Зарплатный проект: суть, выгода и как подключить

Что такое зарплатный проект и кому полезен

Сутью услуги является автоматическое перечисление окладов персоналу на карты. Вместо того чтобы бухгалтер вручную отправлял переводы каждому работнику, он загружает в банк один файл с ведомостью, а учреждение само распределяет деньги.

Допустим, у владельца бизнеса 30 подчиненных. Если он платит вознаграждение вручную, бухгалтеру приходится каждый месяц:

• запрашивать реквизиты работников;
• заполнять 30 отдельных платежных поручений;
• проверять правильность сведений;
• следить за комиссиями банка.

Ошибки могут привести к задержкам средств, лишним расходам на исправление платежей и недовольству работников.

Кому полезен проект

Бизнесу:

1. Освобождает бухгалтерию от рутины.
2. Уменьшает количество ошибок в расчетах.
3. Помогает избежать штрафов за несвоевременную выплату зарплаты.
4. Экономит деньги на комиссиях, если банк предлагает льготные условия.

Например, предприниматель открывает кафе и нанимает 20 официантов, поваров и администраторов. Вместо того чтобы платить каждому отдельно и рисковать задержками, он подключает услугу. Теперь сотрудники получают деньги вовремя, а бухгалтеру не нужно тратить часы на переводы.

Сотрудникам:

• получают вознаграждение без задержек;
• снимают деньги без комиссии;
• получают доступ к кредитам и бонусам банка.

Например, если человек работает в предприятии, который подключен к зарплатному проекту, финансовое учреждение может предложить ему ипотеку на выгодных условиях, так как видит его стабильные доходы.

Банку:

• привлекает новых клиентов;
• продает персоналу фирмы дополнительные услуги (кредиты, вклады);
• получает стабильный денежный поток.

Например, учреждение подключает крупный завод к проекту. Завод перечисляет деньги 1000 сотрудников, а банк получает новых клиентов, которым может предложить финансовые продукты.

Как платить зарплату сотрудникам

Каждый предприниматель сталкивается с необходимостью выплачивать деньги. От этого зависит не только лояльность людей, но и репутация организации. Ошибки, задержки или неудобные способы перевода могут привести к недовольству персонала и даже штрафам от налоговой.

Наличными

Раньше этот вариант был распространенным, но сейчас бизнес использует его редко. Чтобы выдать оклад наличными, предприниматель:

• снимает деньги со счета;
• рассчитывает суммы каждому сотруднику;
• оформляет платежные ведомости и расписки.

Этот способ может подойти, если компания небольшая и работает в сфере, где сотрудники предпочитают получать зарплату наличкой. Например, владелец небольшого кафе с двумя бариста может раз в месяц выдавать им деньги из кассы.

Но у этого метода есть минусы:

• риски – деньги могут потеряться или быть украдены;
• ошибки в расчетах – без автоматизации легко заплатить не ту сумму;
• дополнительные бумаги – компании должны платить зарплату по безналу, если сотрудник не попросил наличные письменно (закреплено в статье 136 Трудового кодекса РФ).

Переводами на счета сотрудников вручную

Некоторые предприниматели, особенно на старте, делают выплаты обычными банковскими переводами. Бухгалтер или сам владелец бизнеса:

• запрашивает у каждого работника реквизиты;
• формирует платежки для каждого перевода;
• отправляет деньги вручную.

Этот вариант удобнее, чем наличные, но требует много времени. Например, если в компании 20 человек, придется делать 20 отдельных платежей каждый месяц. Ошибка в реквизитах может привести к возврату денег и задержке выплат.

Допустим, создатель маркетингового агентства перевел зарплату дизайнеру, но ошибся в одной цифре счета. Банк отклонил платеж, а подчиненный получил деньги с опозданием. Это вызывает недовольство и снижает доверие к работодателю.

Через зарплатный проект

Этот способ самый удобный. Бизнес:

• заключает договор с банком;
• передает список сотрудников;
• загружает ведомость раз в месяц.

Специалисты сами распределяют деньги по картам работников. Это исключает ошибки, экономит время бухгалтера и снижает комиссии.

По теме: Зарплатный проект: можно ли работать без него

Схема работы зарплатного проекта

Позволяет предприятию выплачивать деньги штату быстро и без лишних действий. Система автоматически распределяет суммы, исключает ошибки и задержки. Фирма тратит меньше времени на расчеты и избегает дополнительных затрат.

Компания заключает договор с банком:

1. Директор выбирает учреждение с выгодными условиями.
2. Заключает соглашение на обслуживание проекта.
3. Получает реквизиты, чтобы перечислять зарплаты.

Выпускаются зарплатные карты:

1. Сотрудники получают именные карты.
2. Если у кого-то она уже есть, можно использовать ее, чтобы получать зарплату.
3. Карты могут доставить в офис или работники получат их в отделении кредитной организации.

