Как управлять задачами через карточки и не допустить революцию в офисе

Дмитрий Абрамов
Дмитрий Абрамов

Директор по продукту Kaiten

Расскажите друзьям
Вероника Елкина

Вы знаете о канбан-досках вроде Trello? Создаете для каждой задачи свою карточку, двигаете карточки слева-направо по этапам работы — и получается удобно и наглядно. Доска может быть и физической — с клейкими стикерами вместо электронных карточек.

Внедрение канбан-доски за пределами digital-отделов — та еще задача. У кого-то оно проходит под тихое бурчание о бестолковости новой фичи. А где-то сотрудники затевают бунт, революцию и свержение зловредных карточек. Дмитрий Абрамов, директор по продукту Kaiten, рассказал, почему так происходит и как это преодолеть.

Найдите первопричину сопротивления

Чтобы побороть сопротивление, нужно выяснить его причины. Обычно их три:

  • консервативность и естественное неприятие нового;
  • непонимание смысла канбан-досок;
  • технические сложности использования.
pic

Создайте правильные ожидания для консервативных сотрудников

Даже если нововведение объективно хорошее и полезное — у него будут противники. Люди вообще не любят перемен. А тут еще какие-то доски. Как они скажутся на привычной схеме работы, отношениях с коллегами, статусе, карьере, должности?

К тому же бывает, что в компании консультанты и тренеры всех мастей что-то постоянно меняют, улучшают, внедряют и отменяют без всякой пользы. Сотрудники привыкают к мысли, что все новое только мешает.

pic

Как все исправить

Создайте атмосферу безопасности. Дайте сотрудникам понять, что они не столкнутся с чем-то кардинально новым. Для этого объясните три вещи:

  • Рабочие процессы не меняются. Все остается по-прежнему, просто теперь нужно визуализировать работу. Это поможет понять, где можно расслабиться, а где стоит поднажать.
  • Канбан-доски — инструмент для управления процессами, а не новый способ контролировать сотрудников и находить их косяки. Вы не хотите, чтобы сотрудники работали напряженнее. Наоборот — вам нужно, чтобы они рациональнее распределяли время и силы.
  • Не будет никаких глобальных ротаций, переназначений или увольнений, если выяснится, что на каких-то этапах работы есть проблемы или задержки. Вы будете разбираться со сложностями вместе.

Начните с пилотного проекта. Выберите какой-то отдел или соберите команду под проект из сотрудников, которые позитивно воспринимают идею канбан-досок. Спустя месяц-другой попросите их подготовить отчет или отзыв о работе. Пусть они расскажут, что изменилось или не изменилось в их работе, было ли удобно, каких результатов достигли, как помогли им канбан-доски.

Выступите с этим отчетом перед всеми сотрудниками. Покажите на опыте коллег, что ничего ужасного им не предстоит. И тогда уже можно внедрять доски в другие отделы и проекты.

Предложите поучаствовать в формировании новых правил. Попросите сотрудников помочь с оформлением доски. Спросите, как лучше разложить процессы на этапы и как их лучше назвать. Обсудите с людьми классы обслуживания и расстановку приоритетов, вместе проработайте структуру карточки и так далее.

Сотрудникам не так страшно начинать работу с тем, в создании чего они сами принимали участие. К тому же они и сами расскажут другим, что ничего кардинально не поменялось — просто весь процесс работы теперь «собран» в одном месте.

Объясните, зачем это нужно вам и им

Люди и рады бы развиваться и повышать эффективность своей работы — но они не понимают, как канбан-доски и всякие карточки им в этом помогут.

pic

Как все исправить

Нужно подробно и доходчиво, на примерах объяснить, что к чему:

  • расскажите о сути канбан-досок;
  • покажите примеры конкурентов или успешных компаний, которые уже работают с досками;
  • раскройте мотивы, по которым вы решили их использовать;
  • приведите примеры, как доски будут полезны самим сотрудникам.

Например, проведите презентацию среди сотрудников по такому плану. Слово руководителю!

pic

Откуда взялся этот канбан и почему я решил, что он полезен

Ребята, этот метод создали и внедрили в Toyota. Благодаря канбану у них получилось сократить время производства с 12 недель до 4 дней, а время переналадки станков — с нескольких часов до пары минут. К тому же Toyota начала работать без остатков на складе и избавилась от промежуточных складов.

А еще с досками работают наши прямые конкуренты. И они нам частенько дают жару.

Что такое канбан-доски и зачем они компании

Это инструмент для визуализации рабочего процесса. Работая с досками, мы поймем, что тормозит работу тех или иных отделов. Задачи будут поступать дозированно, а авралов и паники в конце недели и месяца больше не будет. Мы избавимся от неочевидных проблем — и в итоге всем будет работать в разы проще.

Как это работает

На доске есть столбцы, а в них — карточки. Карточка — это задача, которую нужно выполнить. Столбцы — это этапы выполнения задачи. Каждый этап — часть бизнес-процессов в нашей компании, и за него отвечает кто-то из сотрудников или целый отдел.

Карточка перемещается из одного столбца в другой по определенному набору правил. Например, в столбцах есть ограничения на входящие задачи: новая не поступит, пока для нее не освободится место. Глобально — каждый из нас теперь подчиняется процессу, а не человеку.

pic

В чем преимущества для вас, дорогие коллеги

Каждый видит, кто и чем занят в определенный период времени. Это значит, что:

  • Никто больше не будет отвлекать и приставать с вопросами: «чем занят?», «когда закончишь?», «а когда ты сделаешь вот это?»
  • Никто просто так не накинет работы сверху — все в соответствии с приоритетами и очередью.
  • Нагрузка ограничена ресурсами сотрудника или команды — переработок не будет.
  • Сразу видно, кто виноват. Если с работой затык, потому что от заказчика или других отделов не дождешься важной информации, исполнителя никто не сможет обвинить в медлительности.
  • Может оказаться, что отчеты и собрания отнимают у нас слишком много времени. И тогда мы наконец избавимся от бюрократических проволочек, ура!

