Top.Mail.Ru
Истории

Что такое опись документов, когда нужна и как составить

Истории
Владислав Афонин
Владислав Афонин

Руководитель направления поискового контента

Анастасия Удальцова

Опись документов — важный элемент эффективного управления информацией. Она обеспечивает порядок и доступность материалов, что особенно актуально в условиях быстрого документооборота. Правильно составленная опись помогает избежать потерь и недоразумений. 

В этой статье мы рассмотрим ключевые правила создания описи, а также приведем примеры, для чего она применяется.

Что такое опись документов, когда нужна и как составить
  1. Истории

 

Что такое опись и для чего ее составляют

Не потеряться в бумажных дебрях помогает акт описи документов — четкий перечень всех документов, позволяющий быстро находить нужные материалы и избегать хаоса. 

С ее помощью можно не только систематизировать данные, но и гарантировать их безопасность: в случае утраты или повреждения документа их легко восстановить. Такой подход облегчает работу с архивами и повышает эффективность бизнес-процессов, делая взаимодействие с информацией более прозрачным и организованным. 


Читайте также: Кассовые документы: как оформить и можно ли исправлять их


 

Нормы составления описи документов 

Законодательство не регламентирует, как именно следует составлять опись, что позволяет организациям выбирать формат по своему усмотрению. В зависимости от целей передачи можно использовать как стандартные бланки, так и индивидуально разработанные формы.

Что включить в опись передаваемых документов:

  • Тип документа: название и реквизиты (например, договор купли-продажи №1).
  • Количество экземпляров.
Не знаешь, с чего начать бизнес? Всё о первых шагах в своём деле рассказываем на платформе «Курс».

Дополнительно стоит указать:

  • Общее количество листов: для понимания общего объема документации.
  • Адресатов.
  • Основания передачи: причины, по которым осуществляется передача.

 

Опись документов для передачи в архив 

В эпоху цифровизации многие компании все еще продолжают вести документооборот на бумаге. Кроме того, для некоторых бумаг установлен срок хранения, который может достигать 50 лет. 

Отсюда возникает проблема — организации требуется оптимальный способ управлять архивом.

Некоторые фирмы создают собственные архивные отделы, однако большинство выбирает передачу документов в профессиональные архивные организации. При этом обязательно составляется опись, что значительно упрощает процесс поиска и организации документов. 

Для повышения эффективности хранения бумаги целесообразно разделять ее на категории: например, накладные и кадровые приказы. Это не только облегчает доступ к информации, но и позволяет учитывать различные сроки хранения каждого типа документа. 


В связи с этим для каждого дела необходима внутренняя опись документов, для чего можно использовать форму из приложения № 27 к правилам Минкульта от 31 марта 2015 года, № 526. 

 

Составляется на отдельных листах и включает информацию о порядковых номерах документов, а также реквизиты каждого из них. В конце внутренняя опись документов дела содержит количество документов и листов, как в цифрах, так и прописью.

Примерный перечень реквизитов описи:

  • название компании, владеющей документами;
  • номер и дата составления описи;
  • тип документов, собранных в пакете, папке или коробе;
  • период, за который были созданы бумаги;
  • срок хранения;
  • общее количество страниц;
  • размещение документов, если они организованы по папкам;
  • имена, должности и подписи лица, передавшего и принявшего бумаги;
  • заголовки или номера документов.

Содержание документов не раскрывается, так как вместе находятся бумаги одного типа. Для описи документов в деле достаточно заголовка, который может содержать название контрагента, имя сотрудника и другие важные данные.


Рассмотрим образец описи документов в архив: 

 

Наименование организации: ООО «Гармония»
Дата составления: 10 октября 2024 года
Ответственное лицо: Иванов И.И., директор
Наименование документа Дата составления Количество листов Примечания
1 Устав организации 01.01.2020 12 Основной документ 
2 Протокол собрания акционеров 15.03.2021 5 Решение о дивидендах 
3 Годовой отчет за 2023 год 25.02.2024 30 Финансовая отчётность 
4 Договор аренды помещения 01.05.2022 8 Действует до 01.05.2025
5 Справка о финансовом состоянии  10.10.2024 3 На текущий момент 

 

Итого: 58 (пятьдесят восемь) документов

Подпись ответственного лица: _____________

 

Опись документов для пересылки по почте 

Компании часто используют Почту России при отправке документов в ФНС, Социальный фонд или другие госорганы. 

При дистанционном увольнении работника, который направляет заявление, необходимо составить опись. Это требуется также в других ситуациях, когда важно зафиксировать содержимое конверта.

Процесс отправки:

  • Заказное письмо: Такой вариант обеспечивает надежную доставку.
  • Опись: Оформляют в двух экземплярах. Почтовый работник проверяет документы, ставит штамп, подпись и дату получения.

Нормативные требования: Форма описи обозначается как форма 107.

В бланке указывают:

  • наименование и реквизиты документа;
  • количество листов.

Читайте также:

Виды и требования к электронным документам

Что такое закрывающие документы и как их правильно составить


Каждому документу присваивают минимальную стоимость в 1 рубль, что позволяет подсчитать общее количество листов и итоговую сумму. 