Бухгалтерия подготавливает зарплатный реестр:

• владелец бизнеса или бухгалтер загружает список сотрудников и суммы выплат в онлайн-банк;
• проверяет правильность сведений и отправляет платеж.

Банк автоматически распределяет деньги:

• учреждение принимает платеж и отправляет деньги работникам;
• весь процесс занимает от нескольких минут до одного рабочего дня.

Сотрудники получают зарплату на карты:

• работники могут снимать наличные, оплачивать покупки или переводить средства на другие счета;
• зарплатные клиенты часто получают дополнительные бонусы – кешбэк, скидки на кредиты, бесплатное снятие наличных.

Особенности и условия зарплатного проекта

Финансовая организация берет на себя переводы, а компания получает удобный инструмент, чтобы автоматизировать выплаты. Однако у каждого банка свои условия, и предпринимателю важно разобраться в деталях, чтобы выбрать лучший вариант.

Основные особенности

• деньги поступают мгновенно или в течение рабочего дня;
• работники могут снимать наличные без комиссии в банкоматах партнера.

Допустим, в транспортной компании водители часто работают в разных городах. Владелец выбирает организацию с широкой сетью банкоматов, чтобы все могли легко снять деньги без процентов.

Компания может получить дополнительные бонусы:

• банк может предложить снижение комиссий или бесплатное обслуживание расчетного счета;
• иногда выдаются кредиты на льготных условиях для бизнеса.

Например, основатель строительной фирмы подключает услугу, и у него снижаются проценты на платежи контрагентам. Это помогает экономить на банковских расходах.

Компания избавляется от бумажной работы:

• вся ведомость отправляется в электронном виде;
• налоговые и страховые платежи можно настроить в автоматическом режиме;
• снижается процент ошибок и ускоряется процесс выплат.

Допустим, владелец сети кафе раньше передавал бухгалтеру пачки документов. После того как была подключена услуга, все расчеты стали цифровыми, что сократило недочеты и ускорило процедуру.

Условия, на которые стоит обратить внимание

Каждое учреждение устанавливает свои правила, поэтому предпринимателю важно сравнивать предложения.

Минимальное количество сотрудников

• некоторые требуют, чтобы в компании было от 10 работников;
• если персонала меньше, может взиматься дополнительная плата.

Требования к расчетному счету

• иногда требуется, чтобы организация открыла счет в определенном банке;
• в других случаях можно использовать в любом.

Допустим, владелец интернет-магазина уже работал с одним банком, но нашел выгодное предложение в другом. Новое учреждение позволило ему подключить услугу без смены расчетного счета.

Стоимость обслуживания

• некоторые банки предлагают бесплатное подключение;
• другие могут брать комиссию, если обороты по счету ниже определенной суммы.

Например, производственная компания подключилась к зарплатному проекту бесплатно, но финансовая организация установила условие — ежемесячный оборот не должен быть ниже 1 млн. рублей.

Условия для работников

• бесплатное снятие наличных в банкоматах;
• кешбэк, скидки и бонусы по картам;
• возможность льготных кредитов.

Допустим, директор дизайнерской студии выбрал банк, который предлагает персоналу бесплатное обслуживание карт и кешбэк на покупки. Это стало приятным бонусом для команды.

Что нужно для подключения зарплатного проекта

Оформление услуги занимает немного времени, если заранее подготовить все документы и выбрать подходящий вариант среди банков. Сутью процесса является предварительное изучение условий и требований, что значительно упрощает задачу подбора.

Как подключить зарплатный проект:

1. Выберите банк. Оцените тарифы, бонусы и условия. Сравните несколько вариантов, чтобы выбрать оптимальный.
2. Откройте расчетный счет (если требуется). Узнайте, можно ли использовать текущий счет или потребуется оформить новый.
3. Подпишите договор. Ознакомьтесь с условиями, обсудите детали с менеджером, зафиксируйте договоренности.
4. Передайте список работников. Соберите сведения, проверьте корректность информации и отправьте в финансовую организацию.
5. Получите зарплатные карты. Организуйте выдачу, уточните возможность использовать уже имеющиеся карты.
6. Настройте выплаты. Загрузите первую ведомость, проверьте корректность начислений, проконтролируйте сроки зачисления.

Допустим, предприниматель руководит рекламным агентством. В его команде 20 человек, и каждый месяц бухгалтер вручную переводит деньги на их счета. Чтобы сократить время на выплаты, директор решил оформить зарплатный проект. В будущем это поможет снизить нагрузку на бухгалтерию, повысить доверие сотрудников и даже получить выгодные условия на финансовые услуги от банка.

