Кассовые документы: как оформить и можно ли исправлять их

• Какие документы относятся к кассовым?
• Оформление первичных документов по кассе организации
• Какие первичные документы исправлять можно, а какие — нет?
• Правила исправления первички

Какие документы относятся к кассовым?

При получении и выдаче наличных денег в кассе организации нужно обязательно соблюдать кассовые правила и подтверждать операции первичными кассовыми документами.

К ним относятся:

1. Приходный кассовый ордер (ПКО) — когда  деньги поступают в кассу компании.
2. Расходный кассовый ордер (РКО) — когда организация расходует средства.

Остальные формы, необходимые для учета операций, проводимых через кассу, к первичным кассовым документам законом не причисляются. После принятия федерального закона № 402-ФЗ, унифицированные формы, которые применялись ранее, перестали носить обязательный характер. Это нововведение не касается только тех исключений, которые закреплены в законе в виде разнообразных нормативных актов.

При оформлении операций через кассу применяются и иные бумаги. Например, кассовая книга, платежная ведомость, журнал регистрации ПКО и РКО и прочие. Однако они не считаются кассовыми документами. 

Для кассовых документов (ПКО и РКО) обязательно применять унифицированные формы. Вся остальная первичка по кассе оформляется либо по предложенным унифицированным формам, либо по тем, что разработала компания, учитывая все требования законодательства РФ.

Индивидуальные предприниматели, которые выполняют требования налогового кодекса по ведению учета доходов и расходов, имеют законное право вести деятельности без кассовой книги и оформления кассовых документов.

В том случае, если к расходному кассовому документу есть приложения, то они обязательно должны быть отражены в ордере. Помимо этого, бизнесмен должен учесть, что при наличии тех бумаг, которые, в соответствии с Постановлением №88, не применяются в организации, то это надо отразить в учетной политике.

Читайте по теме:

Какие документы получают после регистрации ИП

Как заполнять и оформлять приходной кассовый ордер в 2024 году

Ежедневное движение наличных средств через онлайн-кассу должно отражаться в приходных и расходных ордерах. Они составляются в одном экземпляре. В ситуации, когда для ведения деятельности владелец бизнеса использует несколько аппаратов, то и кассовых документов должно быть несколько. Основания для оформления дополнительных бумаг прописаны в федеральном законе № 54-ФЗ.

До внесения изменений в законодательство кассовые документы оформлялись исключительно по унифицированным формам ведения учета движения средств. Сейчас применение этих нормативных требований стало необязательным.

При работе с онлайн-кассой предприятие и ИП должны оформлять:

• кассовые чеки;
• бланки строгой отчетности (БСО);
• прочие фискальные, например отчеты об открытии и закрытии кассы, о регистрации, о текущем состоянии счета и так далее.

Кассовый чек и БСО относят к первичным учетным документам.

Оформление первичных документов по кассе организации

­Все операции, проводимые через кассу, по требованию закона должны быть подтверждены кассовыми документами. Процедура имеет строгий регламент, несмотря на то что большинство ранее принятых форм для этого перестали носить обязательный характер. Важно помнить, что их формирование возможно исключительно на тех новых формах бланков, которые утверждены Госкомстатом РФ.

Фото в тексте: ARegina / Shutterstock

Подписать кассовые документы могут владелец бизнеса или другие сотрудники организации, ответственные за кассовые операции.

Официальный допуск к кассовым документам и их подписанию разрешается следующим уполномоченным лицам:

• кассир/старший кассир (если их несколько);
• главный бухгалтер;
• руководитель (при отсутствии бухгалтера).

Законными видами кассовых документов считаются и бумажный вариант, и электронная версия. Во втором случае для подписания все допущенные для этого лица должны иметь электронные подписи. Образцы подписей всех уполномоченных лиц должны быть выданы кассиру для проведения сверки на бумажных документах. Также кассиру выдается штамп/печать с реквизитами, что требуется для подтверждения законности кассовой операции.

Если руководитель самостоятельно занимается проведением операций по кассе и оформлением бумаг, то закон не требует регистрации образца его подписи.

Какие первичные документы исправлять можно, а какие — нет?

Практика показывает, что ошибки случаются часто. Поэтому важно знать, какие исправления в документах разрешены по закону. В кассовых документах ошибки исправлять нельзя, но в других первичных документах поправки допустимы по Указанию № 3210-У. Российский закон запрещает вносить изменения в кассовую и банковскую документацию.

Исправления в кассовую документацию (приходные и расходные ордера) запрещено вносить законом Российской Федерации. Такой же запрет касается и банковских документов. 

Не допускаются внесения исправлений в виде закрашивания, зачеркивания и прочих методов исправления ошибок. Такой исправленный документ по операциям по кассе наличными средствами считается недействительным. Не допускается также корректировка и исправления в БСО, которые печатаются вместо чеков при работе с ККТ. Для избежания ошибок важно заранее ознакомиться с правилами их оформления, которые установлены законом.

