Опись документов — важный элемент эффективного управления информацией. Она обеспечивает порядок и доступность материалов, что особенно актуально в условиях быстрого документооборота. Правильно составленная опись помогает избежать потерь и недоразумений.
В этой статье мы рассмотрим ключевые правила создания описи, а также приведем примеры, для чего она применяется.
Содержание
Что такое опись и для чего ее составляют
Не потеряться в бумажных дебрях помогает акт описи документов — четкий перечень всех документов, позволяющий быстро находить нужные материалы и избегать хаоса.
С ее помощью можно не только систематизировать данные, но и гарантировать их безопасность: в случае утраты или повреждения документа их легко восстановить. Такой подход облегчает работу с архивами и повышает эффективность бизнес-процессов, делая взаимодействие с информацией более прозрачным и организованным.
Читайте также: Кассовые документы: как оформить и можно ли исправлять их
Нормы составления описи документов
Законодательство не регламентирует, как именно следует составлять опись, что позволяет организациям выбирать формат по своему усмотрению. В зависимости от целей передачи можно использовать как стандартные бланки, так и индивидуально разработанные формы.
Что включить в опись передаваемых документов:
- Тип документа: название и реквизиты (например, договор купли-продажи №1).
- Количество экземпляров.
Дополнительно стоит указать:
- Общее количество листов: для понимания общего объема документации.
- Адресатов.
- Основания передачи: причины, по которым осуществляется передача.
Опись документов для передачи в архив
В эпоху цифровизации многие компании все еще продолжают вести документооборот на бумаге. Кроме того, для некоторых бумаг установлен срок хранения, который может достигать 50 лет.
Отсюда возникает проблема — организации требуется оптимальный способ управлять архивом.
Некоторые фирмы создают собственные архивные отделы, однако большинство выбирает передачу документов в профессиональные архивные организации. При этом обязательно составляется опись, что значительно упрощает процесс поиска и организации документов.
Для повышения эффективности хранения бумаги целесообразно разделять ее на категории: например, накладные и кадровые приказы. Это не только облегчает доступ к информации, но и позволяет учитывать различные сроки хранения каждого типа документа.
Составляется на отдельных листах и включает информацию о порядковых номерах документов, а также реквизиты каждого из них. В конце внутренняя опись документов дела содержит количество документов и листов, как в цифрах, так и прописью.
Примерный перечень реквизитов описи:
- название компании, владеющей документами;
- номер и дата составления описи;
- тип документов, собранных в пакете, папке или коробе;
- период, за который были созданы бумаги;
- срок хранения;
- общее количество страниц;
- размещение документов, если они организованы по папкам;
- имена, должности и подписи лица, передавшего и принявшего бумаги;
- заголовки или номера документов.
Содержание документов не раскрывается, так как вместе находятся бумаги одного типа. Для описи документов в деле достаточно заголовка, который может содержать название контрагента, имя сотрудника и другие важные данные.
Рассмотрим образец описи документов в архив:
Наименование организации: ООО «Гармония»
№ | Наименование документа | Дата составления | Количество листов | Примечания |
1 | Устав организации | 01.01.2020 | 12 | Основной документ |
2 | Протокол собрания акционеров | 15.03.2021 | 5 | Решение о дивидендах |
3 | Годовой отчет за 2023 год | 25.02.2024 | 30 | Финансовая отчётность |
4 | Договор аренды помещения | 01.05.2022 | 8 | Действует до 01.05.2025 |
5 | Справка о финансовом состоянии | 10.10.2024 | 3 | На текущий момент |
Итого: 58 (пятьдесят восемь) документов
Подпись ответственного лица: _____________
Опись документов для пересылки по почте
Компании часто используют Почту России при отправке документов в ФНС, Социальный фонд или другие госорганы.
При дистанционном увольнении работника, который направляет заявление, необходимо составить опись. Это требуется также в других ситуациях, когда важно зафиксировать содержимое конверта.
Процесс отправки:
- Заказное письмо: Такой вариант обеспечивает надежную доставку.
- Опись: Оформляют в двух экземплярах. Почтовый работник проверяет документы, ставит штамп, подпись и дату получения.
Нормативные требования: Форма описи обозначается как форма 107.
В бланке указывают:
- наименование и реквизиты документа;
- количество листов.
