Как самые продуктивные CEO справляются с электронной почтой

«Ноль входящих»

Некоторые считают, что способ «ноль входящих» мешает продуктивности; другие же следуют только этой методике. Каждый CEO хочет разобраться с непрочитанными письмами к концу рабочего дня (или хотя бы недели), и для этого нужно придерживаться определенного режима работы. Нередко приходится делать паузы между делами, во время которой можно уделить пару минут почте.

Брэд Смит (Brad Smith), CEO Intuit, создавшей TurboTax, описал свой метод борьбы с электронными письмами довольно кратко: прочесть, принять действие, переслать или удалить. Ограничивая себя четырьмя вариантами, Смиту удается поддерживать чистоту в почтовом ящике, не прибегая к помощи ассистента. «Здесь нужна сила воли», — признает он, но цель довольна проста: ни к какому письму не притрагиваться более одного раза.

CEO BaubleBar Эми Джейн (Amy Jain) тоже продуктивно проводит свободное время. Во время поездки на метро она просматривает почту и помечает важные письма. «Как только я приезжаю в офис, я в первую очередь отвечаю на помеченные письма, чтобы никому не приходилось долго ждать, если дело срочное», — рассказывает Джейн.

Похожие методы

Некоторые CEO справляются с почтой без стратегии «ноль входящих».

«Двадцать писем в папке "Входящие" — уже большое число. Я стараюсь работать так, чтобы их не было больше десяти», — рассказывает Алекс Фридман (Alex Friedman), соучредитель бренда органических тампонов Lola. Как и Джейн, Фридман разбирается с почтой, пока едет на работу.

Другой эффективный способ — сводить к минимуму количество исходящих. Карл Иагнемма (Karl Iagnemma), CEO стартапа nuTonomy, занимающегося беспилотными автомобилями, работает так, чтобы количество исходящих писем не превышало 25 в день. «Если их становится больше, значит, я уделяю меньше времени более важным делам. Большинство писем пересылаются или удаляются; на некоторые я кратко отвечаю; те, на которые я трачу много времени — редкость», — рассказывает Иагнемма.

Некоторые CEO заявили, что вообще не отвечают на письма, если они не направлены им лично, так как предполагают, что с пересылаемыми письмами справится кто-нибудь другой. Одни CEO используют папки для организации входящих или прибегают к планировщику (как, например, Boomerang). Другие же отписываются от рассылок или группируют подписки при помощи инструментов вроде Unroll.me.

Источник: Depositphotos

Альтернативы

Вы попробовали, но у вас не получилось следовать «нолю входящих»? Еще не все потеряно. Многие CEO считают данный метод нереалистичным.

«Вы просто накопите ненужный стресс, если продолжите упорно следовать этой программе», — рассказывает Ярден Тэдмор (Yarden Tadmor), создатель сервиса для поиска работы Switch. Тэдмор также повторил то, что говорили и некоторые приверженцы «нуля входящих»: если кто-то хочет добиться вашего внимания — они напишут вновь.

Михель Морван (Michel Morvan), CEO софтверной компании CoSMo US, заметил, что даже если ему удалось бы следовать плану, надолго бы запала не хватило. «Моя работа — не сортировка почты, а бизнес. Почта — лишь инструмент», — сказал Морван.

Амол Сарва (Amol Sarva), CEO стартапа Knotel, предлагает четко сформулировать своим сотрудникам, как следует использовать разные средства коммуникации, включая электронную почту, Slack, сообщения, звонки и даже встречи. Но одних правил для сотрудников недостаточно. «Измените само отношение к работе. Не отправляйте почтой информацию, которую будете разбирать на встрече», — советует Амол Сарва.

Неудивительно, что одни CEO прибегают к Slack, так как благодаря этому сервису они могут уделить внимание письмам своих сотрудников. Чтобы не перегружать электронную почту, некоторые CEO используют альтернативные способы сообщения, как, например, систему для видеоконференций Zoom или платформы управления проектами Wrike и Trello.

Эрик Юан (Eric Yuan) и Райан Холмс (Ryan Holmes), CEO Zoom и Hootsuite соответственно, используют чат Zoom для большинства разговоров, что позволяет им поддерживать контакт с командами. «Это наиболее быстрый и удобный способ связи, так как я могу мгновенно перевести любой разговор в видеорежим», — говорит Юан.

Амол Сарва использует свое собственное приложение, Knotable, для несрочной связи. Когда дело доходит до срочных вещей, некоторые CEO предлагают сотрудникам использовать чат в Google Hangouts или просто послать сообщение.

Но иногда лучше просто поговорить. «Обычный разговор, когда вы слышите голос собеседника, а не читаете текст, позволяет сэкономить часы», — рассказывает Айяз Ахмед (Ajaz Ahmed), CEO цифрового агентства AKQA. Ахмед предпочитает лично разговаривать с сотрудниками, потому что в этот момент они более сосредоточены, так как «их не отвлекают разные устройства».

Амол Сарва с ним согласен: «Чаще встречайтесь с вашими сотрудниками. Нередко бывает так, что сотрудники засыпают вас письмами, потому что редко видят своего директора».

Источник

Материалы по теме:

Как работают с электронной почтой Тим Кук, Билл Гейтс и другие топ-менеджеры

Заработал кириллический почтовый сервис @почта.рус

Сколько стоит заставить email работать на вас

Холакратия – смерть для компании?

Фото на обложке: steve_byland/Depositphotos.