Что такое дорожная карта проекта и для чего она нужна

Что такое дорожная карта проекта

Это стратегический инструмент, визуально представляющий этапы, задачи, контрольные точки, сроки для реализации целей. Такой подход позволяет собранной команде специалистов видеть процесс и понимать, каким образом достигать запланированных результатов, показателей. 

При использовании каждого вида дорожной карты проект представляется в виде текстового либо визуального графика, на котором отражаются шаги, план действий, общая стратегия.

Основным моментом является структурирование работы команды на любых этапах — от возникновения идеи до окончательной реализации. Охватываются не только планы, исполнители, но и сроки, а также статус каждой задачи на каждом шаге реализации.

Это помогает управлять проектом на всех уровнях и определять, кто отвечает за результат, когда работа будет выполнена.

Методы составления дорожной карты

Для составления дорожной карты применяются следующие способы управления:

• Agile (гибкий). 

Позволяет выполнять задачи параллельно, что рекомендуется для работ средней продолжительности. Допускает внесение корректировок в процесс по мере реализации, что полезно в условиях изменения приоритетов, возникновения непредвиденных ситуаций.

• Waterfall (каскадный). 

Предполагает последовательное прохождение этапов: каждый следующий шаг начинается после окончания предыдущего. 

Рекомендуется для областей с установленными сроками, предсказуемыми рисками, поскольку обеспечивает структурированность, последовательность в решении задач.

Применение дорожной карты в различных проектах

Составлять дорожную карту проекта допускается, чтобы:

1. Разработать или улучшить продукцию. Дорожная карта показывает полный цикл работы: от исследования рынка, изучения ЦА до технического выполнения и рекламной поддержки услуг либо товаров.
2. Запланировать личные или профессиональные проекты. Дорожная карта полезна отдельным сотрудникам. Она помогает планировать карьерное развитие, совершенствовать навыки, двигаться к намеченным профессиональным целям, например к получению новой должности.
3. Поставить цели компании. В корпорациях дорожная карта используется для стратегического планирования, включая запуск новых направлений или реализацию глобальных изменений в структуре организации.
4. Разработать стратегии на госуровне. Дорожные карты создаются для промышленного сектора или других областей с целью планирования развития, изучения перспектив, оценки текущей ситуации на рынке.

Зачем использовать roadmap

Дорожная карта проекта выполняет важные функции для достижения оптимальных результатов и предотвращения возможных проблем. 

Инструмент применяется в работе отдельно взятого специалиста, команды либо организации, чтобы обеспечить движение по намеченному плану, отслеживать прогресс. Использование roadmap позволяет просмотреть процесс: от завершенных этапов до предстоящих шагов. 

Если правильно выбирать и составлять вид дорожной карты, допустимо решать такие задачи:

• Оценить темп выполнения. 

Благодаря продуманной структуре происходит анализ работы на этапах. Если некоторые задачи требуют больше времени, ситуация указывает на области, требующие оптимизации, что повышает эффективность будущих процессов.

• Выявить и проанализировать риски. 

Процесс разработки roadmap требует детальной оценки предстоящих задач и поиска возможных проблем. Это помогает предвидеть риски, разработать меры для их предотвращения, что особенно полезно на этапах планирования.

• Определить зоны ответственности. 

Roadmap четко фиксирует задачи каждого участника, включая ожидаемые сроки выполнения, результаты. Это хорошая помощь членам команды, позволяющая понимать свои обязанности и ориентироваться в рамках поставленной цели.

• Упростить планирование. 

Визуализация шагов к цели позволяет создать детализированный план работы, оценить ресурсы, время для задач. Это помогает избежать перегрузок и эффективно распределить усилия на каждом этапе.

• Облегчить коммуникацию. 

Roadmap улучшает взаимодействие между участниками, поскольку ясно показывает, за что отвечает каждый член команды, кто предоставляет необходимую информацию.

• Согласовать этапы. 

Готовая дорожная карта облегчает утверждение, обсуждение шагов работы с ключевыми лицами. Позволяет получить одобрение заинтересованных сторон еще на этапе планирования, что упрощает дальнейшую реализацию.

• Контролировать сроки. 

Продуманная структура необходима, чтобы своевременно отслеживать реализацию задач, вносить изменения в случае задержек, корректировать планы других команд. Актуальные данные о статусе работы всегда доступны для руководства, спонсоров, что обеспечивает прозрачность процессов.