Читайте также:
Виды и требования к электронным документам
Что такое закрывающие документы и как их правильно составить
Каждому документу присваивают минимальную стоимость в 1 рубль, что позволяет подсчитать общее количество листов и итоговую сумму.
- Если одного бланка недостаточно, используют дополнительные, помечая их «лист 1», «лист 2».
- Итог подводят в конце списка, а подпись отправителя ставят на каждом листе.
Бланк описи документов есть в любом почтовом отделении, но компании могут заранее подготовить свою версию с нужными реквизитами.
Также доступна возможность скачать опись документов с сайта Почты России, заполнить и распечатать в двух экземплярах.
Образец может быть в таком виде:
Опись вложения к заказному письму
Форма 107
Отправитель:
Получатель:
Дата: 10 октября 2024 года
№ | Наименование документа | Реквизиты | Количество листов | Оценочная стоимость |
1 | Заявление на увольнение | [не требуется] | 1 | 1 |
2 | Копия трудовой книжки | [серия ТК № 123456] | 5 | 5 |
3 | Копия паспорта | [серия 1234 № 123456] | 2 | 2 |
Итого:
Количество листов: 8
Общая оценочная стоимость: 8 рублей
Подпись отправителя: ________________
Опись документов для отправки в налоговую
При отправке документов в налоговую службу через ТКС в электронном формате все данные фиксируются автоматически, что упрощает процесс — отдельная опись не нужна. Однако при отправке в бумажном виде создание описи становится обязательным.
Ввиду того, что форма не стандартизирована, компания может оформить её по своему усмотрению: как отдельный документ или как часть сопроводительного письма, как указано в пункте 6 приложения 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@.
В описи следует подробно указать сведения о каждом документе: номер, дату, наименование и количество листов. Также важно внести данные об отправителе и адресате, обозначив причину передачи документов.
Читайте также:
Электронный документооборот: что это и какие документы нельзя переводить
Что такое Госключ и как с его помощью подписывать документы
Это поможет создать полную картину, включая реквизиты организации или индивидуального предпринимателя, а также номер запроса или требования ФНС, на основании которого происходит отправка. Не забудьте пронумеровать сами документы в пакете и отразить эту нумерацию в описи.
Такой структурированный подход не только упрощает поиск нужной информации, но и обеспечивает прозрачность в случае возникновения вопросов со стороны налоговых органов или в судебных разбирательствах. Это позволит вам оперативно представить доказательства и защитить свои интересы.
Вот образец:
Руководителю ИФНС России № 20
В ответ на требование налоговой инспекции о представлении документов от 05.10.2024 № 09-456 направляем:
- Копия договора поставки №345 от 10.02.2024 — на 4 листах
- Копия счета-фактуры №567 от 15.02.2024 — на 2 листах
- Копия акта выполненных работ №789 от 20.02.2024 — на 3 листах
Итого: 3 приложения на 9 листах.
Директор Кузнецов А.А. (подпись, печать, дата)
Опись документов для передачи контрагенту
При передаче документов другой компании или индивидуальному предпринимателю отсутствуют строго установленные законом формы описи. Стороны могут договориться о конкретном шаблоне, который можно оформить, например, как приложение к договору.
В случае отсутствия такого образца опись переданных документов составляется произвольно. Основная цель описи — отразить, какие документы передаются, в каком количестве, когда и по какой причине один контрагент передал их другому.
Также следует предусмотреть в описи место для подписей отправителя и получателя, а также указать даты отправки и получения документов.
Возможный вариант может выглядеть следующим образом:
Опись документов, передаваемых в ООО «Лаванда и роза».
В ответ на письмо №32 от 7 апреля 2024 года по договору №21 от 15 февраля 2024 года направляем следующие документы:
- Экспликация и поэтажный план на Помещение — на 3 л.
- Выписка из домовой книги от 02.04.2024 — на 1 л.
- Копия свидетельства о праве собственности от 02.04.2024 — на 1 л.
Всего по описи передано 3 документа в 1 экземпляре каждый на 5 листах.
Сдал документы и составил опись юрист Кузнецова О.С. (подпись, дата).
Итог
Систематизировать информацию, избежать ее потерь и повысить эффективность архивной работы помогает такой инструмент, как опись документов. Организации могут адаптировать формат описи в соответствии с собственными потребностями.
При отправке документов через почту или в налоговые органы наличие описи обязательно, что обеспечивает прозрачность и защиту интересов отправителя.
Фото на обложке: Pexels
Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter