Scrum вне разработки: где еще и каким образом можно применять эту методику

Что такое scrum

Scrum – это способ организации рабочих процессов, в основе которого лежит итеративно-инкрементальный подход.

По итогам каждой итерации – или спринта, который длится обычно от 1 до 4 недель – команда передает заказчику часть конечного продукта (либо – в более широком смысле – решения конкретной задачи). 

При этом с каждым спринтом запросы заказчика могут корректироваться, а вместе с ними изменениям зачастую подвергается и конечный продукт или решение. 

Принято считать, что scrum подходит для организации работы IT-команд. Но в нашей компании методологию активно используют не только команды разработки и продуктов – хотя именно с них все и началось несколько лет назад, – но и многие другие, в том числе входящие в коммерческий блок.

Scrum в организации единой точки входа для внутреннего заказчика: практический кейс

В департаменте продаж МТС Линк методика scrum начала внедряться около трех лет назад. До этого каждое из входящих в него подразделений жило своей жизнью, опираясь на собственные запросы, метрики и ограничения.

В этих условиях регулярно возникали сложности с синхронизацией между командами: было непросто найти удобный для всех слот и собраться, не говоря уже о том, чтобы сформировать общую повестку и единые цели с задачами, ведь у всех они были разные.

Кроме того, когда возникали ситуации, требовавшие взаимодействия между различными отделами, внутренний заказчик зачастую не понимал, к кому ему обратиться. Он был вынужден поочередно обходить всех потенциальных исполнителей, выясняя, кто же сможет помочь ему с решением его вопроса.

Чтобы оптимизировать рабочие процессы, около года назад в департаменте продаж решили собрать кросс-функциональную команду лидогенерации, в которую вошли представители отделов маркетинга, продуктов, продаж, а для внутреннего взаимодействия был выбран scrum.

Благодаря запуску такой команды мы помогли синхронизироваться разным отделам компании, а также создали единую точку входа для внутреннего заказчика. То есть в компании появилось что-то вроде внутреннего агентства, куда со своими задачами приходят коллеги из разных команд.

В свою очередь, мы, члены кросс-функциональной команды, всесторонне изучаем их, задаем встречные вопросы, оцениваем, сколько времени и ресурсов понадобится на их выполнение, и предлагаем оптимальное решение, которое затем реализуется с присущей scrum прозрачностью: в любой момент заказчик может прийти и посмотреть на канбан-доске, как продвигается процесс.

Чем отличается применение метолики scrum в такой кросс-функциональной команде от ее использования в разработке?

Scrum вне разработки: основные отличия

В разработке цель команды – это создание готового продукта: именно его по кусочкам «отгружают» заказчику по итогам каждого спринта. В то же время во многих других сферах конечного продукта может и не быть, что, однако, не мешает эффективному применению scrum. Просто вместо этапов разработки перед командой ставятся конкретные цели, выраженные в достижении определенных показателей. 

Так, в нашей scrum-команде лидогенерации в этой роли выступает количество лидов, которые мы должны передать отделу продаж за квартал. Лиды разделяются по каналам привлечения, у каждого из которых есть свой ответственный.

Важно понимать, что мы немного оптимизировали фреймворк под свои цели и задачи. Например, мы используем асинхронные ежедневные текстовые стендапы, а не синхронные – то есть вместо проведения звонков мы отписываемся о своем прогрессе, планах и возникших в работе препятствиях в общем чате в удобное время.

Командные встречи мы тоже устраиваем, но только два раза в неделю: когда планируем спринт и подводим его итоги. Также мы чуть реже проводим мозговые штурмы: обычно за одну встречу нам удается сгенерировать множество идей, которых хватает на месяц вперед.

При этом важно отметить, что мы начинали с каноничного scrum и очень постепенно подстраивали его под себя – выход на приемлемый для нашей команды формат взаимодействия занял у нас несколько месяцев.