Кому будет полезна дорожная карта проекта

Это универсальный инструмент, способный стать полезным ресурсом для людей, которые участвуют в работе напрямую либо косвенно.

Кому нужна дорожная карта:

1. Руководителям. Roadmap представляет собой стратегическое руководство, которое позволяет проанализировать разработанный план, рассчитать потребности в ресурсах, определить ключевые вехи. Руководители могут оценить временные, человеческие затраты, нужные для реализации целей.
2. Участникам команды. Roadmap дает четкое понимание зон ответственности, задач, сроков. Визуализация этапов работы упрощает выполнение, помогает каждому участнику видеть конечные цели, планировать работу в соответствии с проектными требованиями.
3. Менеджерам. Специалистам Roadmap предоставляет информацию о сроках, мероприятиях, целевой аудитории. Например, маркетологи могут использовать ее, чтобы подготовить рекламные акции, синхронизированных с выпуском продукта, а тренеры — чтобы спланировать тренинги для сотрудников.
4. Партнерам, спонсорам. Внешним заинтересованным сторонам Roadmap предоставляет наглядное руководство, позволяющее увидеть, какую выгоду принесет их участие в проекте, оценить требуемый вклад и потенциальные результаты.
5. Клиентам, целевой аудитории. Дорожная карта полезна для конечных потребителей, когда речь идет о разработке продукта. Она позволяет клиентам видеть, какие обновления или новые функции ожидаются в будущем. Это повышает уровень их доверия к компании, интерес к товару или услуге.

Для небольших проектов создание дорожной карты считается избыточным шагом, поскольку они не требуют столь детального планирования, управления.

Дорожная карта проекта и план работы — в чем разница

Часто дорожная карта проекта и план работы воспринимаются как одно и то же, что приводит к ошибкам, когда нужно составлять тот или иной документ. Однако они решают разные задачи, применяются на различных уровнях планирования.

Roadmap фокусируется на общей стратегии и ориентируется на конечные цели, отображая ключевые этапы, ответственных участников, ожидаемые результаты. 

Важная ее особенность — гибкость: изменения сроков или новых обстоятельств требуют регулярного обновления, что обеспечивает участников нужной информацией, позволяет вовремя корректировать цели и этапы.

План работы представляет собой детализированное руководство по ее выполнению. Если дорожная карта задает общие ориентиры, то здесь сосредотачиваются на тактических шагах, отвечая на поставленный вопрос «как?». 

Читайте также: Создание и разработка нового продукта: что это такое

Цели разбиваются на мелкие подзадачи, распределяются роли, указываются методы выполнения. В сравнении с roadmap, план проекта содержит подробные данные по каждому этапу, включает промежуточные результаты, сроки для отдельных задач и их исполнителей.

Различия дорожной карты и плана проекта:

1. Roadmap подходит для реализации долгосрочных стратегий, крупных инициатив, представляя общую структуру. План работы, если составлять его, напротив, охватывает ближайшие действия, используется для краткосрочных задач, таких как выполнение этапов или модулей.
2. Как и Roadmap, план должен быть доступен для участников, желающих отслеживать выполнение, видеть внесенные изменения. Причем если дорожная карта удобна на этапах согласования целей, то план работы детализирует действия, разрабатывается после утверждения карты.
3. Roadmap дает общее видение работы и ключевые контрольные точки, а план — точные задачи, методы, распределение ответственности. Для сложных ниш полезно создавать несколько отдельных вариантов реализации для этапов, ссылаясь на единую дорожную карту проекта.

Roadmap определяет вектор развития и стратегические цели, а план работы позволяет разрабатывать и детализировать действия для достижения результатов.

Как разработать дорожную карту проекта

Roadmap должна не только отображать цели и задачи, но и визуализировать их так, чтобы оставаться наглядной, понятной, доступной для участников. 

Чтобы создать ее, важно учитывать назначение, целевую аудиторию, чтобы определить оптимальные средства визуализации, формат представления данных.

