Кейс Рокет Ворк: как сэкономить более 3 млн рублей в месяц на HR

О сервисе доставки еды

Компания работает в формате dark kitchen — это когда самих ресторанов нет, и кухня производит блюда только для доставки. Ежедневно сервис обрабатывает более 25 тыс. заказов и доставляет их клиентам в течение 30 минут. Чтобы поддерживать стандарты качества, проект содержал большой штат линейного персонала из 1700 человек: тысяча кладовщиков, 500 курьеров, 100 поваров и еще сотня других специалистов.

В чем была проблема

У компании были космические расходы на кадровое администрирование:

1. Один специалист отдела кадров в состоянии обслужить порядка 80-100 сотрудников в месяц. Несложно подсчитать, что для обработки всех сотрудников компании требуется по меньшей мере 17 кадровых специалистов. 
2. Формирование документов в системе учёта занимает в среднем 15 минут — это время уходит на создание контрагента, договора, акта и проведение выписки. Чтобы обработать все акты, нужны еще десятки кадровиков. 

Компания тратила 4,3 млн рублей ежемесячно на содержание 72 специалистов, которые занимались кадровым администрированием, поддерживали ручной документооборот и оформляли выплаты. Такая статья расходов мешала сфокусироваться на других важных для бизнеса направлениях, да и в целом внутренние ресурсы компании были ежедневно загружены кадровой операционкой.

Какое нашли решение 

Компания хотела реализовать ЭДО и расчёты с исполнителями и радикально снизить операционные расходы.

За решением своей проблемы сервис обратился в Рокет Ворк  — платформу для работы с самозанятыми. В функционал платформы входят сервис подбора персонала, его оформление, ЭДО и сервис для массовых выплат. 

Специалисты Рокет Ворк предложили компании пересмотреть формат взаимодействия со своими исполнителями. Приняли решение перевести большую часть процессов в сдельный формат — это позволяло оформлять курьеров, складских работников и поваров на время или под определённые задачи и комфортнее оперировать текучкой кадров.

Результаты 

Сервис по доставке еды снизил не только операционную, но и финансовую нагрузку за счёт рационального распределения ресурсов: 

• больше нет необходимости содержать штат из 72 кадровых специалистов — за счёт автоматизации кадровых процессов и цифрового подписания актов компания в несколько раз уменьшила расходы на кадровое делопроизводство. Расходы на кадровое администрирование, обеспечение работы back-офиса и front-офиса уменьшились на 1,7 млн, 840 и 420 тыс. рублей в месяц соответственно;
• благодаря прямой контрактации с исполнителями без посредников ушла статья расходов на аутсорс-рекрутинг. Вместо аутсорса компания наняла штат из 15 рекрутеров, которые проводят интервью с линейным персоналом. Это позволило сэкономить ещё 300 тыс. рублей в месяц;
• в штате остался только ключевой персонал. Весь линейный персонал переведён в сдельный формат. Это позволило компании снизить налоговую нагрузку на 24% с 30 до 6%.

В результате компании удалось экономить больше 3 млн рублей ежемесячно благодаря цифровизации рутинных кадровых процессов и переходу к гибкому формату взаимодействия с исполнителями. 

Помимо позитивного финансового эффекта автоматизация позволила снять тяжелый пласт операционки с сотрудников.

Платформа Рокет Ворк автоматизирует взаимоотношения с внештатными специалистами любого типа: самозанятыми, ИП и ФЛ по ГПХ. Личный кабинет для бизнеса и приложение для исполнителей спроектированы так, чтобы пользователь с любым уровнем подготовки быстро решил свои задачи. Сервис обеспечивает качественное кадровое администрирование, электронный документооборот, автоматические расчёты и формирование налоговых отчислений.

Фото на обложке: BOKEH STOCK / Shutterstock