  • Если одного бланка недостаточно, используют дополнительные, помечая их «лист 1», «лист 2».
  • Итог подводят в конце списка, а подпись отправителя ставят на каждом листе.

Бланк описи документов есть в любом почтовом отделении, но компании могут заранее подготовить свою версию с нужными реквизитами.

Также доступна возможность скачать опись документов с сайта Почты России, заполнить и распечатать в двух экземплярах.


Образец может быть в таком виде: 

 

Опись вложения к заказному письму

 

Форма 107

 

Отправитель:
Иванов Иван Иванович
ул. Образцовая, д. 1, кв. 1
Москва, 101000

 

Получатель:
Федеральная налоговая служба
ул. Налоговая, д. 2
Москва, 102000

 

Дата: 10 октября 2024 года
Наименование документа  Реквизиты  Количество листов Оценочная стоимость 
1 Заявление на увольнение  [не требуется] 1 1
2 Копия трудовой книжки  [серия ТК № 123456] 5 5
3 Копия паспорта  [серия 1234 № 123456] 2 2

 

Итого:

Количество листов: 8

Общая оценочная стоимость: 8 рублей

Подпись отправителя: ________________

 

Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович
Штамп и подпись почтового работника: ________________
Дата получения: [дата]

 

Опись документов для отправки в налоговую 

При отправке документов в налоговую службу через ТКС в электронном формате все данные фиксируются автоматически, что упрощает процесс — отдельная опись не нужна. Однако при отправке в бумажном виде создание описи становится обязательным. 

Ввиду того, что форма не стандартизирована, компания может оформить её по своему усмотрению: как отдельный документ или как часть сопроводительного письма, как указано в пункте 6 приложения 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@.

В описи следует подробно указать сведения о каждом документе: номер, дату, наименование и количество листов. Также важно внести данные об отправителе и адресате, обозначив причину передачи документов. 


Читайте также:

Электронный документооборот: что это и какие документы нельзя переводить

Что такое Госключ и как с его помощью подписывать документы


Это поможет создать полную картину, включая реквизиты организации или индивидуального предпринимателя, а также номер запроса или требования ФНС, на основании которого происходит отправка. Не забудьте пронумеровать сами документы в пакете и отразить эту нумерацию в описи.

Такой структурированный подход не только упрощает поиск нужной информации, но и обеспечивает прозрачность в случае возникновения вопросов со стороны налоговых органов или в судебных разбирательствах. Это позволит вам оперативно представить доказательства и защитить свои интересы.


Вот образец: 

 

Руководителю ИФНС России № 20 
по г. Москве 
С.В. Сидорову 
 
от организации «МирТех» 
ИНН 1234567890
КПП 123456789  
Адрес (юридический и фактический): 
101000, Москва, ул. Солнечная, д. 15 
 
г. Москва 10.10.2024
 

В ответ на требование налоговой инспекции о представлении документов от 05.10.2024 № 09-456 направляем: 

  • Копия договора поставки №345 от 10.02.2024 — на 4 листах 
  • Копия счета-фактуры №567 от 15.02.2024 — на 2 листах 
  • Копия акта выполненных работ №789 от 20.02.2024 — на 3 листах 

Итого: 3 приложения на 9 листах. 

 

Директор Кузнецов А.А. (подпись, печать, дата)

 

Опись документов для передачи контрагенту 

При передаче документов другой компании или индивидуальному предпринимателю отсутствуют строго установленные законом формы описи. Стороны могут договориться о конкретном шаблоне, который можно оформить, например, как приложение к договору. 

В случае отсутствия такого образца опись переданных документов составляется произвольно. Основная цель описи — отразить, какие документы передаются, в каком количестве, когда и по какой причине один контрагент передал их другому.

Также следует предусмотреть в описи место для подписей отправителя и получателя, а также указать даты отправки и получения документов.


Возможный вариант может выглядеть следующим образом:

 

ООО «Орёл и журавль»
Санкт-Петербург, 10 апреля 2024 года

 

Опись документов, передаваемых в ООО «Лаванда и роза».

 

В ответ на письмо №32 от 7 апреля 2024 года по договору №21 от 15 февраля 2024 года направляем следующие документы:

  1. Экспликация и поэтажный план на Помещение — на 3 л.
  2. Выписка из домовой книги от 02.04.2024 — на 1 л.
  3. Копия свидетельства о праве собственности от 02.04.2024 — на 1 л.

Всего по описи передано 3 документа в 1 экземпляре каждый на 5 листах.

 

Сдал документы и составил опись юрист Кузнецова О.С. (подпись, дата).
Принял документы по описи бухгалтер Волкова М.Р. (подпись, дата). 

 

Итог

Систематизировать информацию, избежать ее потерь и повысить эффективность архивной работы помогает такой инструмент, как опись документов. Организации могут адаптировать формат описи в соответствии с собственными потребностями. 

При отправке документов через почту или в налоговые органы наличие описи обязательно, что обеспечивает прозрачность и защиту интересов отправителя. 

Фото на обложке: Pexels

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

7 писем для старта
Начни бизнес с RB.RU
Подписаться