Как заполнять и вести книгу учета доходов и расходов — КУДиР

Содержание

• Что такое КУДиР
  
  • Назначение КУДиР
• Кто и с какой ответственностью обязан вести КУДиР
• Общие правила ведения КУДиР
• Заполнение КУДиР для субъектов на УСН
• Заполнение для УСН «Доходы»
• Заполнение для упрощенки «Доходы минус расходы»
• Порядок для ОСНО
• Порядок ведения реестра для ИП на патенте
• Заполнение для ИП на сельхозналоге
• Как вести КУДиР
• Как исправить ошибки в книге
• Какие наиболее частые ошибки возникают при заполнении КУДиР

Что такое КУДиР

КУДиР — реестр всех налогооблагаемых доходов и расходов индивидуального предпринимателя, который применяет  УСН. КУДиР — основной учетный документ, который отражает финансовую деятельность плательщика и служит базой для расчета единого налога.

В книге учета фиксируются все движения по приходу и расходу денежных средств. Она детально показывает, из чего формируются итоговые суммы в налоговых отчетах и декларациях.

Налоговые органы при проверке могут запросить доходно-расходную книгу. Камеральные проверки по декларациям проводятся в течение 3 месяцев со дня сдачи, поэтому запросить КУДиР могут в любое время.

КУДиР могут потребовать при выездной проверке самого налогоплательщика. Корректное заполнение книги учета — важная задача для каждого предпринимателя.

Назначение КУДиР

Книга контролирует и учитывает некоторые пункты, без которых невозможно эффективно планировать коммерческую деятельность.

Какие пункты контролируются:

• Правильность при расчете налогов изаполнении декларации. Регулярная фиксация полученных доходов и понесенных расходов значительно облегчает расчет суммы налога и снижает риск ошибок в отчете.
• Честность ведения бизнеса, его прозрачность. При налоговой проверке благодаря КУДиР легко доказать, что предприниматель ничего не скрывает от государства.
• Наличие доходов. Это особенно актуально при заключении договоров с контрагентами и взятии кредитов. Банки при предоставлении займов могут запросить книгу учета.
• Соответствие лимиту доходов с тем расчетом, чтобы оставаться на едином налоге.

Кто и с какой ответственностью обязан вести КУДиР

Вести реестр доходов/расходов должны:

• Все ИП независимо от режима налогообложения.
• Юридические лица — любые предприятия на УСН.

Те, кто совмещает несколько налоговых режимов, обязаны заполнять КУДиР по каждому режиму отдельно.

Обязанность вести КУДиР установлена законом. Если предприниматель не ведет этот регистр или не предоставляет его по требованию в налоговую, он подвергается штрафу согласно ст. 120 НК РФ. 

Нарушения за один налоговый период влекут за собой штраф 10 тыс. рублей, за несколько периодов — 30 тыс. рублей. Предусмотрен штраф за занижение налоговой базы, а значит, и самого налога. Он составляет 20% от суммы неуплаченного налога, но не может быть меньше 40 тыс. рублей.

Самозанятые граждане и ИП вести КУДиР не обязаны.

Общие правила ведения КУДиР

Книгу учета ведут с момента регистрации ИП или сразу после перехода налогового резидента на единый налог.

Базовые правила ведения:

• Книга должна обновляться ежегодно.
• Записи и отметки выполняются только на русском языке. Если первичные документы составлены на другом языке, в книгу учета вносят их построчный перевод.
• Все суммы указываются только в рублях. При использовании в учете иностранной валюты сумма дохода и расхода должна быть пересчитана рубли по  официальному курсу Банка России, который действовал на момент заключения сделки.
• Записи хозяйственных операций за отчетный или налоговый период вносятся в строгом хронологическом порядке на основании данных первичных документов — накладных, актов выполненных работ, банковских выписок и других.
• Если в отчетном периоде не было движений, заполнять разделы книги все равно необходимо, проставляя нулевые значения.
• Независимо от того, заполнены все разделы или нет, распечатывать нужно всю книгу.
• КУДиР ведется на предприятии в одном экземпляре, несмотря на возможное наличие в нем подразделений.
• По окончании года книга не уничтожается, а хранится у собственника в течение 5 лет. При наличии особых факторов она должна храниться дольше. Например, при убытках предпринимателей на ОСНО и УСН она сохраняется нужное количество лет до списания убытков плюс еще 5 лет.

