Как повысить эффективность видеоконференций: 28 правил успешного участия и проведения

Если вы организатор, то для начала:

1. Предоставьте возможность подключиться к встрече заранее, чтобы проверить видеокамеры и микрофоны. Хотя бы за пять минут до начала.

2. Покажите на экране и кратко огласите повестку, отправленную заранее.

3. Если хотите записать видео встречи, спросите о согласии всех участников. Однако имейте в виду, что прочитать текстовые заметки можно гораздо быстрее, чем просмотреть часовую видеозапись. Смешанный вариант: в текстовых заметках указывать конкретные интервалы времени, которые будет полезно посмотреть, например, «с 43 по 47 минуту».

4. Расскажите о правилах и процессе взаимодействия. Например, в один момент времени говорит только один человек, а микрофон остальных участников переведен в режим Mute.

5. Молчаливое согласие — неработающий инструмент и на очных, и тем более на видеовстречах. Кто-то мог забыть включить микрофон, кто-то мог случайно отключиться от чата, а кто-то — просто стесняется написать или озвучить свое мнение. Для выбора варианта решения с помощью мнений группы используйте голосования, открытые или анонимные.

6. Если вы планируете собирать вопросы в отдельном инструменте (Sli.do, ask.fm и подобных), то расскажите участникам, как его использовать.

7. Обсудите, какие стандартные жесты вы будете использовать на этой встрече. Например,

• палец вверх/вниз ближе к камере для голосований, поднятая рука в качестве сигнала о желании высказаться. Проведите короткую проверку, попросив группу ответить жестами, понятно ли им, какие жесты будут использоваться.
• Еще один вариант — яркие цветные карточки: зеленая, желтая, красная.
  
  

Во время встречи:

8. Соблюдайте правила и формат встречи, озвученные ведущими. Следование правилам на видеовстречах критичнее, чем на очных встречах.

9. Не говорите одновременно с другим участником — в этом случае не будет слышно ни одного из вас. Дождитесь своей очереди или подайте сигнал о желании высказаться.

10. Когда говорите, старайтесь чаще смотреть в объектив камеры, а не на экран с изображением себя. Это создаст у слушателей ощущение, что вы смотрите на них.

11. Отдавайте предпочтение режиму «Показать всех участников», чтобы видеть все лица, а не только того, кто сейчас говорит.

12. Если у вас проблемы со звуком или вы находитесь в шумном месте, а наушников нет под рукой, включите субтитры.

13. Ограничьте ненамеренные движения. Замечали, насколько сложно не отвлекаться на включенный телевизор, входящего в комнату или проходящего мимо человека? Любое движение привлекает внимание. Поднимайте руку, только если это сигнал, чтобы взять слово. И не держите ноутбук на коленях (хоть он и называется laptop).

14. Не занимайтесь параллельно другими делами. Фокусировка решает! Если во время встречи вы можете заниматься чем-то другим — вероятно, более важным, — то точно ли вам интересна эта встреча, и действительно ли вы нужны на ней? Присутствуйте на встрече полностью — это особенно критично при дистанционной работе.

15. Фиксируйте meeting minutes во время каждой встречи. В результатах встречи полезно фиксировать:

• повтор повестки с отметками, какие пункты были пройдены;
• решения и критерии их принятия, договоренности, задачи и исполнители, следующие шаги;
• обсуждаемые документы и слайды, созданные материалы, доски дискуссий и мозговых штурмов.

Спикерам и организаторам встреч:

16. Будьте гораздо эмоциональнее и выразительнее, чем при живом общении. Серьезно: намного-намного лучше артикулируйте! Если сомневаетесь, посмотрите запись проведенной вами встречи и проанализируйте свою подачу со стороны. Если выглядите и звучите энергично, то оставьте, как есть. Если утомительно — срочно поднимайте бегунки эквалайзера повыше.

17. Перед каждым следующим блоком показывайте и оглашайте более детальную повестку.

18. Подсвечивайте активный тезис на слайде. Допустим, на вашем слайде шесть тезисов, которые вы будете комментировать по две минуты каждый. Если слушатель отвлечется от рассказа, ему будет сложно вернуться в контекст. 

19. Показывайте только нужное окно, а не весь рабочий стол. Наблюдали такую ситуацию: ведущий показывает презентацию или демонстрирует систему, а справа выскакивает сообщение? И хорошо, если сообщение по рабочему вопросу, но всякое бывает. 

20. При устной дискуссии объявите количество ответчиков и ограничение времени на каждый ответ. Выводите крупный таймер обратного отсчета, чтобы не выбиваться из повестки.

21. Разница между молчунами и болтунами на дистанционных встречах станет еще заметнее. Принимайте это во внимание и дайте возможность выразить свое мнение всем участникам. При большом количестве участников дайте слово тем, кто еще не отвечал.

22. Внимательно следите за временем, чтобы не пришлось неожиданно прервать встречу без толкового завершения.

Shutterstock / fizkes

В конце встречи:

23. Следите за временем и оставьте хотя бы 5–10 минут для организованного завершения встречи.

24. Устно подведите итоги встречи, озвучив основные решения и договоренности — это повысит вовлеченность и позволит лучше запомнить содержание встречи.

25. Попросите поставить оценку эффективности/пользы встречи и дать обратную связь, используя заранее подготовленные опросные формы. 

26. Расскажите участникам, где и как получить материалы встречи.

После встречи:

27. Оформите протокол встречи / meeting minutes по зафиксированным в ходе встречи заметкам. Подготовьте обсужденные и созданные на встрече материалы.

28. Поделитесь заметками и материалами встречи. Используйте формат и место размещения, о котором договорились заранее. Например, отправьте ссылку на Google.Docs в чат команды.

Фото на обложке: Unsplash