Электронный больничный лист в 2025

В 2025 году электронный больничный лист оформляют всем сотрудникам коммерческих организаций и госслужащим.

Исключение составляют следующие лица:

• находящиеся под государственной защитой,
• носители государственной тайны.

Оформление больничных листов в их отношении определяет ч. 28 ст. 23 Федерального закона от 29.12.2006 года № 255-ФЗ.

Электронный больничный лист в 2025 году для получения пособия по временной нетрудоспособности начали выдавать также гражданам, с которыми работодатели сотрудничают по гражданско-правовому договору и уплачивают за них взносы в размере годовой стоимости. Порядок работы с этими электронными листами нетрудоспособности (ЭЛН) такой же, как и с больничными листами остальных сотрудников.

Читайте по теме:

50% российских компаний контролируют процесс ухода сотрудников на больничный

Декретные и больничные для ИП и самозанятых

Кроме граждан России право на получение электронного больничного имеют иностранцы и лица без гражданства, которые постоянно или временно проживают в РФ. Исключение составляют сотрудники с высокой квалификацией из числа подданных другого государства.

Как заполнять больничные по новым правилам

Порядок оформления электронного больничного листа в 2025 году таков:

1. Медицинское учреждение вносит сведения о пациенте в лист нетрудоспособности через ЕИИС «Соцстрах» и передает их в Социальный фонд.
2. СФР регистрирует ЭЛН в системе и оповещает работодателя об открытии нового документа.
3. Работодатель в течение 3 рабочих дней после закрытия листа нетрудоспособности вносит в него свои данные и отправляет его обратно в СФР для оплаты.
4. Сотрудники фонда при необходимости отправляют запрос на предприятие для уточнения сведений. На это у них имеется 5 дней после получения закрытого ЭЛН.

Действия работодателя

Сначала компания получает усиленную электронно-цифровую подпись для руководителя, бухгалтера или другого сотрудника, который будет работать с листами нетрудоспособности. ЭЦП для директоров компаний создают в удостоверяющем центре ФНС, для остальных — в любом коммерческом УЦ. Если у них уже имеется ЭЦП, то надо проверить ее совместимость с ЕИИС «Соцстрах».

Далее компанию регистрируют на портале «Госуслуг». Для этого руководитель создает подтвержденную учетную запись для себя как ФЛ. Потом через свой «Личный кабинет» он создает профиль на «Госуслугах» для предприятия или ИП.

После этого работодатель заключает соглашение с Социальным фондом.

Для этого нужно выполнить такие действия:

1. Открыть «Личный кабинет» на портале СФР.
2. Скачать бланк договора об информационном сотрудничестве.
3. Заполнить его.
4. Отправить соглашение в региональное отделение Соцфонда.
5. Дождаться рассмотрения заявки сотрудниками СФР.

В течение 10 дней на предприятие придет извещение о положительном решении на удаленное взаимодействие.

Чтобы получать электронный больничный лист в 2025 году, нужно подключиться к сервису «Социальный электронный документооборот» (СЭДО).

Для взаимодействия с ним подходит ПО:

• 1С,
• «Контур»,
• СБИС.

Другие варианты подключения к СЭДО таковы:

• Через интегрированную в него программу электронного документооборота.
• С помощью системного оператора.
• Через учетную запись на портале Социального фонда России.

Алгоритм работы с ЭЛН состоит из следующих действий:

1. Авторизоваться в информационной системе СФР.
2. Ввести номер листа нетрудоспособности или СНИЛС.
3. Выбрать раздел работодателя «Получить из ФСС».
4. Проверить внесенные в больничный сведения.
5. Внести свои данные.
6. Подтвердить изменения своей электронно-цифровой подписью или ЭЦП руководителя.
7. Сохранить документ.
8. Отправить его в Социальный фонд.

Порядок работы при закрытии ЭЛН в 2025 году

Сведения, которые передаются работодателем в Социальный фонд России, устанавливает законодательство.

Для того, чтобы получить пособие по временной нетрудоспособности при поступлении на работу сотрудник должен сообщить:

• персональные данные,
• способ получения выплаты.

В течение 3 дней работодатель обязан внести их в программу. Для этого имеется вкладка сведений о застрахованном лице. После заполнения информация автоматически попадет в базу данных страховщика.