Пройдите основные этапы:

1. Определите, к чему стремиться, какие задачи необходимо решить на каждом этапе для достижения результата. Точные цели, ясные ориентиры помогут команде понимать, к чему двигаться.
2. Изучите информацию о прошлых похожих работах, учитывая требования заинтересованных сторон, результаты анализа аналогичных задач. Это позволит оценить риски и возможные затруднения.
3. Классифицируйте задачи, разделив их на категории, которые затем сгруппируйте по темам. Это упростит планирование, визуализацию, поможет выделить ключевые этапы.
4. Определите критерии для отслеживания прогресса. Каждая тема или группа задач должна быть обозначена на временной шкале с указанием начальных, конечных сроков.
5. Регулярно обновляйте Roadmap для актуальности. На каждом этапе стоит отслеживать соответствие текущей ситуации, чтобы адаптировать задачи к новым условиям и избежать проблем из-за несоответствия данных.

Читайте также: Пять инициатив Альфа-Банка для бизнеса, которые упростят жизнь предпринимателям

Если нужно составить дорожную карту, стоит придерживаться следующих рекомендаций:

1. Четко ставить цели. Размытые формулировки снижают мотивацию, эффективность команды. Определите каждый этап максимально ясно, чтобы участники понимали, зачем выполняются те или иные действия.
2. Соблюдать прозрачность. Обеспечьте постоянный доступ каждого члена команды к необходимой информации, особенно если проект проходит через несколько отделов, включает множество сотрудников.
3. Анализировать и учитывать риски. Изучите ранее составленные шаблоны Roadmap похожих проектов, возможные ошибки. Используйте пример как образец, чтобы учесть потенциальные риски, слабые места: это поможет избежать простоев, срывов сроков.
4. Обсуждать планы с командой. Учитывайте дополнительные аспекты, которые могли бы остаться незамеченными при одиночной работе. Презентация выбранного шаблона Roadmap и предыдущих достижений даст сотрудникам наглядное представление о задачах, целях.
5. Заниматься обновлениями. Постоянная актуализация действий дает возможность учесть изменения в работе. Внесение правок по мере необходимости поддерживает достоверность, соответствие ситуации, а не шаблону.
6. Иметь подстраховку и назначать ответственных. Во избежание проблем с выполнением задач из-за непредвиденных обстоятельств, назначьте резервных сотрудников, которые смогут заменить исполнителей. Также укажите ответственного за соблюдение условий.

Четко структурированная, регулярно обновляемая Roadmap позволяет команде следовать к цели в соответствии с графиком, устранять риски простоя, срыва сроков.

Диаграмма Ганта в Kaiten для построения дорожной карты проекта

Это нужный инструмент визуализации задач, сроков, незаменимый при планировании комплексных проектов с большим числом целей. С помощью нее можно распределять этапы по времени, а также она помогает контролировать трудовые ресурсы и отслеживать прогресс.

В формате горизонтальной столбчатой диаграммы Ганта можно отобразить даты начала и завершения проекта, выделить шаги, сроки их выполнения и указать ответственных исполнителей. 

Особенности инструмента:

1. Горизонтальная временная шкала с отметками на каждом этапе. Нужна, чтобы видеть, когда начинается, заканчивается каждая задача, сколько времени требуется, чтобы ее выполнить.
2. Карточки задач для каждого этапа с указанием ответственных сотрудников. Нужны, чтобы сразу увидеть, кто за что отвечает. Благодаря этому легко детально анализировать загрузку команды, эффективно распределять ресурсы, избегать перегрузок или простоев.
3. Взаимосвязи между задачами. Это особенно полезно для проектов с пересекающимися или взаимозависимыми целями. Взаимосвязи устанавливают логическую последовательность этапов, дают возможность видеть зависимость между ними.
4. Синхронизация, обновление данных. Kaiten дает возможность участникам видеть актуальные сведения в режиме реального времени. Онлайн-доступ к диаграмме позволяет командам своевременно вносить изменения, получать оперативный доступ к обновленной информации.
5. Модуль ресурсного планирования. Нужен, чтобы рассчитывать трудозатраты, синхронизировать изменения, контролировать переработки, простои. На платных тарифах доступны расширенные функции для автоматического, ручного распределения нагрузки на сотрудников.

Диаграмма Ганта в Kaiten может быть полезна на протяжении проекта — от начального планирования до полного завершения. Визуализация временной шкалы и трудозатрат помогает не только следить за прогрессом, но и прогнозировать сроки, оценивать трудоемкость каждого этапа.

Фото на обложке: Freepik