Директор выбрал надежную финансовую организацию с выгодными условиями, заключил соглашение и отправил список работников, чтобы выпустить карты. Через несколько дней учреждение подготовит все необходимое, и персонал получит доступ к зарплатным счетам.

Теперь средства будут поступать автоматически, без лишних действий. Штат останется доволен — деньги будут приходить вовремя, а снять наличные можно без комиссии в банкоматах.

По теме. Как ИП и ООО переводить деньги на карту физлицу: расплата без подстав

Основные критерии выбора банка для подключения зарплатного проекта

Чтобы инициатива работала удобно и без проблем, важно подобрать правильное финансовое учреждение. Критерии могут сильно различаться, поэтому предпринимателю стоит учитывать несколько ключевых моментов:

1. Комиссии за переводы. Уточните, взимается ли процент с выплат, есть ли фиксированная плата за подключение и требуется ли оплата за выпуск карт.
2. Условия для сотрудников. Проверьте, где можно снимать деньги без комиссии, какие бонусы доступны (кешбэк, скидки, бесплатное обслуживание) и предлагается ли льготные кредиты. Выберите вариант, который повысит удобство для работников и их лояльность.
3. Скорость зачисления зарплаты. Выясните, как быстро проходят переводы, зависит ли срок зачисления от времени отправки ведомости и есть ли возможность экстренного перевода.
4. Удобство работы с финансовым учреждением. Выясните, есть ли интернет-банк, чтобы загружать зарплатную ведомость, можно ли настроить автоматические выплаты и поддерживает ли система интеграцию с бухгалтерскими программами. Подберите вариант, который упростит процесс расчетов и сократит нагрузку на бухгалтерию.
5. Требования к расчетному счету. Уточните, нужно ли открывать счет в выбранной организации или можно использовать уже существующий. Узнайте, какие условия действуют для клиентов и сторонних компаний. Если новый счет не требуется, подключение пройдет быстрее и без дополнительных затрат.

Представьте, что Анна управляет небольшим рекламным агентством. Она активно развивает бизнес и недавно решила подключить зарплатный проект, чтобы упростить процесс выплат.

После оценки нескольких вариантов, Анна решила выбрать банк с удобными условиями для персонала. Она проверила, где подчиненные смогут снимать деньги без комиссии, и обнаружила, что учреждение предлагает возможность бесплатных снятий в любых банкоматах по всей стране. Это будет удобно для персонала, так как многие из них работают в разных городах.

Анна также позаботилась о том, чтобы организация могла гарантировать своевременное зачисление зарплаты. В выбранном банке переводы выполняются моментально, а система позволяет настроить автоматическое перечисление, что сэкономит время бухгалтерии.

В результате предпринимательница легко настроила все выплаты через интернет-банк. Теперь бухгалтерия тратит минимум времени на то, чтобы обработать информацию, а люди получают свое вознаграждение без задержек и с максимальным удобством.

Как закрыть зарплатный проект

Иногда бизнесу приходится отказаться от услуги. Причины могут быть разными: предприятие меняет банк, прекращает деятельность или переходит на другую схему выплат. Закрытие проекта проходит по определенной процедуре, и если все сделать правильно, процесс пройдет без проблем.

Пошаговый процесс закрытия зарплатного проекта:

1. Проверьте условия договора. Изучите соглашение, уточните наличие штрафов или дополнительных требований при расторжении. Выберете банк с гибкими условиями, чтобы избежать неожиданных расходов при изменении партнера.
2. Уведомите сотрудников. Сообщите персоналу о смене учреждения или изменении способа выплат, предложите оформить новые карты, если это потребуется. Оповещение заранее поможет подчиненным быть готовыми и избежать задержек в получении зарплаты.
3. Оповестите финансовую организацию, что хотите закрыть проект. Подайте заявление о расторжении договора, уточните необходимость возврата карт и закрытия счетов. Ликвидация проекта должна пройти без лишних затрат и трудностей для компании и штата.
4. Перенесите расчетный счет (если требуется). Откройте новый, переведите остатки средств и уведомьте контрагентов о смене банка. Этот шаг поможет сохранить бесперебойность выплат и избежать проблем с партнерами.
5. Выплатите зарплату другим способом. В случае, если проект закрыт, но оплата еще не завершена, отправьте средства через обычные переводы. Такой подход поможет завершить расчеты до подключения к новой организации.

Представьте, что владелец небольшой производственной компании решил сменить учреждение для проекта. Его текущий банк предлагает не самые выгодные условия, а новый предлагает более удобные и дешевые.

Первым шагом директор внимательно изучает условия договора с текущей организаций. Оказалось, что прислать уведомление нужно не менее чем за 30 дней, Руководитель начинает подготовку заранее, чтобы избежать дополнительных расходов.

Затем предприниматель уведомляет работников. Персоналу предложили оформить новые карты, чтобы избежать возможных проблем с получением зарплаты в будущем.

