Как провести онлайн-совещание: 8 правил эффективной коммуникации

Правило №1: Выбирайте для совещания правильный инструмент

Многие сеансы конференц-связи выглядят так: вы звоните на номер телефона, слушаете приветствие, приглашение перейти на другой язык, потом вводите номер комнаты, в конце то ли решетку #, то ли звездочку *. В этот момент вы можете находиться в дороге, у вас теряется связь и вы вынуждены заново звонить в эту конференцию и проходить квест опять.

А дальше некоторые сервисы просят произнести свое имя. И вот, когда все остальные участники что-то обсуждают, робот проигрывает ваше имя — вот вы опять присоединились. Крайне неприятный опыт.

Теперь онлайн-совещания в вашей жизни будут чаще, поэтому выбирайте инструмент с максимально простым пользовательским интерфейсом — мы, например, используем Zoom. 

Часто бывает нужно показать свой экран коллегам, и удобно, когда есть приложение для ПК с этой функцией. 

Правило №2: Присылайте повестку встречи заранее

Вполне вероятно, что ее никто не прочитает. Тут смысл в другом — люди, которые понимают, как важно до совещания иметь повестку перед глазами, заметят, что вы ее прислали. И в их глазах вы наберете очки.

Вы будете выглядеть профессиональнее 90% остальных организаторов совещаний просто за счет того, что разошлете продуманную повестку. 

Правило №3: Приходите на встречу вовремя

В России есть поговорка: «Семеро одного не ждут». В действительности ничто так не сбивает рабочий настрой, как люди, подключающиеся хаотично на протяжении первых 10 минут. Любое совещание должно начинаться строго вовремя. 

Можно воспользоваться системой кнута и пряника, если культура вашей компании это позволяет. Например, люди, которые опаздывают, за каждую минуту опоздания платят какой-нибудь штраф или условную шоколадку. Или тот, кто пришел последним, платит фиксированный штраф за всех. А сразу после совещания происходит расчет.

Так сотрудники быстрее запомнят важное правило: надо приходить вовремя на любую встречу, включая виртуальную.

Правило №4: Управляйте микрофоном

Всегда выключайте микрофон, если вы не говорите в данный момент. Особенно когда вы в дороге — например, в электричке или в метро. Остальным участникам совещания совершенно необязательно слушать, как механический голос объявляет следующую остановку. Лучше убедитесь, что ваш микрофон выключен и вы никому не создаете помех.

И наоборот, когда вы говорите, убедитесь, что ваш микрофон включен, чтобы не повторять свою речь дважды.

Правило №5: Для совещания выбирайте место с хорошей связью

Позаботьтесь об этом заранее. Вряд ли кто-то оценит, если во время совещания начнет пропадать связь или вместо связной речи все слышат бульканье. Старайтесь планировать свой день так, чтобы во время совещания находиться в месте с надежной связью.

Лайфхак: зачастую удивительным образом сотовая связь LTE работает лучше, чем Wi-Fi.

Правило №6: Выключайте видео

Бесспорно, видеть собеседника важно, если вы общаетесь с человеком в первый раз и хотите получше понять его. Тогда убедитесь, что вы хорошо выглядите в кадре и на заднем плане ничего не происходит. Если на фоне бегают дети или животные или если вы не побрились — лучше выключите видео.

Кстати, видео требует гораздо больше трафика, поэтому без картинки связь может быть надежнее.  

Правило №7: Соблюдайте тайминг

Заканчивайте встречу в строго назначенное время. Я противник совещаний длиннее получаса. У нас в компании есть одна еженедельная встреча, в которой участвуют около 40 человек, и она длится 45–50 минут. За это время каждый успевает рассказать, что он сделал за прошлую неделю и какие у него планы на следующую. Чтобы поддерживать такой темп, каждый готовится к встрече заранее и накануне репетирует свой доклад.

Пожалуйста, уважайте время коллег и заканчивайте встречу вовремя. 

Правило №8: Обязательно составьте отчет о прошедшей встрече 

Кто-то на встречу не пришел, кто-то не помнит, что там было, кто-то в жарком обсуждении потерял основную мысль. Именно поэтому очень важно написать отчет о встрече, или meeting report. Отчет, как и повестка, показывает вашу культуру, и люди, которые понимают его важность, будут совершенно по-другому относиться к вашим организаторским способностям. 

В отчете также фиксируются так называемые action items, или попросту задачи. Обычно после длинного ежемесячного совещания у нас в отчете примерно 10–15 задач, из которых 2–3 пункта уточняются и корректируются. 

Мы пишем повестку и отчет в одну и ту же задачу, и участники ставят свои согласования. Согласование записанных по горячим следам решений экономит кучу времени, потому что в противном случае ошибку можно было бы исправить только через месяц, на следующем совещании.

Фото на обложке: Unsplash