Коммерческий отдел в организации: чем занимается и какие задачи решает

Структурные составляющие

Масштаб компании, ее специфика, товарооборот, логистика и особенности продукции будут влиять на структуру отдела.

Зачастую отдел коммерции состоит из 2 основных подразделений: один привлекает клиентов и занимается первичными заказами, другой — документально сопровождает сделки.

Работа всего департамента неразрывно взаимосвязана с бухгалтерией, отделами складов, логистики и производства.

Структура отдела в крупных организациях

Коммерческие отделы на крупных производствах, в торговых сетях и оптовых компаниях имеют сеть представительств в различных регионах с присутствием всех важных подразделений.

Маркетинговое направление

Отдел занимается изучением рыночных показателей:

• спроса,
• конкурентной среды,
• социально-экономических тенденций в потребительской сфере.

Отдел прогнозирует востребованность продукта или услуги, а также активно разрабатывает и использует маркетинговые методы и стратегии при внедрении товаров и услуг на рынок.

Кроме того, отдел занимается товарно-ценовой политикой и мероприятиями, направленными на узнаваемость бренда.

Подразделение снабжения

Создает и расширяет устойчивые и эффективные связи с поставщиками, обеспечивает предприятие:

• сырьем,
• оборудованием,
• материалами,
• комплектующими.

Осуществляет контроль поставок и качества сырьевой базы, а также, при необходимости, меняет ассортимент, исходя из показателей продаж и исследований отдела маркетинга.

Подразделение продаж

Основная задача отдела — вести финансовую политику, продавать продукты, взаимодействовать с оптовыми покупателями и заключать долгосрочные и выгодные обязательства для обеих сторон.

Подразделение продумывает и улучшает логистические связи, а также контролирует оптимальный остаток продукции на складах.

Складской отдел

Принимает и хранит сырьевую базу, готовые продукты, комплектующие и отгружает товар согласно договорным обязательствам.

Все подразделения отдела коммерции работают в тесном взаимодействии и вовремя предоставляют актуальные данные, что позволяет избежать ошибочных решений и неоправданных расходов.

Структура в небольших организациях

В небольшой компании все задачи могут выполняться единой группой сотрудников, которые берут на себя тот же функционал, что и в крупных организациях, в меньшем объеме.

Однако в этом случае также потребуется четкое разделение сферы обязанностей, тесные коммуникации и контроль за деятельностью команды.

Когда компетенций персонала недостаточно (например, при рекламном сопровождении нового продукта) временно привлекают специалистов из партнерских организаций.

Читайте по теме:

Как стать руководителем: памятка для начинающих лидеров

Продано: как построить эффективный отдел продаж

Оптимальное количество сотрудников отдела коммерции для небольшой организации — около 5 и 2 специалиста в должности начальника и его заместителя.

В крупных компаниях каждое подразделение отдела может составлять более 10 специалистов.

Как правило, один сотрудник ведет около 30 небольших организаций, 10 средних компаний и до 3 крупных партнеров. Такая нагрузка оптимальна для эффективной работы и достижения запланированных показателей.

Функции отдела

Материальное и техническое снабжение

Коммерческому отделу нужно организовать деятельность подразделений компании таким образом, чтобы они работали в бесперебойном режиме и были обеспечены сырьевой базой, складскими помещениями, торговыми площадями, логистической и административной поддержкой.

Контроль обязательств по договорам

Все договорные обязательства должны контролироваться отделом коммерции, включая сроки поставок и качественные и количественные характеристики товарных единиц.

Стандартизация основных процессов работы предприятия

Стандарты касаются контроля качества продукции, ее хранения, сбыта и транспортировки.

Контроль за выплатами

Заработная плата, бонусы и другие обязательства контролируются коммерческим отделом.

Оптимальное распределение ресурсов

Сырьевая база, материальные и трудовые ресурсы, оборотные средства распределяются отделом таким образом, чтобы экономические показатели компании росли, увеличивалась эффективность производственного процесса и улучшалось материально-техническое оснащение.

Сотрудники подразделения следят за затратами, сырьем и готовыми товарами, а также сокращают отходы и побочную продукцию в процессе производственного процесса.