После этого руководитель отправляет заявление в финансовое учреждение с просьбой закрыть зарплатный проект. Банк подтверждает, что услуга будет отключена через несколько дней.

В следующем шаге предприниматель открывает новый счет и переносит туда остатки средств. Бухгалтер проверяет, чтобы все деньги были переведены до того, как начнется следующий расчетный период, чтобы не было задержек в выплатах.

Таким образом, владелец плавно закрыл старый проект и подготовил фирму к работе с новым учреждением, обеспечил бесперебойную работу и своевременные выплаты.

Можно ли подключиться к зарплатному проекту, не открывая расчетный счет

Некоторые предприниматели уже работают с определенным банком, но находят более выгодные условия в другом.

1. Выплаты без открытия счета. Если банк позволяет работать с другим расчетным вкладом, предприятие может перевести деньги с уже существующего. Это позволяет избежать дополнительных расходов и временных затрат. Выберите организацию, которая поддерживает переводы с других финансовых учреждений, чтобы сэкономить время и ресурсы.
2. Обязательное открытие счета. Многие банки предоставляют зарплатные проекты только для своих клиентов, что требует открытия нового счета. В таком случае придется учитывать дополнительные расходы и время на оформление. Оцените условия, чтобы понять, насколько это выгодно для бизнеса.

Как узнать, нужен ли расчетный счет:

• посмотреть условия на сайте банка;
• позвонить в службу поддержки и уточнить детали;
• обратиться к менеджеру за консультацией.

Плюсы и минусы зарплатного проекта для бизнеса

Услуга упрощает работу с выплатами и сокращает затраты на переводы. Однако у него есть и минусы, которые стоит учитывать.

Достоинства:

1. Автоматизируются выплаты. Бухгалтер загружает файл, а финансовое учреждение автоматически распределяет средства. Это исключает ошибки и гарантирует своевременную выплату.
2. Снижаются затраты на переводы. Банки предлагают бесплатные переводы на зарплатные карты, что уменьшает нагрузку на бухгалтерию.
3. Повышается лояльность сотрудников. Работники получают средства вовремя и без скрытых комиссий. Также предлагаются выгодные условия для персонала.
4. Появляются дополнительные бонусы. Снижается стоимость расчетного счета и переводов, а также предоставляются льготные кредиты для бизнеса.

Недостатки:

1. Потребуется учитывать ограничения со стороны банка. Некоторые организации требуют минимальное количество сотрудников, чтобы подключить услугу, или обязуют открыть счет именно у них.
2. Нужно отслеживать зависимость от финансовой организации. Если повышаются комиссии или меняются условия, придется менять зарплатный проект. Также возможны задержки в выплатах при технических проблемах учреждения.
3. Учитывать сложности при переходе в другой банк. При смене нужно перевыпускать карты подчиненным. Некоторые могут отказаться от этого, если у них уже есть кредитные или бонусные программы.

Плюсы и минусы зарплатного проекта для сотрудников

Люди ценят, когда зарплата приходит вовремя, а снятие наличных не сопровождается комиссиями. Однако везде есть свои недостатки.

Преимущества:

1. Быстро зачисляется зарплата. Деньги поступают на карту в день перевода. Работники получают выплаты без необходимости идти в бухгалтерию или заполнять документы.
2. Можно снимать наличные без комиссии. Персонал обналичивает средства бесплатно в банкоматах банка или его партнеров. Некоторые даже позволяют снимать деньги в магазинах.
3. Возможность получать бонусы и кешбэк. Учреждения предлагают кешбэк на покупки, скидки у партнеров и бесплатное обслуживание. Работники получают повышенный процент на остаток по карте.
4. Доступ к льготным кредитам и ипотеке. Зарплатные клиенты получают сниженные ставки по ссудам. Некоторые организации одобряют кредиты без справок.

Негативные аспекты:

1. Работники привязаны к конкретному месту. Если у человека уже есть карта другого банка, ему придется оформить новую. Иногда финансовое учреждение взимает комиссию за переводы на другие карты.
2. Банкоматы могут быть ограничены в количестве. Если у организации мало терминалов, люди вынуждены снимать деньги с комиссией. Не всегда удобно добираться до нужного отделения.
3. Могут возникнуть проблемы при смене работы. Если сотрудник увольняется, его карта может перестать обслуживаться на льготных условиях. Иногда учреждение требует личного визита, чтобы закрыть свой продукт.

Итоги

Зарплатный проект помогает бизнесу автоматизировать выплаты, сократить расходы и повысить лояльность сотрудников. Бизнес получает автоматизацию и снижение затрат, а подчиненные — стабильную оплату и дополнительные бонусы. Важно заранее изучить все условия, чтобы избежать неожиданных сложностей.

Фото на обложке: Unsplash