такое Kanban?

Kanban — метод управления разработкой, где во главу угла ставится принцип выпуска продукта в точно установленный срок. Это второй в мире по популярности метод Agile-трансформации после фреймворка Scrum. 

Задачи в рамках проекта визуализируются на доске (само слово «канбан» в переводе с японского означает «доска» или «вывеска») для наглядности прогресса по каждой задаче и проекту в целом. Доски Kanban могут значительно отличаться друг от друга в зависимости от проекта (количество столбцов, их цвета и проч.), однако любое их исполнение всегда направлено на то, чтобы сделать рабочий процесс максимально понятным для всех участников.

Цель Kanban-команды — за счет визуализации четко представлять прогресс работ в каждый момент и максимально сократить время, которое уходит на выполнение задач по проекту. 

Так, в рамках большого исследования эффективности Kanban Journal of Software Engineering Research and Development были установлены такие результаты применения метода, как снижение сроков выпуска программных продуктов на уровне до 78% (с 30,5 до 6,8 рабочих дней), а также ускорение внесения изменений в уже существующие продукты на 73% (с 9,2 до 2,5 рабочих дней). 

Рынок корпоративных услуг по Agile-трансформации к 2026 году достигнет $63,83 млрд при показателе средних годовых темпов роста в 19,5%, говорится в исследовании Allied Market Research. Ускорение разработки цифровых продуктов и сервисов, оптимизация командной работы и качества коммуникаций в рамках ИТ-проектов стимулируют эту динамику.

Сегмент Scrum традиционно доминировал, составляя более половины объема рынка методологий Agile-трансформации. Сегодня его позиции также незыблемы — 58%. Тогда как «чистый» Kanban занимает 7%, добавляя еще 10% за счет гибридного подхода Scrumban. 

По прогнозам аналитиков, именно Kanban ожидают наиболее высокие темпы роста в отрасли.

 

Базовые принципы 

Существует два типа основополагающих принципов, на которых базируется метод Kanban:

1. Принципы управления изменениями.

  • Начните с того, что есть сейчас.
  • Договоритесь об эволюционном развитии.
  • Поощряйте развитие лидерства на всех уровнях.

2. Принципы предоставления сервисов. 

  • Выясните потребности и ожидания заказчика.
  • Управляйте работой, дайте людям организоваться вокруг нее.
  • Развивайте правила, чтобы улучшить показатели.

Придерживаясь этих принципов, с помощью инструментов Kanban можно построить полезный и эффективный сервис или продукт. 

 

Инструменты Kanban

Сервисов для ведения Kanban-досок в онлайн достаточно много. Есть универсальные решения, например, Jira от Atlassian или всем знакомый Trello. Однако для серьезных проектов в ИТ стоит использовать специальные, профессиональные инструменты: TargetProcess, SwiftKanban, LeanKit. Самый топ в этом сегменте — это российская разработка Kaiten.

В Kanban используются специфические метрики для измерения потенциала команды и оценки продолжительности проекта.

Командная скорость (team velocity) определяет, сколько задач может выполнить команда в заданный период времени, например, за неделю. Знание скорости команды помогает лучше предсказать, когда будет завершен необходимый объем задач. 

Время выполнения и время цикла (Lead time/Cycle time) определяют среднее время, необходимое для выполнения задачи. Время выполнения вычисляется с момента, когда команда получает запрос от клиента до завершения работ, а время цикла вычисляется с момента начала работы над задачей. 

Показатель времени выполнения используется, чтобы понять, как долго пользователь (клиент) будет ожидать оказание сервиса, а времени цикла — для вычисления, как быстро команда производит продукт. При этом важно понимать, что Kanban обычно хорошо ложится на сервисные команды, например, развертывание колл-центра, тогда как для создания продукта лучше подходит Scrum.

Actionable Agile-метрики позволяют использовать время цикла, чтобы лучше предсказать, когда будет закончен каждый отдельный элемент проекта. Созданные Даниэлем С. Ваканти в 2015 году actionable-метрики помогают измерить, сколько времени потребовалось, чтобы закончить определенный объем работ по проекту — 50%, 85% и т.д. Далее эти данные позволяют команде лучше прогнозировать и контролировать сроки выполнения работ.

Все эти метрики позволяют делать достаточно точные прогнозы по срокам выполнения того или иного типа задач в бэклоге.

 

Как правильно вести Kanban-доску?

Для правильного ведения доски рекомендаций не так уж и много. Самое главное — это соблюдать ограничение количества незавершенной работы, что может привести к задержкам, которые негативно влияют на прибыль. Также важно вовремя пополнять доску новыми задачами, не забывать их вытягивать в следующий этап, отслеживать метрики.

Несколько базовых советов: 

1. Фокус на выполнении ближайших задач.

Сосредоточьтесь на том, какие задачи в рамках проекта можно закончить сегодня. Ценность создается в момент завершения работы. Поэтому хорошей Kanban-практикой является проверка, может ли какая-то из задач проекта быть завершена в рамках рабочего дня или в ближайшее время, если для этого есть необходимые ресурсы. Только после этого можно переходить к следующим задачам. 

2. Ограничивайте объем колонки «В процессе выполнения» (Work in progress — WIP).

Любой проект может затормозить: «узкие места» случаются, когда команда пытается выполнить слишком большой объем за один раз. Применяя лимиты на количество задач в колонке WIP, можно эффективно управлять появлением «узких мест». Сравните ваш рабочий процесс с переполненным шоссе: гораздо проще создать устойчивый и управляемый поток автомобилей, чем построить больше полос.

