Ставить ли в офисе видеонаблюдение? Инциденты, сомнения и проблема хранения данных

Любой предприниматель рано или поздно формирует модель рисков, в которой присутствует пункт про контроль за имуществом компании. Причем это происходит вне зависимости от того, в какой сфере и при каких условиях вы работаете, — на производстве, в торговле или даже в бэк-офисе, который практически закрыт для посторонних людей и возможностей мошенничества. 

В моей практике вопрос установки видеонаблюдения возникал дважды: в офисе Callibri, где трудится 40 человек, а посторонних практически не бывает, и в офисных пространствах «Дела» (такой коворкинг для компаний), где в общей сложности трудится 250 человек, которые постоянно проводят переговоры, собеседования, презентации...

Ниже расскажу, какие задачи решает видеонаблюдение, какие идеи стоит сразу отбросить, как наладить все в плане законодательства и взаимопонимания с сотрудниками. Все это — на примере двух принципиально разных кейсов (собственная IT-компания и небольшой бизнес-центр).

Зачем вам нужна камера?

Как и со всем в нашей непростой предпринимательской жизни, любое телодвижение нужно начинать с вопроса «зачем?». Целей у видеонаблюдения может быть несколько.

Более того, для контроля за офисными сотрудниками давным-давно существуют более эффективные решения в виде тайм-трекеров (программ, которые фиксируют все, что делается на компьютере сотрудника). 

А вот задачи, которые реально решает видеонаблюдение в офисе.

1. Превентивная защита от происшествий

В офисе Callibri бэк- и фронт-офис соединены в одно пространство. Если задуматься, то по формальным признакам видеонаблюдение нам вроде как не нужно — работает всего 40 человек, в IT-компании не своруешь деньги из кассы, вряд ли нарушишь правила безопасности на производстве, а посторонних, как я уже сказал, у нас практически не бывает. Но видеонаблюдение мы все-таки поставили.

Если коротко, то нам оно нужно, чтобы всем было спокойнее. Я всегда знаю, что имущество компании под контролем — 40 моноблоков iMac это так-то 4 миллиона рублей, а к нам все-таки ходят курьеры, стажеры.

Ну и в офис может просто кто-то влезть — несмотря на современнейшие системы безопасности (мы попадаем в офис по отпечатку пальца), сделать это более чем реально. Сотрудники знают, что в безопасности их личное имущество: со временем рабочие места обрастают плазмой разной степени ценности.

В «Делах» нештатных ситуаций может возникнуть гораздо больше. Резиденты и их гости пользуются двумя десятками общих пространств — кухнями, гардеробными, переговорными комнатами, зонами отдыха, и видеозапись одинакова нужна как им, так и нам: резидентов она защищает от пропажи случайно оставленных вещей, а нас — от порчи имущества.

2. Возможность восстановить хронологию событий в случае происшествий

Дополнительный плюс к первому пункту. Например, в январе мы расследовали таинственное исчезновение бургера — вечером сотрудник оставил его в холодильнике, а к утру запасы исчезли. Такое событие в нашем Гнезде (Колибри — птица — гнездо, логика!) мы просто так упустить не могли. 

Похохотав в общем чате на тему ЗОЖ, «Розовой Пантеры» и «Следствие ведут колобки», мы проверили видеозаписи с камер и нашли виновника. Сотрудник ночной смены решил, что это «ничейный» бургер (мы закупаем разные снеки, и они, правда, ничьи — кто хочет, тот и ест), и без задних мыслей съел его. 

Видеонаблюдение помогло раскрыть нам это преступление века, восстановить справедливость и компенсировать человеку его потерю. Не ешьте чужие бургеры.

3. Помощь при оперативно-розыскных мероприятиях

Если превентивных мер оказалось недостаточно, вы всегда поможете и потерпевшим (будь это ваш сотрудник или клиент-резидент, как в случае с «Делами»), и следователям, предоставив данные о ходе событий.

Работа с возражениями 

Любой предприниматель, заказавший развешивание камер по офису, столкнется с сопротивлением. Это логично и предсказуемо. Но, как правило, когда объясняешь, что ключевой инцидент, ради которого вешается видеонаблюдение — это определение виновных в пропаже/порче имущества, которое может принадлежать как хозяину помещения, так и арендатору или его сотрудникам — все вопросы снимаются и всем все становится понятно.

Но иногда возникает неконструктивная критика, с которой тоже нужно что-то делать. Обычно это что-то вроде такого:

«Ой, за мной следят, это некомфортно»

Если сотруднику некомфортно, значит, занимается он чем-то, помимо работы. Нужен ли такой сотрудник — вопрос риторический.

«Тайна личной жизни, приватность, и вот это все»

Камеры не в туалете, а на рабочем месте. Нужен ли сотрудник с богатой личной жизнью на рабочем месте — вопрос риторический.

