Бизнес не может долго оставаться прибыльным, если предприниматель не умеет считать прибыль и влиять на нее, замечая изменения в доходах и расходах. Главная причина вести учет доходов и расходов — разбираться в том, что происходит с бизнесом, и вовремя принимать решения на основе точных цифр. О том, как правильно это делать, рассказывает Махабат Рамазанова, финансовый директор «Нескучных финансов».
Содержание
- Что такое финансовый учет и какие отчеты в нем необходимы?
- Где лучше всего вести финансовый учет?
- Этапы составления бюджета
- Отчет о прибылях и убытках
- Баланс
- Почему во многих компаниях не принято вести учет?
- Чем может помочь ведение учета?
- Почему у компания возникают проблемы с финансами?
Минимально необходимый инструмент, который даст вам общее понимание о бизнесе — отчет о прибылях и убытках. Этот отчет облегчает ведение учета доходов и расходов, помогает понять их структуру и динамику. А также выявить, какие направления в бизнесе приносят больше всего выручки и на что компания расходует средства. Но одного лишь этого отчета недостаточно, чтобы вести полноценный финансовый учет.
Что такое финансовый учет и какие отчеты в нем необходимы?
Финансовый учет — это регулярный процесс сбора и систематизации данных о финансовом состоянии и результатах деятельности компании. Система финансовой отчетности должна включать три главных отчета:
- Отчет о движении денег (ДДС) — показывает, сколько у компании денег;
- Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) — расскажет о том, сколько зарабатывает бизнес;
- Баланс — отчет о богатстве компании, он расскажет, что есть у компании сейчас и за счет каких средств это приобреталось.
Помимо трех основных отчетов, чаще всего нужны вспомогательные: учет основных средств, зарплатная ведомость, учет дебиторки и кредиторки и т. д. Они помогают погрузиться в детали и правильно собрать три главных отчета.
Где лучше всего вести финансовый учет?
Вести финансовый учет можно в Google-таблицах или специализированных сервисах. На рынке их множество. Во многих сервисах есть дополнительные рекомендации, как вести учет расходов, чтобы итоговые цифры давали вам полное представление о бизнесе.
Мы часто используем автоматические сервисы финучета. К ним относятся, например, «Финтабло», «ПланФакт» и другие. Такой сервис помогает контролировать движение денег, планировать финансы с точностью до 90%+ и видеть прибыль ежедневно. Сервисы автоматически загружают данные со счетов компании и формируют отчеты для принятия решений.
Этапы составления бюджета
Бюджетирование — итерационный процесс, с первого раза может не получиться. Но с каждым разом вы будете лучше понимать, как вести учет доходов и расходов, и результаты будут становиться лучше.
Чтобы создать бюджет, сначала нужно собрать отчетность. Без фактических данных планировать бюджет невозможно. Кроме того, перед планированием нужно поставить цели для компании и сопоставлять с ними плановые показатели.
Собрать бюджет можно несколькими способами. Первый способ — собрать данные от ответственных сотрудников и свести в общий план. Второй способ — поставить плановые показатели так, как их видит руководство, и отдать на исполнение сотрудникам.
Читайте также:
Как легко вести учет средств бизнеса в Google-таблицах
10 способов уменьшить налоговую нагрузку на бизнес
Как самостоятельно вести бухгалтерию продавцу с маркетплейса?
Отчет о прибылях и убытках
Отчет о прибылях и убытках помогает увидеть, сколько на самом деле заработала компания. Он формируется за отчетный период — месяц или квартал. Чтобы правильно вести отчет, важно понимать, к какому периоду отнести доход или расход, так как возникают они не в момент оплаты, а в момент исполнения обязательств.
Например, компания продает и проводит курсы по истории искусств. Когда ученик внес деньги за урок — это еще не доход компании. Доход появится, когда компания проведет урок. А расход по заработной плате преподавателю возникнет не тогда, когда компания выплатит зарплату, а когда преподаватель проведет урок — то есть исполнит свои обязательства.
Баланс
Баланс — главный отчет собственника бизнеса. Он помогает понять, в каком состоянии находится бизнес и отвечает на самые важные вопросы:
- Где деньги?
- За чей счет живет компания?
- Насколько компания богата?
Баланс состоит из активов и пассивов. Активы показывают, что есть в компании, а пассивы — откуда все это появилось. Если ОПИУ собирается по результатам отчетного периода, то баланс — всегда на конкретную дату.
Почему во многих компаниях не принято вести учет?
Причин может быть много, но главная из них — нет ресурсов: квалифицированных сотрудников и времени на ведение учета расходов. Часто собственники на старте сами занимаются всеми процессами, и на учет времени не остается.
Многие предприниматели вообще не знают, что нужно вести финансовый учет и считают, что бухгалтерского учета уже достаточно. Другим не хватает знаний и опыта для самостоятельного ведения.
Чем может помочь ведение учета?
Финансовый учет нужен для принятия качественных управленческих решений. Инструменты учета покажут, что происходит в компании и как улучшить финансовый результат. При помощи качественной информационной системы можно сделать компанию управляемой и предсказуемой.
Отчеты помогут понять, в каком состоянии находится компания, сколько у нее денег, сколько компания зарабатывает и насколько эффективно работают деньги в бизнесе. Инструменты планирования помогут спрогнозировать результат и пути его достижения.
Почему у компания возникают проблемы с финансами?
- Первая причина — компания может работать в убыток. В этом случае проблемы неизбежны, убыток будет копиться, увеличивать долги и дыру в собственном капитале.
- Вторая причина — отсутствие качественного учета. В этом случае собственник или руководитель не может оперативно реагировать на изменения, прогнозировать результат. А иногда и вовсе не видит, что в компании есть проблемы.
- Третья причина — неправильно выстроенные бизнес-процессы. К примеру, компания работает с прибылью, но предоставляет слишком большие отсрочки клиентам. В этом случае есть риск возникновения кассовых разрывов.
- Четвертая причина финансовых сложностей — неправильное распределение прибыли. Например, собственник выводит в качестве дивидендов больше, чем зарабатывает. Это грозит дырой в собственном капитале.
Иногда все эти причины встречаются вместе. Чтобы такого не допустить, можно переложить задачи по ведению учета на финансового директора — в штате или на аутсорсинге.
Фото на обложке: Shutterstock / CrizzyStudio
Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter