Что такое резолюция на документе и как ее правильно оформить

Назначение резолюции

Она нужна, чтобы у документов было собственное прописанное назначение. Это указание, которое информирует по итоговому решению в официальной форме. Но резолюция на документе нужна не только для этого. Её можно:

• использовать как замену распорядительным документам, но только тем, которые имеют одинаковую юридическую силу;
• как подтверждение порядка непосредственного участия одного или нескольких руководителей в процессе итогового принятия решений;
• документальное подтверждение действий исполнителя (который чаще всего является непосредственным руководителем), поскольку в резолюции целесообразно писать конкретную дату, к которой должно быть исполнено по правилам предписание на документе.

Относительно последнего назначения в перечислении можно сказать, что такая мера нужна для того, чтобы у руководителей был стимул исполнять обязательства. А обязательство у руководящего лица только одно — контролировать, как подопечные соблюдают и выполняют нормы. Поэтому непосредственно для руководителя резолюция — это важная часть.

Могут быть резолюции на документе не в единичном количестве. Чтобы не перегружать лишней работой, резолюции руководителя направляются не в единичном количестве с добавочным форматом, а единым целым на одном документе.

Обычно в документ с указанием входят следующие сведения:

• Ф. И. О. ответственных лиц, для которых адресована резолюция;
• суть документа, что нужно сделать по предписанным указаниям;
• сроки, установленные организацией для контроля исполнения резолюции;
• дата и подпись руководителя, который ознакомлен с текущей задачей и поручает ее ответственному лицу.

Функции резолюции на документе

1. Утверждающая. Как пример, это окончательный итог решения и конкретные правки, которые должностное лицо утвердит в официальном исполнении.
2. Замещающая. Для резолюций руководителя на документах нет особого порядка ограничений, поэтому такое утверждение, которое зафиксировано документально, может быть одним из способов замещения юридических документов, которые равны по своей силе и ценности.
3. Подтверждающая. Чтобы утвердить, что документ удалось оформить правильно, то есть, подчеркнуть, что все лица с ним ознакомлены и согласны с условиями, требуется резолюция.
4. Обозначающая. В этом случае резолюции действуют как своеобразные инструкции, которые регламентируют, к какому конкретно сроку работа должна быть сделана. Это позволяет вовремя взять на контроль действия и распределить время, чтобы все выполнить.
5. Определяющая. Как правило, она содержит сроки, в которые документ должен не просто быть исполнен, а попасть в руки к исполнителю, который будет нести ответственность за все действия, которые указаны в документе.

Пункт 5 может показаться абсурдным, ведь лица, которые уже оформили резолюцию, в курсе о сроках исполнения. Но на самом деле определяющая функция нужна для случаев, которые характеризуются как более углубленное решение возникшего вопроса.

Читайте по теме:

Что такое опись документов, когда нужна и как составить

Что такое закрывающие документы и как их правильно составить

Это значит, что существуют ситуации, в которых резолюции нуждаются в дополнительном пакете документов или проектах, поэтому изначальный документ с этим указанием направляется другим руководителям, чтобы те помогли решить возникшую проблему. Для написания резолюций руководителю требуется для начала прояснить, какую функцию выполняет сам документ, и что дает ему резолюция.

Виды резолюции

Различия они имеют не только по содержанию, но и по назначению. Существуют 4 основных вида резолюции, а также 3 дополнительных подвида, которые квалифицируются по срочности исполнения. Рассмотрим характеристики основных:

1. Резолюция для поручения. Этот вид обязывает выполнить те или иные задачи, является стандартным видом. Иным словом, он служит для разработок конкретных планов, например, по конструкции пожарных входов и выходов в здании.
2. Указывающая. Этот вид не обязывает, а описывает ситуацию и содержит направление деятельности организации, то есть, он чем-то похож на инструкции или методичку.
3. Резолюция-визирование. Здесь поступает конкретика, которая содержит либо разрешение от руководителя, либо запрет с его же стороны в отношении подчиненных на те или иные действия.

Далее рассмотрим, какая бывает срочность исполнения резолюций руководителя на документах. Существуют:

• обычные документы с таким подтверждением должны быть исполнены в стандартный установленный срок;
• срочные документы требуют более оперативного реагирования и исполнения, простой срок не подходит для срочных и приоритетных задач;
• телеграфные документы. Этот вид резолюции требует немедленного исполнения.

Резолюция может содержать в себе любую миссию от руководителей (срочную, стандартную или требующую незамедлительного исполнения), каждая из которых распределяется по своей приоритетности.

И чтобы разобраться в виде резолюции на документе, нужно обращать внимание на назначение самого документа и сроки, в течение которых нужно выполнить условия, которые прописаны в документе.

Словом, резолюции могут иметь несколько видов, и каждый из этих видов предназначен для индивидуальных целей — к исполнению документа, к оповещению руководителей (и прочих заинтересованных лиц), к согласованию сроков исполнения.

Для понимания ситуации наглядно, стоит рассмотреть пример с двумя заводами. Предположим, что исполнению документа, в котором должно быть указано количество смен на заводе, мешает отсутствие резолюции от одного руководителя другому (в примере пусть будут руководитель А, который забыл для исполнения документов в срочном порядке внести пометку в виде резолюции, и руководитель Б, которому поступили эти документы).

Еще по теме:

Как правильно заверять копии документов

Шаблоны документов по налогам для бизнеса

Чтобы исправить ошибку, руководитель А уже не может сделать новые резолюции, так как время подходит к концу, но для исполнения документов в срок он может сообщить своему коллеге нужную информацию посредством телеграфной резолюции, то есть, связаться с руководителем Б немедленно, и для этого ему не потребуется тратить время разбрасываться другими резолюциями. Оба завода согласовывают новый рабочий график, влияющий на поставки, и работают дальше, но уже с документальным подтверждением графика.

Как оформить резолюцию

1. Указать собственные инициалы (если лицо, оформляющее документ, является руководящим), но существуют ситуации, когда оформлять такой документ должно сразу несколько лиц. В этом случае первые же инициалы ставятся именно от руководителя.
2. Заполнить форму описания резолюции, чтобы у руководителей, которые в дальнейшем будут знакомиться с документом, не возникало дополнительных вопросов ни по срокам исполнения, ни по основным операциям, прописанным в документе.
3. Указать сроки исполнения, но только в случае рассмотрения резолюции должностным лицом. При этом не рекомендуется указывать формат исполнения условий резолюции на документах в формате дней или часов. Лучше всего ставить одну конкретную дату, до сроков которой нужно исполнить условия, предписанные к документу. Это важно, чтобы не возникало путаницы, так как обычно предусматриваются типовые сроки исполнения.
4. Поставить подпись ответственного лица и дату, когда документ с резолюцией был принят к оформлению и согласию со стороны других лиц юридического процесса.

И не стоит забывать о том, что в резолюциях руководитель не всегда является единственным исполняющим лицом, а к исполнению документа привлекаются все лица, которые прописаны и в самом документе, и уже в резолюции как отдельном примечании.

Фото на обложке: ljubaphoto / Getty Images