Читать по теме: 9 из 10 IT-компаний используют Agile. Как понять, нужен ли он вам

Топ-3 scrum-механик от команды лидогенерации МТС Линк

Одна из самых узнаваемых черт Scrum-подхода — использование досок для управления проектами. Поскольку наша команда распределенная (часть людей приходит в офис, а часть работает из дома), мы используем виртуальную онлайн-доску собственной разработки. Вот несколько механик, которыми мы пользуемся чаще всего.

• Планирование/Дерево узких мест

В начале каждого квартала мы встречаемся всей scrum-командой, чтобы обозначить цели по каждому направлению и конкретные задачи, которые помогут их достичь. После этого мы выявляем узкие места, которые способны помешать нам в этом, и накидываем идеи о том, как их расшить.

Механика:

1. На встречу берется одна цель на команду.
2. Ставится таймер на 10-15 минут, в течение которых члены команды прописывают препятствия, мешающие их отделу достичь поставленной цели.
3. По истечении времени каждому участнику дается по три минуты, чтобы кратко рассказать о проблемах.
4. Ставится таймер на 15 минут, в течение которых члены команды предлагают варианты решений к обозначенным проблемам.
5. Проводятся обсуждение и переработка предложенных решений в конкретные задачи.

Чтобы лучше прописать узкие места, советуем ознакомиться с теорией ограничений Голдратта.

Такая механика по выявлению узких мест может применяться в самых разных ситуациях.

• Мозговой штурм

В середине квартала проводится чек-ин, который позволяет отследить прогресс по целям. Если какие-то из них реализуются с отставанием, команда собирается на мозговой штурм.

Механика:

1. Обозначается проблема.
2. Каждый из членов команды предлагает на стикерах свои идеи по ее решению.
3. Проводятся обсуждение и голосование: каждый участник дает краткое пояснение своей идеи, а остальные члены команды голосуют – нужно ли брать ее в работу или нет. При этом у каждого из участников есть по три голоса, которые он может отдать за любые из понравившихся им идей.

• Ретроспектива

В конце квартала проводится ретроспектива, в рамках которой участники команды последовательно отвечают на следующие вопросы:

1. Что было хорошего и полезного в формате работы команды?
   (Пункты, которые отмечают участники, переносятся на следующий квартал).
2. Что мешало в формате работы команды?
   (Участники команды обозначают узкие места, которые мешали им в течение квартала).
3. Что мы можем улучшить в формате работы команды?
   (Здесь участники смотрят на проблемы из предыдущего пункта и предлагают варианты решений, которые позволят избежать их в следующем квартале).

Где еще будет полезен scrum

Мы поделились опытом команды лидогенерации, но scrum может использоваться для решения задач и в других областях, где допустима гибкость процессов.

• PR

Scrum удобен для PR-специалистов. Большинство проектов, с которыми они работают, занимают длительное время и могут быть разбиты на несколько спринтов. Еженедельные стендапы обеспечат руководителю и команде понимание, на каком этапе выполнения находятся те или иные задачи и где стоит сосредоточить наибольшие усилия.

Мозговые штурмы позволят больше экспериментировать с форматами, пробовать новые заходы и находить ресурсы на тестирование идей, что очень важно для профилактики творческого выгорания членов команды.  Ну а ретроспективы помогут выявлять совершенные ошибки и вычленять успешные практики, которые можно масштабировать в дальнейшем.

Из нюансов стоит отметить, что спринты в PR могут быть длиннее, чем рабочая неделя. А выпускаемый материал не должен равняться одной карточке на онлайн-доске. Связано это с тем, что публикации часто откладываются по независящим от участников команды причинам, из-за чего карточки с ними могут висеть в работе слишком долго, создавая ощущение отсутствия прогресса и демотивируя команду.

• Маркетинг

Маркетологи работают в постоянно меняющейся среде, и Scrum способен помочь им оперативно и гибко реагировать на изменения.

Учитывая, что большинство задач в маркетинге связаны с кросс-командным взаимодействием, согласованием и бюджетами, стоит рассмотреть параллельное использование двух вариантов бэклога (перечня задач команды) – долгосрочного и краткосрочного.