«Вы не имеете права, это незаконно без моего согласия»

Вот тут все немного сложнее, и тут нужно углубиться в детали, потому что задуматься есть о чем.

Как вести видеосъемку, чтобы не попасть под суд

С точки зрения закона «снимать» и «использовать видео» — это разные вещи.  Теоретически вы можете снимать свое имущество (которым владеете или арендуете) как угодно. Проблема в том, что как только в кадр попадают люди, начинаются вопросы. 

Несмотря на то что по ст. 209 ТК РФ рабочее место «прямо или косвенно находится под контролем работодателя», работник должен быть уведомлен о том, что во время его работы будет производиться видеосъемка.

Легитимно использовать видеозаписи можно двумя способами:

1. простой: повесить таблички «ведется видеонаблюдение»;
2. правильный: включить этот пункт в документ, который подписывается между сторонами. 

В зависимости от ситуации, это могут быть разные документы:

• если речь идет о камерах, которые повесил работодатель, то лучше включить пункт о видеосъемке в согласие на обработку персональных данных, которое подписывает каждый сотрудник каждой уважающей себя компании;
• если речь о камерах, которые повесила администрация бизнес-центра (коворкинга), то соответствующий пункт необходимо включить в договор аренды.

В идеале действовать обоими способами одновременно.

Камеры можно вешать в тех местах, где работник осуществляет свою трудовую деятельность (помещение офиса, касса, переговорка, цех). Вешать камеры в раздевалках и туалетах именно поэтому нельзя.

Это будет нарушением права на неприкосновенность частной жизни (пока работник не работает, он вправе хранить свою личную жизнь в тайне). Неприкосновенность частной жизни гарантируется Конституцией (ст. 23).

Поместить камеру на кухне, чтобы считать, сколько работники тратят времени на обед — некорректно. Время обеда по ТК РФ (ст. 108) не включается в рабочее время, следовательно работодатель не вправе использовать такую съемку, так как формально это нарушение неприкосновенности частной жизни.

Зато можно использовать камеру на кухне (по соглашению с работниками), чтобы смотреть, есть ли очередь к кофемашине (возможно, вам стоит купить еще одну, если очередь большая?).

Записи могут быть использованы работодателем в следующих целях:

• поощрение работника за труд. Работодатель по записям с камер увидел, что сотрудник перевыполняет свои обязанности или вообще молодец (например, дал отпор воришкам, и они сбежали, ничего не стащив, — работник защищал имущество работодателя, за это его можно поощрить);
• дисциплинарное взыскание за прогул, порчу имущества или появление на рабочем месте в состоянии опьянения или нарушения дресс-кода, если он установлен локальными нормативными актами компании — все это будет видно на записях, при верном оформлении их можно будет считать доказательством в суде;
• учет времени сверхурочных. Работодатель вполне может для оформления документов на выплату сверхурочных использовать запись с камер в офисе, на которой будет видно, сколько именно в конкретный день переработал сотрудник.
• если в офисе совершено преступление (кража, например), записи с камер можно будет предоставить полиции.

Публиковать видео в интернете можно только с разрешения работника, запечатленного на съемке, поскольку на готовую видеосъемку и на изображение конкретного человека на видео распространяются требования ФЗ «О персональных данных». Если работники согласились, то препятствий нет.

Как хранить данные

Снимать мало — рано или поздно вам понадобится что-то найти. Для этого вам необходимо вести запись. Я рекомендую записывать от трех до четырех недель. Даже если инцидент произошел, пока сотрудник был в отпуске, — диапазона хватит, чтобы обнаружить пропажу.

Есть три проверенных временем способа хранения результатов видеонаблюдения.

1. Вставить microSD-карту в камеру, и запись будет вестись на нее. Я не эксперт, но каждый раз когда мы пробовали использовать этот вариант, скорость работы при удаленном поиске чего-то сильно снижалась. Я так понимаю, что причина в скорости процессора камеры. Он явно не заточен под то, чтобы и снимать, и искать нужный кусок одновременно. 
2. Сделать внешнее хранилище, куда все будет записываться. Вариант неплох свой дешевизной. Плох своей надежностью — сломаться он может и сам, и под воздействием внешних сил. 
3. Подключить облачный сервис хранения. На мой взгляд, это лучший вариант. Скорость работы с архивом записей высокая (так как обработка в ЦОДе оператора), у недоброжелателей нет возможности уничтожить записи. Физическая гибель камеры не заденет записи, которую она успеет сделать. 

Чтобы показать сотрудникам полезность видеонаблюдения не надо кричать «Я вижу, вы не работаете!» (но никто вам не запретит это делать) — это важно только для вас, да и сотрудники, как правило, и так знают, когда они не работают. 

Зато можно просто прислушаться к обсуждениям в офисе, включить детектива и с помощью видеонаблюдения решить проблему сотрудника. Как и получилось в истории с бургером.

Фото в материале и на обложке: Unsplash