Почему использовать канбан-доски надо по правилам, которые мы разработаем и утвердим

Коллеги, важно, чтобы мы получали правдивую визуализацию и правильно подсчитывали все метрики. Только тогда все эти плюсы станут реальностью. А для этого надо, чтобы все использовали канбан-доску в соответствии с разработанными правилами. Пользуетесь доской спустя рукава → нет возможности увидеть реальные результаты → нет премии.

pic

Чтобы закрепить результат, можно обновить систему мотивации на основании одной из метрик канбан-доски:

  • Throughput — количество готовой работы за неделю, месяц или другое время. Выполнил на N% больше задач, чем в прошлом месяце — получил премию.
  • Cycle Time — совокупное время, затраченное на проект без времени ожидания в очереди. Сократили время выполнения задачи — получили премию.
  • Lead Time — время, которое задача находилась в работе с момента ожидания проекта в очереди до завершения. Сократили очереди на входе и ускорили работу — получили премию.

В Kaiten все эти метрики считаются автоматически.

pic

Новую систему мотивации можно представить сотрудникам как более честную. Премия зависит не от благосклонности или настроения начальства, а только от эффективности работы и правильного использования канбан-доски.

Помогите разобраться с правилами

Вот вы объяснили смысл нововведений. Сотрудник их уяснил и вроде не против попробовать. Но он все равно не понимает, как ему работать с карточками: что за приоритеты, какие еще ограничения и очереди, что значит «блокированное задание», как что отмечать и когда двигать. Он боится все поломать и поэтому вообще избегает работы с канбан-доской.

pic

Как все исправить

Начните с физических досок. Сперва поработайте с магнитной или деревянной доской. Вместо карточек используйте стикеры — перемещайте их из графы в графу.

Когда люди привыкнут, можно параллельно физической ввести электронную версию доски. И дальше постепенно переводить работу только в электронный формат.

pic

Объясните принципы работы через игру. Есть такие игры-симуляторы — FeatureBan или getKanban. С ними проще усвоить основные принципы канбан-досок и научиться с ними работать.

Перевод игр сделали ребята из ScrumTrek.

Выбирайте простой канбан-сервис. Интерфейс должен быть простым, интуитивно понятным, без сложных настроек. Например, Kaiten создан максимально похожим на физическую доску — в его интерфейсе сложно представить ситуацию «я что-то нажал, и всё сломалось».

pic

Что еще можно сделать

Мало устранить первопричину сопротивления. Важно в период привыкания учить сотрудников работать с досками правильно и регулярно. Тут такое дело:

  • Если кто-то один не следует правилам, то ломается весь процесс — и канбан-доски неэффективны.
  • Если сотрудник привыкнет неправильно работать с доской, придется его переучивать — а это сложно.

Сделайте канбан частью рабочего пространства. Например, распечатайте и повесьте на стене плакат с основными принципами канбан. Его можно бесплатно скачать на сайте ScrumTrek.

Повесьте правила рядом с доской. Если вы решили использовать сначала физические доски, пропишите правила работы с карточками и повесьте эту информацию рядом с доской — чтобы каждый мог понять, что нужно делать, если он запутался. Когда переведете работу в электронный формат, обеспечьте общий доступ к правилам и оттуда.

Не позволяйте отклоняться от правил или менять их просто так. Правила работы с досками должны быть жесткими. Менять правила можно, только если доказано, что они работают плохо.

Назначьте того, кто будет контролировать работу с досками. Пусть этот человек проверяет правильность работы с доской и актуальность данных, напоминает о необходимости внести в доску изменения, мягко и ненавязчиво объясняет снова и снова, ради чего это все.

Например, это может быть начальник отдела, ответственный сотрудник на производственной линии или старший смены.

Организуйте работу так, чтобы задачу можно было получить только с доски. На время адаптации ограничьте обсуждение и передачу задач через почту или другие способы связи. Нужно взять новую задачу — обратись к доске, нужно обсудить задачу — пообщайся лично.

Финальная шпаргалка

Канбан-доски эффективны, только если вся команда принимает их как необходимость. Вы можете столкнуться с сопротивлением сотрудников из-за естественной боязни нового, недостатка знаний о канбан-досках или из-за непонимания логики их работы.

Чтобы побороть сопротивление сотрудников при внедрении канбан-досок:

  • Создайте атмосферу безопасности: покажите на маленьком примере, что это не больно, вовлекайте сотрудников в создание новых досок.
  • Восполните недостаток знаний о новом инструменте.
  • Покажите сотрудникам, как канбан-доски могут улучшить их рабочий процесс.
  • Внедрите новую систему мотивации, основанную на метриках канбан-досок.
  • Внедряйте постепенно, начните с физической доски.
  • Учите работать с досками через игры-симуляции.
  • Создайте четкие правила работы с досками и контролируйте их выполнение.
  • Выберите простой и понятный сервис для работы.

Материалы по теме:

Собираетесь внедрить канбан в бизнес-процессы? Вот с чего стоит начать

Agile, scrum, kanban: в чем разница и для чего использовать?

Что такое канбан и зачем его использовать?

«Псевдо-аджайл» только поначалу выглядит круто – разрушаем популярные мифы


Актуальные материалы — в Telegram-канале @Rusbase

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter


Комментарии

Зарегистрируйтесь, чтобы оставлять комментарии и получить доступ к Pipeline — социальной сети, соединяющей стартапы и инвесторов.
EMERGE
31 мая 2019
Ещё события


Telegram канал @rusbase