3. Измеряйте пропускную способность, время выполнения и время цикла проекта.

Одно из преимуществ Kanban — он поможет вам делать больше за то же количество времени. Для этого нужно выполнять замеры ключевых метрик. Хотите знать, сколько работы вы выполняете за тот или иной период времени? Измерьте пропускную способность команды по задачам и общее количество выполненных работ. Сколько времени занимает выпуск обновления или разработка с нуля? Измерьте время цикла. 

4. Создайте прозрачный рабочий процесс.

Используйте доску Kanban как единственный «источник правды» в работе над проектом. На идеальную прозрачность работает принцип: «если задачи нет на доске, значит над ней не работают».

5. Кастомизируйте доску. 

Для начинающих характерно использование базовых колонок доски «Сделать», «Делается», «Готово». Однако каждая компания, ее задачи и текущие проекты уникальны и не укладываются в эту номенклатуру. Наполняйте колонки смысловым значением, подчеркивающим специфику задач на проекте, чтобы повысить наглядность цикла проекта.   

 

Как избежать ошибок при внедрении Kanban? 

В основном ошибки в использовании Kanban допускаются из-за непонимания общего объема работ и неспособности соотнести его с ресурсами команды. Также сложно бывает донести до команды обязательный характер визуализации задач по проекту и необходимость ограничения объемов незавершенной работы. 

Люди не всегда понимают, какой объем на самом деле у той или иной задачи. В результате сотрудник набирает несколько задач для выполнения в один момент времени. В итоге выпуск релиза начинает задерживаться, что ведет к простоям и потере прибыли.

Чтобы избежать таких сценариев, нужно четко осознавать, что любой Kanban-сервис — это всего лишь инструмент, который позволяет визуализировать активности и рассчитывать метрики. 

Не нужно полагаться только на инструменты при применении любого подхода. Необходимо глубоко изучить основы, понять принципы методологии и зачем нужны Kanban-инструменты. И только потом подстраивать их функционал под свои нужды. При таком подходе от применения Kanban можно получить серьезную видимую пользу. 

 

Что лучше: Scrum или Kanban?

Фреймворк Scrum лучше всего подходит к ситуациям, когда организация разрабатывает или модернизирует продукты, которые требуют тесного и регулярного взаимодействия между владельцем продукта и разработчиками. 

Например, если вы разрабатываете новый продукт, к примеру, бот на Python для автоматизации повседневных задач, владелец продукта должен буквально сидеть вместе с разработчиками в одном офисе и предоставлять информацию и отзывы по мере прогресса разработки. Это значительно сокращает цикл обратной связи.

Scrum также требует некоторой реструктуризации команды, так как в его рамках необходимо следовать ряду четко определенных принципов взаимодействия. С Kanban такая реструктуризация или внедрение новых методов работы не требуется. Он может накладываться на существующую практику разработки по waterfall-методологии релизов. 

Выбор между Scrum и Kanban зависит от обстоятельств и ситуации. Организации, которые готовы обеспечить внутри себя глубокие организационные преобразования, планируют выпускать новые продукты с циклами быстрой обратной связи, выбирают Scrum. 

Если для компании в приоритете сохранение сформировавшейся структуры, повышение прозрачности и продуктивности процессов, то Kanban будет отличным выбором.

Scrum-команды настраивают свои рабочие процессы в соответствии с подходом, основанным на timebox-принципе. Это выполнение определенного объема задач в строго установленные сроки и оценка производительности по итогам каждого такого спринта. Прогресс отслеживается на доске Scrum.

Kanban не придерживается строгого графика: команды Kanban регулируют свой рабочий процесс, устанавливая лимиты работы в процессе выполнения и регулярно вычисляя время выполнения и продолжительность цикла. Соответственно, Kanban, также известный как «поточный Agile» (flow-based Agile), позволяет команде работать в рамках непрерывного процесса, где все текущие задачи отслеживаются на доске в колонке To Do. 

По мере прогресса член команды берет на себя ответственность за задачу, перемещая ее по всей доске от колонки «В процессе выполнения» до «Завершено», и далее переходя к следующей задаче в очереди.

 

Как достичь максимума

  • Изменения, в том числе переход на Kanban, должны быть осознанными, их необходимость нужно доносить для всех участников рабочих процессов.
  • Перемены в процессах должны сопровождаться культурными изменениями внутри компании: стремление к прозрачности, вовлеченности, ввод новых ролей, нацеленность на результат.
  • Не стоит абсолютизировать роль инструмента: появляется риск формального подхода, цель — улучшение качества работы, выпуск качественного продукта.
  • Изучайте опыт использование Kanban в мировой практике: лучшие методики, советы, правила, кейсы — ищите свой стиль работы, у каждой компании он свой.
  • При достижении положительных результатов не бойтесь распространять применение методики к новым задачам. 

Фото на обложке: Berk Ozel/shutterstock.com

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Как у российских компаний обстоят дела с внедрением Agile: масштабное исследование 2020 года
  2. 2 Как канбан делает нас организованнее и улучшает самочувствие
  3. 3 Как управлять задачами через карточки и не допустить революцию в офисе
Стажировка в IT
Гринатом зовет студентов и начинающих специалистов на программу Greenlab
Узнать больше