После того как электронный больничный закрыт в медицинском учреждении, его оформляет работодатель или сотрудник, назначенный руководителем.

В автоматическом режиме заполняются строки:

• Ф.И.О. сотрудника,
• индивидуальный номер налогоплательщика,
• СНИЛС.

Представитель работодателя проверяет эти данные и вручную заполняет пустые поля, которые содержат следующую информацию:

• Регистрационный номер в системе.
• Код подчиненности из извещения СФР.
• Среднюю заработную плату сотрудника.
• Его рабочий стаж.
• Дату его выхода с больничного на работу.
• Количество дней нетрудоспособности.
• Уведомление о подаче заявления на замену лет при расчете пособия по временной нетрудоспособности.
• Районный коэффициент.
• Особые условия труда.

Если при закрытии электронного больничного листа в 2025 году были найдены ошибки, нужно кликнуть по кнопке редактирования и исправить неточности. Затем заместитель работодателя открывает разделы с причинами и обоснованиями исправления для написания комментариев к своим действиям.

Читайте по теме:

Как оформить электронную медкнижку

89% людей работают во время болезни. Почему это происходит?

Проверить сведения, которые вносят в больничный врачи, можно во вкладках «Медицинское учреждение» и «Листок нетрудоспособности». Делать это надо обязательно. Ошибки исправить самому нельзя, можно послать в больницу запрос на выдачу дубликата документа.

После корректировки сотрудник сохраняет ЭЛН и заверяет электронно-цифровой подписью. Документ уходит в Социальный фонд автоматически.

Ответственность работодателя

При оформлении электронного больничного работодатель обязан выдерживать сроки, утвержденные законодательством.

За нарушение ему грозят штрафы:

1. 200 рублей за каждый непереданный документ для выплаты пособия по нетрудоспособности.
2. 20% от суммы переплаты, если она случилась из-за недостоверной информации, внесенной в электронный больничный лист.
3. 30–50 тыс. рублей за невыплату пособия по временной нетрудоспособности в течение 3 дней от закрытия ЭЛН.

Если неточности заметили после отправки электронного больничного листа в Социальный фонд России, работодатель повторно заполняет и отправляет документ. СФР в таком случае не начисляет штрафы.

Плюсы использования

Основной предпосылкой перехода на электронные листы нетрудоспособности стало формирование единой базы данных, изменения в которой легко отслеживались. После ее создания прекратились случаи с фальсификацией больничных.

Среди других преимуществ ЭЛН чаще всего называют:

1. Надежность. Электронный документ сложно потерять или повредить.
2. Экономию времени. Заполнить бланк можно быстрее, поскольку много данных оформляется автоматически.
3. Уменьшение числа ошибок. Неточности в бумажном больничном приводили к признанию его недействительным. В электронной форме они исправляются проще.

Кроме того, это существенная экономия бумаги.

Какие изменения нужно учитывать

Министерство труда в мае 2024 года издало Приказ №275н, согласно которому уточнило порядок расчета трудового стажа. Теперь при его подсчете включают период пребывания работника в добровольческом формировании, предусмотренном законом 61–ФЗ. Кроме того, Минтруда изменило правила исчисления периодов работы сотрудника. 

В 2025 году в целом действуют те же правила. Но при подсчете каждого периода нужно из даты его окончания вычесть дату этого периода  и прибавить один день. Кроме того, СФР утвердил новые формы документов, которые составляются при оформлении ЭЛН через работодателя. Они закреплены ПРиказом №643.

Также с сентября 2025 года Минздрав планирует ужесточить правила выдачи больничных. Если работник в течение полугода 4 раза обращался за выдачей больничного листа и хочет получить пятый, его выдают только три дня и назначают врачебную комиссию, чтобы продлить этот период. 

Исключение составляют случаи, когда больничный человек берет для ухода за членом семьи, для реабилитации или получения помощи при социально значимых заболеваниях. 

Это нововведение необходимо для того, чтобы выявить сотрудников с серьезными заболеваниями до того, как патологии станут более серьезными. Кроме того, оно поможет бороться с работниками, которые уклоняются от трудовой деятельности, оформляя фиктивные больничные.