Первый позволит не забывать про важные задачи, которые требуют фокуса в ближайшие 3 – 4 спринта, а второй поможет конкретизировать и приоритизировать более краткосрочные подзадачи.

Применяя scrum в маркетинге, важно всегда подробно прописывать статусы, договоренности и результаты задач на scrum-доске. Это нужно, чтобы не держать все в голове, блокнотах и переписках, а также иметь возможность в любой момент поднять историю и разобраться, почему было принято то или иное решение.

• Личная эффективность

Возможно, это прозвучит неожиданно, однако scrum можно использовать не только для решения профессиональных задач, но и для достижения личных целей – например, самообучения, планирования крупных покупок, обеспечения личного комфорта в разных сферах жизни.

В данном случае эффективность процесса обеспечивает не только конкретизация целей и их разбивка на подзадачи, но и другие составляющие метода: например, ежедневные стендапы за обедом позволят выявлять «узкие места» и мониторить эмоциональное состояние самого человека и его близких, а ретроспективы дадут возможность договариваться с ними по важным вопросам.

Однако человек должен быть на 100% уверен, что scrum подходит ему и другим «участникам команды» (например, членам его семьи), потому что даже самый хороший метод не стоит превращать в насилие над собой и близкими.

Не менее важно сохранять гибкость планирования и помнить о том, как важна искренность на стадии ретроспективы: невозможно изменить что-то, если не признаваться в совершенных ошибках самому себе, как и нельзя строить отношения, замалчивая недовольство самым близким «коллегой».

Читать по теме: Как методология Waterfall помогает управлять проектами и в чем ее отличие от других методологий

8 советов по внедрению scrum для решения задач вне разработки

Scrum представляет собой универсальную методику по управлению различными командами, не только командами разработки – в этом заключаются одно из ее главных преимуществ. Чтобы она эффективно работала, важно соблюдать следующие правила:

1. Прежде всего, определитесь со своими целями и убедитесь, что scrum-подход применим для их достижения.
2. Уделите достаточное время подготовке к внедрению. Важно не только подтянуть теорию, распределить роли и подобрать грамотного scrum-мастера, но и убедиться, что у каждого участника команды есть четкое представление о пользе методики для достижения общих целей. Также важно, чтобы каждый член команды понимал свою роль и функцию.
3. На старте соблюдайте дисциплину и старайтесь следовать всем шагам методики. Адаптировать scrum под себя можно после после полного его освоения. Не пренебрегайте обязательными процедурами, включая планирование спринта, ежедневные стендапы, ревью и ретроспективу, иначе может снизиться эффективность.
4. Строго контролируйте количество задач, взятых на каждый спринт – их не должно быть больше или меньше пропускной способности команды.
5. Старайтесь не брать в работу объемные задачи – дробите их на составляющие поменьше, которые можно закрыть за 1-2 спринта. Не рассеивайте фокус.
6. Следите за балансом регулярных задач и экспериментов. Многие начинающие команды, особенно не связанные с производством конкретного продукта, часто заполняют весь спринт повседневной рутиной и не уделяют должного внимания тестированию каких-то прорывных идей, которые могли бы помочь им сильно вырасти в результате. Мы тоже попали в эту ловушку в начале пути. Теперь мы обязательно проверяем каждый спринт на предмет того, достаточно ли перспективных гипотез взяли в отработку.
7. Активно используйте различные инструменты для совместной работы: интерактивные доски, сервисы для онлайн-встреч и совещаний, корпоративные мессенджеры и т.д. 
8. После того, как все члены команды в достаточной мере освоят scrum, не бойтесь экспериментировать и подстраивать эту методику под свои задачи.

При должном уровне дисциплины и самоорганизации scrum позволяет получать достаточно хорошие результаты за относительно короткие сроки, поэтому будьте последовательны, верьте в себя, и у вас все получится!

Читать по теме: Каким будет следующее поколение проектных менеджеров

Фото на обложке: Unsplash