Колонки

Как легко вести учет средств бизнеса в Google-таблицах

Колонки
Анастасия Сайфуллина
Анастасия Сайфуллина

Финансовый директор компании «Нескучные Финансы»

Екатерина Алипова

Учет денег — главный финансовый консультант каждого владельца бизнеса. С ним проще принимать управленческие решения и можно не бояться, что внезапно на что-то не хватит финансов и их придётся в панике искать. Контролировать ситуацию помогает отчет о движении денежных средств.

Как легко вести учет средств бизнеса в Google-таблицах

Отчет о движении денежных средств (ДДС) — инструмент управленческого учета, который показывает:

  • откуда и сколько денег поступило;
  • на что и в каком размере потратили денег;
  • сколько денег осталось на сегодняшний день.

Это один из самых важных отчетов, но при этом один из самых простых: вносишь выбытия и поступления в таблицу — и сразу видишь всю картину. 

У нас есть удобный шаблон ДДС в Google-таблицах, и мы готовы им делиться. Заодно покажем, как его настроить под нужды конкретного бизнеса, чтобы учет денег стал легким и приятным.

1 шаг. Скачайте шаблон ДДС

В него уже «зашиты» формулы, так что вам не придется ничего настраивать — только создать копию на свой диск и внести необходимые изменения перед началом работы.

Скриншот Google-таблиц / Фото предоставлено автором

Скачать шаблон ДДС

RB.RU организует встречу проекта Founders’ Mondays для начинающих и опытных предпринимателей. Дважды в месяц по понедельникам.

2 шаг. Отредактируйте всё под себя

Заполняем кошельки во вкладке «ДДС: настройки». Кошелёк — это там, где лежат деньги. Например, расчетный счёт, касса, сейф, карман. То есть всё, откуда вы берёте деньги на бизнес и куда их кладете. Это самое важное — учёта не будет, если не будет кошельков.

Скриншот Google-таблиц / Фото предоставлено автором

Заносим направления и контрагентов во вкладке «Справочники». Направления — аспекты вашего бизнеса. Представим кондитерскую. Они пекут торты на заказ. Это одно направление. Ещё они пекут булочки, пирожные, пироги и продают в розницу. Это уже второе направление.

Контрагент — тот, кому мы платим или кто платит нам. Человек, у которого вы арендуете помещение, — контрагент. Человек, который пользуется вашими услугами или покупает ваш товар, — тоже контрагент.

Скриншот Google-таблиц / Фото предоставлено автором

Редактируем статьи и субстатьи во вкладке «ДДС: статьи». По факту эта вкладка — подсказка для всех, кто будет работать с таблицей. Давайте по порядку разберём все её сущности.

Статья ДДС — группа поступлений или выбытий. Если проще: откуда нам могут прийти деньги или куда они могут уйти. Например, «Аренда офиса», «Офисные расходы» и др.

В статью можно вынести всё, что хотите, но советуем всё-таки объединять по группам. Иначе в отчете будет слишком много информации и проанализировать его будет слишком сложно.

Скриншот Google-таблиц / Фото предоставлено автором

Субстатья ДДС — подробное описание статьи ДДС. Например, в статье пишем: «Аренда торговых точек», а в субстатье расписываем: «Платежи за аренду и коммунальные услуги торговых точек». В статье пишем: «Офисные расходы», а в субстатье расписываем: «Покупка воды, канцелярии, оплата уборки».  

Скриншот Google-таблиц / Фото предоставлено автором

Группа — тут всё просто: либо выбытие, либо поступление денежных средств.

Скриншот Google-таблиц / Фото предоставлено автором

Видов деятельности — три. Каждый опишем отдельно:

  1. Операционная деятельность — всё, что связано с основной деятельностью компании: поступления от клиентов, оплата поставщикам, выплата заработной платы и так далее.
  2. Финансовая деятельность — выплата дивидендов и привлечение денег в компанию, например, кредиты и займы.
  3. Инвестиционная деятельность — покупка и продажа основных средств, поступления от вложений в другие проекты.

Скриншот Google-таблиц / Фото предоставлено автором

Техническая операция — перевод денежных средств между кошельками компании.

Скриншот Google-таблиц / Фото предоставлено автором

3 шаг. Пользуйтесь

После того, как все настроено, можно приступать к ведению учета. Для него отдельная вкладка — «ДДС: месяц».

В идеале — заполнять её каждый день. Это занимает 10-20 минут. Если забить и всю неделю не заполнять, придется вспоминать все операции, искать чеки и заполнять таблицу несколько часов. И советуем делегировать заполнение менеджеру, чтобы не возиться с отчетом самостоятельно. 

За чем важно следить по ходу заполнения отчета: 

  1. Проверяйте сходимость. Количество денег в отчетах и количество денег на реальных счетах должно совпадать.
  2. Следите, чтобы поступлений было больше, чем выбытий. Это главный признак того, что компания может генерировать положительный денежный поток.
  3. В выбытиях ставьте знак минус. Так таблица поймет, что деньги ушли, и зафиксирует, что это выбытие.

Скриншот Google-таблиц / Фото предоставлено автором

Жёлтые ячейки заполняем, а в белые всё подтянется автоматически.

Подобные шаблоны — удобный инструмент по учету и аналитике движения денежных средств, который поможет вам и в опреационной деятельности, и в стратегическом планировании.

Фото на обложке: Mikhail Nilov / Pexels

Фото в тексте: Предоставлены автором

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Импортозамещение в текущих реалиях: как отечественные компании выходят из ситуации
  2. 2 Как работодателю оформлять документы с сотрудником, который уехал в другую страну?
  3. 3 RegTech по-русски: как поменялся рынок распознавания документов за последние недели и какие решения нужны отрасли?
  4. 4 4 этапа избавления от дебиторской задолженности
  5. 5 Почему бухгалтерские компании «косячат» и как заранее обезопасить свой бизнес?