Обязательная отчетность

Сметная и финансовая документация контролируются отделом коммерции, и его обязанность — предоставлять руководству отчеты по материальным показателям.

Основные задачи

Аналитические

Департамент изучает рыночные показатели, определяет позицию компании, ее преимущества и недостатки в бизнес-среде, конкурентные преимущества и перспективы развития.

Задачи планирования

Сотрудники отдела активно участвуют в планировании производственных и финансовых задач в краткосрочной и долгосрочной перспективе.

Вместе с другими подразделениями разрабатывают стратегии развития предприятия.

Документооборот

Отдел коммерции ведет всю документацию внутри компании и за ее пределами (в том числе с партнерами и потребителями).

Контроль рабочих процессов

Материально-технические и экономические показатели контролируются и оптимально распределяются для бесперебойной работы всей организации.

Внешние мероприятия

Выставки, коллаборации, ярмарки и крупные презентации, способствующие повышению доходности компании, узнаваемости бренда и заключению взаимовыгодных договоров, планируются и проводятся под контролем департамента.

Эффективность отдела

Насколько деятельность отдела будет продуктивной и успешной, зависит от ряда факторов:

• грамотно сформированных целей и приоритетов бизнеса;
• четкого разграничения функционала, обязательств и прав каждого подразделения и отдельного специалиста;
• уровня допустимой свободы и полномочий персонала при проведении сделок;
• форм и методов контроля за результатами работы команды;
• степени взаимодействия с другими отделами компании (финансовым, маркетинговым, логистическим и прочими).

Грамотная организация рабочих процессов коммерческого отдела позволит улучшать показатели всех подразделений предприятия.

Принципы организации

Отделы коммерции могут быть организованы по-разному, в зависимости от вида деятельности, стратегических задач и политики внедрения продукции на рынок.

Географический

При таком принципе организации каждый регион имеет своего представителя или целое подразделение для эффективной работы.

Продуктовый

В этом случае сотрудники объединены в группы, работающие над конкретным товаром или услугой.

Клиентский подход

Сотрудники объединяются для работы с различными клиентами, как правило, разделяя их на розничных и оптовых потребителей.

Функциональный

Специалисты разделены на подразделения, отвечающие за различные этапы организации продаж.

Матричный подход

Привлекаются сотрудники, которые представляют другие направления работы компании, и совместно организуют проекты и коммуницируют с клиентами.

Формирование задач

Коммерческий отдел может быть организован после четкого определения задач предприятия, связанных с ее деятельностью.

В соответствии с этим определяется количество сотрудников и их профессиональные качества.

Читайте по теме:

Два в одном: зачем владельцу компании работа руководителя отдела продаж

Настоящий руководитель — кто это такой и как им стать?

Формирование задач будет взаимосвязано с функциями и взаимосвязями внутри компании.

Задачи, связанные с работой отдела маркетинга, будут касаться:

• политики сбыта,
• рекламы,
• анализа данных,
• презентаций,
• обработки результатов маркетинговых исследований,
• разработки новых планов общей работы.

Совместно с бухгалтерией и финансовым отделом разрабатываются задачи, затрагивающие финансовые потоки, эффективные продажи, сформированные задолженности, заказы, контрактные обязательства, планы закупок и издержек.

С отделами закупки, дистрибуции и склада формируют запасы (текущие и плановые), отслеживают сроки поставок, контролируют качество и движение товарных единиц, совместно корректируют ассортимент.

Коммерческий отдел — это связующее звено между важными подразделениями бизнес-организации.

Персонал отдела

Определившись с количеством сотрудников и их должностными обязанностями, руководство компании формирует коммерческий отдел.

Бывают ситуации, когда набирается ограниченное количество персонала, и их работа организуется в режиме многозадачности.

Это не всегда разумное решение, так как профильные специалисты лучше справляются с конкретными задачами (анализом рыночных условий, холодными продажами, контролем бюджета и прочими), ведут документацию и увеличивают прибыльность предприятия.

Особое внимание уделяется должности коммерческого директора. Он берет на себя лидерские и организаторские функции — координирует работу отдела, анализирует и оценивает ее результаты.

Также в его обязанности входит взаимодействие с руководством компании, расширение производства и внедрение инициатив с целью увеличения выручки предприятия.