Для каждой системы разработана своя форма КУДиР и инструкция по ее заполнению.

Заполнение КУДиР для субъектов на УСН

Согласно Приказу Налоговой службы КУДиР по УСН в 2024 претерпела такие изменения:

• На титульной странице не требуется указывать юридический адрес предприятия.
• Исключен раздел IV — ранее лица на УСН отражали здесь страховые взносы.

В КУДиР осталось четыре раздела:

1. «Доходы и расходы».
2. «Расчет расходов на основные средства (ОС) и нематериальные активы (НМА)».
3. «Расчет убытков».
4. «Торговый сбор».

Порядок заполнения учетной книги зависит от налогооблагаемого объекта: «Доходы» либо «Доходы минус расходы».

Заполнение для УСН «Доходы»

ИП и предприятия, работающие на УСН, заполняют в учетной книге два раздела — первый и четвертый.

В первом разделе отражаются доходы/расходы, которые учитываются при стандартном исчислении налоговой базы. Возврат предоплаты от покупателей отражается в разделе «Доходы» с минусовым знаком. 

Читайте по теме:

Как и зачем вести учет доходов и расходов?

Как самостоятельно вести бухгалтерию продавцу с маркетплейса?

Графу пятую этого раздела, в которой отражаются расходы, такой налогоплательщик может не заполнять, за исключением расходов за счет государственной поддержки в виде помощи и субсидий. Сумму полученной поддержки отображают в четвертой графе, но не всю, а только ту часть, которая потрачена на момент осуществления траты.

Четвертый раздел КУДиР заполняют плательщики торгового сбора. Здесь отражается сумма, уменьшенная на величину уплаченного налога, начисленного по объекту, на который установлен этот сбор. Если лицо не выплачивает торговый сбор, заполнять раздел все равно нужно — проставлять прочерки.

Заполнение для упрощенки «Доходы минус расходы»

Предприятия на УСН с таким объектом налогообложения вносят записи в разделы 1, 2, 3 и справку к первому разделу с отражением итоговых расходных и доходных сумм.

Во втором разделе выполняется расчет затрат. К ним относятся расходы на покупку, сооружение или изготовление ОС, их реконструкцию и улучшение, а также на покупку или производство НМА. 

Расходы в этом разделе указывают отдельно по каждому объекту растущим итогом в течение года. Итоговые показатели из таблицы второго раздела в конце отчетного периода в неизменном виде и переносят в первый раздел.

Раздел III заполняется налоговым субъектом только если есть убытки в предыдущем отчетном периоде. Их можно перенести на будущие периоды в течение десятилетия, начиная с периода, в котором случились эти убытки, (п. 39 Порядка заполнения КУДиР по УСН).

Порядок для ОСНО

ИП на общей системе должны заполнять учетную книгу, утвержденную приказом Министерства финансов от 13 августа 2002 года. Нужно заверить реестр в ФНС не позже 30 апреля года, который следует за отчетным сроком сдачи декларации 3-НДФЛ.

В книге учета для ОСНО шесть разделов:

1. Доходы/расходы.
2. Амортизация ОС.
3. Амортизация несписанных МБП
4. Амортизация НМА.
5. Начисленные доходы плюс налоги, которые с них удерживались
6. Расчет налоговой базы. 

Каждый раздел представлен в виде таблиц. Надо заполнять КУДиР только по тем таблицам, по которым есть сведения, касающиеся деятельности ИП.

Важные правила заполнения КУДиР для общего режима налогообложения:

• Доходно-расходные операции отражаются кассовым методом, в момент поступления денег либо их расходования.
• Возврат покупателями авансовых платежей отражается в доходах с минусовым показателем.
• Разные виды деятельности полагается вести в КУДиР отдельно, но в одной книге.
• Отражаются только целевые расходы — те, что были направлены на увеличение прибыли.
• Затраты на сырье и материалы отражаются по дате реализации продуктов, работ или услуг.