Читайте по теме:

Что такое закрывающие документы и как их правильно составить

Как использовать наличные в бизнесе, чтобы не было проблем с законом

Во всех остальных документах, которые закон не относит к кассовым (ПКО и РКО), разрешено внесение исправлений, если возникла такая необходимость из-за какой-либо ошибки.

Исключение — электронный документ, в котором уже стоит ЭП. В нем не допускается исправления допущенных ошибок. В таком случае надо будет оформлять новый. 

В исправленном варианте необходимо будет прописать, что он оформлен повторно, вместо того, что был сделан с ошибкой. Его обязательно необходимо заверять электронной подписью тех уполномоченных лиц, которые были ранее участниками сторон в документе. Все должности и Ф. И. О. должны быть указаны с расшифровкой, а также внесены иные реквизиты, необходимые для идентификации подписантов.

При внесении изменений в любой первичный документ в бумажном виде важно заверить его подписями всех тех, кто подписывал его ранее. Также надо проставить дату внесения исправления и Ф. И. О. всех участников. При отсутствии возможности получить ее у какого-либо подписанта в связи с увольнением или по иным причинам, тогда свою подпись ставит руководитель или другое лицо, официально уполномоченное на это.

Минфин пишет, что при оформлении первички в документе допускаются небольшие и несущественные ошибки и опечатки. Такие варианты разрешено не подвергать исправлению, если они не мешают провести идентификацию сторон.

Главное, чтобы вся необходимая информация по операции и ее условиям читались в первичном документе без проблем (наименование товара, его цена, количество и прочее). Даже с опечатками он считается действительным и признается как в налоговом, так и в бухгалтерском учете.

Правила исправления первички

Таким образом, в любые первичные учетные документы можно вносить исправления, если это не запрещено законом или правилами бухгалтерского учета. Однако четкого регламента нет.

Вносить исправления в кассовые документы, которые оформляются на бумаге, надо следующим образом:

1. Выявленный ошибочный текст или указанная неверно сумма должны быть зачеркнуты одной чертой без плотного штрихования записей. По правилам, текст, который подвергается исправлению, должен сохранить читабельность.
2. Над зачеркнутыми ошибочными данными вписываются новые. В документе ставят пометку «Исправлено», указывают дату правки, ставят подписи лица, изначально заверявшие этот документ.

Такой традиционный вариант исправления первичных учетных документов появился после того, как в 2018 году было опубликовано письмо ФНС, где указывалось, что недопустимо оформление нового документа взамен того, что испорчен ошибкой. По этой причине был сделан логический вывод, что раз выпуск нового находится под запретом, то допускается исправление прежнего, принятого к бухучету.

Такое исправление ошибок в бумагах называют традиционным или корректурным способом.

Постепенно на смену бумажной документации приходит электронный документооборот. В том числе и первичные учетные документы все чаще оформляются подобным образом. Важно в этом случае учитывать недопустимость того, чтобы одна из сторон двустороннего договора ставила подпись собственноручно, а не ЭП.

При выпуске документа в двух или более вариантах вносить исправление надо во все его экземпляры. Важно следить, какие делаются правки в разных вариантах бумаг. Необходимо, чтобы везде были сделаны одинаковые исправления для сохранения идентичности. При нарушении этого требования бумагами автоматически будет утрачена законная сила.

Спустя несколько месяцев после опубликования письма ФНС, где налоговая запрещала выпуск нового документа, взамен испорченного ошибкой, были опубликованы дополнительные комментарии. Налоговая все-таки разрешила исправлять документ с ошибкой путем выпуска нового. Делается это также, как при обнаружении ошибок в счетах-фактурах.

В таком случае исправление бумаг происходит следующим образом:

• требуется составить новый вариант, в котором нужно указать прежний номер и дату составления, которые стояли на испорченном первичном учетном документе;
• в новом варианте написать, что он исправленный, и внести дату правки;
• заполнить документ необходимыми данными, но уже без ошибок.

В настоящий момент Министерство финансов признает исправления, внесенные любым из этих способов. Потому выбор предпочтительного варианта, каким будет проведено исправление ошибок в первичных документах, принадлежит руководителю организации. В учетной политике компании важно отразить выбранный вариант внесения правок. Можно указать их оба.

Важно только прописать полностью процедуру, по которой будет проводиться внесение исправлений в первичку. Тогда, в зависимости от ситуации, можно будет применять наиболее удобный вариант.

Важно не забывать вносить исправления в налоговый и бухгалтерский учет на основании исправленного документа, если такие корректировки предусмотрены законом.

Фото на обложке: nampix / Shutterstock