Мотивационные аспекты

Основным мотивирующим фактором для персонала считается финансовое вознаграждение — повышение оклада и бонусы за увеличение клиентской базы и перевыполнение плановых показателей.

Бонусные начисления должны быть связаны как с привлечением новых потребителей, так и с удержанием постоянных клиентов (с обязательным контролем обязательств по договорам и расширением списка предлагаемых товаров и услуг).

Успешное управление

Управление отделом — сложная и ответственная работа, требующая взаимодействия, контроля, мотивации и организации работы в соответствии с преследуемыми задачами.

Элементы управления связаны с методологией, организованной структурой и специалистами, влияющими на процессы производства.

Эффективная управленческая деятельность предполагает коммуникации с другими подразделениями и ведущими топ-менеджерами, что должно решать основные задачи:

1. Постановка общих целей и распределение ответственности между структурами компании.
2. Распределение обязанностей внутри коммерческого отдела.
3. Внедрение единых стандартов и алгоритмов рабочего процесса.
4. Оптимизация и улучшение производственных, логистических и торговых направлений.
5. Оценка результатов, их анализ, формирование выводов и стратегий дальнейшего развития.
6. Мониторинг бизнес-среды и быстрое эффективное приспособление к изменениям на рынке.

Топ-менеджеры для влияния на команду и ее рабочие процессы используют административные, правовые, организационные и экономические способы воздействия.

Ответственность руководителя отдела

Для слаженного взаимодействия сотрудников департамента коммерции и успешного развития компании руководитель отдела должен обладать набором личных и профессиональных качеств и выполнять следующие задачи:

• принимать бюджетные сметы;
• активно участвовать в ценовой и рекламной политике предприятия;
• ставить адекватные цели и мотивировать как свое подразделение, так и смежные направления;
• участвовать в кадровых перестановках и наборе персонала;
• контролировать весь этап продаж и общаться с клиентами;
• вести переговоры с партнерами и заключать взаимовыгодные сделки;
• заниматься сопровождением договоров (с обязательным контролем юридических аспектов).

Эта должность подразумевает опыт работы в сфере маркетинга, логистики и продаж.

Кроме того, важными качествами руководителя считаются:

• коммуникабельность,
• лидерские способности,
• аналитический ум,
• хорошая память,
• стрессоустойчивость,
• умение делегировать,
• гибкость мышления,
• хорошая обучаемость,
• высокие переговорные навыки.

Сотрудник должен обладать высоким уровнем ответственности и порядочности, но также и широкими полномочиями, чтобы иметь возможность принимать быстрые решения в критических и важных производственных ситуациях.

На руководителя коммерческого отдела накладываются важные должностные обязанности, которые влияют на работу всего предприятия. Поэтому новому сотруднику назначают испытательный срок на 6 месяцев или более, что позволяет специалисту погрузиться в специфику бизнеса компании, эффективно выстроить рабочие процессы и сделать выводы по результатам работы.

Предотвращение мошенничества

Основным способом нечестного заработка менеджера отдела считается сговор с представителем контрагента. Это определенная форма мошенничества по отношению к организации.

Такое поведение сотрудников пресекают. Для этого обнародуется соответствующий приказ, где обозначены требования по заключению и сопровождению сделок. Все специалисты изучают документ и ставят подпись.

Далее в ходе работы производится контроль документации и сбор информации о конкретной деятельности менеджера или отдела в целом (проверки могут быть выборочными и внеплановыми).

При нарушении выбирают действенные наказания, приемлемые для предприятия, — выговор, предупреждение, лишение бонусов и премий или увольнение.

Кроме того, можно включить премирование добросовестных специалистов в графики оплаты труда и использовать еще один мотивирующий фактор для честной работы.

В современных условиях отделы коммерции выбирают стратегии, которые ориентируются на привлечение и удержание клиентов, предоставляя качественный товар и контроль за сопровождением сделок.

Кроме того, сотрудники департамента занимаются оптимизацией всех ресурсов таким образом, чтобы прибыль предприятия росла, а издержки сокращались.

При эффективной работе коммерческого отдела компания остается конкурентоспособной, повышает качество товара и условия производства, удерживает клиентов и увеличивает доходность.

Фото на обложке: Pexels