Таблицы первого раздела отображены в двух вариантах. Вариант А — для ИП, которые ведут деятельность с НДС, вариант В — для тех, кто освобожден от уплаты НДС.

Во втором разделе данные по ОС вносят в таблицу сразу после ввода в эксплуатацию для каждого средства отдельной строкой.

Порядок ведения реестра для ИП на патенте

Заполнять КУДиР нужно предпринимателям, которые работают на ПСН. Важно внести операции, по которым получены доходы (Приложение 6 к Приказу ФНС).

На титульном листе, кроме Ф.И.О., ИНН и номеров расчетных счетов в банках, указывается также номер патента и срок его действия.

Книга имеет только один раздел — «Доходы». Порядок признания, определения и учета доходов установлен ст. 346.53, п. 2-4 НК.

Заполнение для ИП на сельхозналоге

КУДиР для ИП, которые применяют ЕСХН, заполняют производители сельскохозяйственной продукции согласно Порядку заполнения (Приложение 4 к Приказу ФНС). Книга представлена разделами «Доходы» и «Расходы».

Учитываются расходы на покупку, изготовление, реконструкцию ОС, покупку или формирование НМА, которые определяют налоговую базу. Начиная с 2024 заверять КУДиР по ЕСХН в налоговой не требуется. Новый Порядок этого не предусматривает.

Список допустимых видов расходов для сельхозпроизводителей устанавливает НК РФ по ст. 346.5. К ним относится покупка семян, удобрений, аренда техники, выплата заработной платы и другое.

Как вести КУДиР

Книгу учета разрешается вести в бумажном или электронном виде. Записи вносит сам предприниматель или бухгалтер. Вести регистр в электронном виде можно с помощью обычного текстового или табличного редактора. Можно также использовать один из специальных онлайн-сервисов, например, «Контур бухгалтерия» или «Мое дело».

Читайте по теме:

Как легко вести учет средств бизнеса в Google-таблицах

Правила управления личными финансами

Электронный реестр учета по окончании календарного года распечатывают, листы нумеруют и скрепляют. На последнем листе указывают общее число страниц.

Учетную книгу заверяют подписью предпринимателя либо номинального руководителя и официальной печатью. Если заполнение КУДиР реализуется на бумажном носителе, книгу нужно пронумеровать, прошить и заверить на начало года до внесения первой записи.

Как исправить ошибки в книге

При заполнении книги учета могут быть допущены ошибки, например неправильно указана сумма в документе или некорректно написано его название. Также может быть пропущен какой-либо документ.

В книге учета, выполненной от руки на бумаге или в распечатанной электронной книге нужно аккуратно зачеркнуть неточность, затем указать дату исправления и правильное значение. Рядом надо поставить подпись ответственного лица и печать.

В электронной книге нужно скорректировать неправильную запись в программе учета.

Исправление ошибки должно быть обосновано наличием первичного документа по данной операции.

Какие наиболее частые ошибки возникают при заполнении КУДиР

Чаще всего при заполнении строки операции в книге встречаются такие ошибки:

• Неясно отражено содержание операции. Формулировка должна быть точной. Например, вместо записи «Поступление денег от поставщика» надо выполнить такую запись: «Поступление на расчетный счет оплаты от ООО по договору поставки № 5 от 01.03.2023 года».
• Операция не отражена в книге учета. Это грубое нарушение, которое может привести к занижению суммы налога.
• Не указан документ-основание. Все операции должны быть подтверждены первичными документами.
• Не отражена сумма НДС упрощенцами, которые не работают с НДС. Такие налогоплательщики должны включать сумму НДС в доходы и расходы.
• Задвоение суммы платежа при оплате поставщику по банковской карте. Ошибочно могут быть отражены суммы по кассе и по банковской выписке.
• Не учитывается банковская комиссия при эквайринге от покупателей. Сумма не всегда есть в банковской выписке. В доходы должна войти полная сумма продажи.

Внимательность и грамотный подход к заполнению книги учета помогут избежать ошибок, правильно оформить КУДиР и определить объект налогообложения.

Фото на обложке: Pexels