Кадровое делопроизводство: как организовать и избежать ошибок

Когда возникает потребность организовать кадровый учет?

В крупных компаниях такие процессы уже функционируют в рамках устоявшихся правил. В таких организациях работа с персоналом организована на высоком уровне:

• внедрены стандарты документооборота,
• автоматизированы ключевые процессы,
• ответственность за их выполнение распределена между специалистами.

Однако для малого и среднего бизнеса, особенно для недавно созданных предприятий, создание делопроизводства может стать серьезной задачей. Часто они сталкиваются с нехваткой ресурсов, опыта или знаний, что делает процесс сложным.

Необходимость организовать кадровое делопроизводство с нуля становится актуальной в двух основных ситуациях, каждая из которых требует индивидуального подхода:

1. Первая ситуация касается уже функционирующих компаний, где процессы учета ведутся хаотично или с нарушением норм. В таких организациях отсутствие четкой системы ведения кадровой документации может спровоцировать серьезные проблемы. Среди наиболее распространенных рисков — штрафы со стороны проверяющих органов, а также возможные репутационные потери. Чтобы избежать подобных последствий, надо провести всесторонний анализ текущего состояния кадровой документации и создать соответствующую инструкцию. Нужно выявить слабые места и определить участки, которые нуждаются в доработке. На основе полученных данных разрабатывается план мероприятий по восстановлению порядка.
2. Вторая ситуация возникает на этапе создания новой организации или при найме первого работника индивидуальным предпринимателем. В этом случае крайне важно сразу организовать кадровую работу таким образом, чтобы она соответствовала всем требованиям действующего законодательства.

Как организовать кадровое делопроизводство с нуля

Создание кадрового делопроизводства представляет собой одну из ключевых задач для любого бизнеса, независимо от его масштаба. Этот процесс включает в себя систематизацию и ведение кадрового делопроизводства и документации, которая регулирует трудовые отношения. Ответственность за кадровый учет может быть возложена на различных специалистов — от руководителя или бухгалтера до офис-менеджера.

Шаг 1. Формирование делопроизводства

На первом этапе надо определить ответственных за ведение документации, связанной с трудовыми отношениями. Выбор напрямую зависит от особенностей конкретного предприятия. Здесь нужно учитывать множество факторов: общее количество работников, специфику деятельности организации, уровень текучести персонала, а также доступные финансовые и человеческие ресурсы.

Следует отметить, что ранее существовавшие нормативы численности специалистов по кадровому делопроизводству уже неактуальны и не применяются в современных условиях.

Сегодня подход к расчету нагрузки на кадровиков более гибкий. В среднем один специалист способен вести учет для 200-300 сотрудников. Однако эти показатели считаются ориентировочными, так как реальная нагрузка зависит от объема задач, специфики документооборота, временных затрат.

Нужно:

1. Выбрать подходящую модель ведения кадрового учета. В зависимости от структуры, утвержденного штатного расписания функции кадрового делопроизводства могут быть распределены по-разному.
2. Изучить учредительные бумаги, внутренние нормативные акты. Этот процесс позволяет получить представление о текущем состоянии системы учета.

Шаг 2. Анализ учредительных документов

Анализ нужно начать с проверки наименования предприятия. Если название компании в документе указано неправильно, это может привести к серьезным юридическим последствиям, включая риск полного оспаривания заключенных договоров или признания их недействительными.

Особое внимание следует уделить разделам, где прописаны полномочия лиц, представляющих интересы нанимателя. Если полномочия возложены на руководителя, нужно проверить, установлены ли для него какие-либо ограничения. Нельзя игнорировать эти инструкции, поскольку это может привести к нарушениям внутреннего порядка.

Читайте по теме:

Как проводить кадровый резерв

7 ошибок в управлении распределенной командой

Распространенная ошибка в кадровом делопроизводстве — когда в преамбуле договора указано одно уполномоченное лицо (например, генеральный директор), а фактическую подпись ставит другое лицо, не имеющее соответствующих полномочий.

Для ИП инструкции к оформлению кадровых бумаг имеют свои особенности. В соответствии со статьей 20 ТК РФ, только сам предприниматель может заключать, изменять, расторгать трудовые договоры, а также утверждать нормативные акты.

Шаг 3. Формирование штатного расписания и анализ штатной расстановки

В этом документе фиксируются не только полные названия должностей и их распределение по подразделениям, но также указываются численность, предусмотренная для каждой должности, размеры оплаты труда.

Согласно нормам, трудовая функция каждого должна в точности соответствовать должности, которая указана в штатном расписании. Это означает, что каждый занимает четко определенное место в структуре, а его обязанности, квалификационные требования строго регламентированы. Если же какой-либо из сотрудников оформлен вне рамок утвержденного штатного расписания, то такие отношения регулируются уже не трудовым законодательством, а гражданско-правовыми отношениями.

Также по теме:

Все включено или индивидуальный подход: какая HR-система подходит для вашего бизнеса?

Как избавиться от бумажных документов: инструкция для работодателей

Наниматель может утвердить штатное расписание как по унифицированной форме Т-3, так и разработать собственный формат документа.

Если компания выбирает индивидуальный шаблон, то его рекомендуется включить в учетную политику организации, чтобы обеспечить прозрачность учета. При этом важно учитывать, что в графе «Количество штатных единиц» можно указывать не только полные ставки, но и их дробные значения.

Штатное расписание не только фиксирует структуру, но также становится незаменимым инструментом для анализа штатной расстановки — фактического распределения по должностям, подразделениям.

Шаг 4. Формирование перечня локальных нормативных актов: обязательные документы и ключевые аспекты

Это внутренние документы, в которых прописаны правила, нормы и условия работы компании. Для представителей малого, среднего и микробизнеса крайне важно четко понимать, какие документы считаются обязательными для разработки, а какие создаются только при определенных условиях.

Набор зависит от таких факторов, как специфика деятельности, численность, а также требования действующего законодательства.

Основные ЛНА

Одним из ключевых пунктов признаются правила внутреннего распорядка (ПВТР). Этот документ определяет основные положения, касающиеся организации рабочего времени, дисциплины труда, порядка взаимодействия между работниками и нанимателем.

Еще важен документ, который регламентирует систему оплаты труда (ст. 135 ТК РФ). Он может быть зафиксирован как отдельное положение или включен в состав ПВТР либо коллективного договора. Этот документ фиксирует порядок начисления заработной платы, премий, надбавок и других выплат.

ЛНА по обработке персональных данных

В соответствии с главой 14 ТК РФ и Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных», каждый работодатель обязан разработать местный нормативный акт, регулирующий порядок сбора, хранения и передачи персональных данных работников. Это не только требование закона, но и важная мера для предотвращения утечек конфиденциальной информации.

ЛНА по охране труда

Безопасность на рабочем месте также должна быть обеспечена соответствующими бумагами. В рамках раздела X ТК РФ нужно разработать ЛНА по охране труда. В их состав может входить инструкция для различных категорий работников, порядок расследования несчастных случаев на производстве и другие документы. Эти акты особенно важны для организаций с повышенными рисками на рабочих местах.

ЛНА по нормированию труда

Положение о нормировании труда (ст. 162 ТК РФ) — еще один важный документ, он актуален для компаний с производственными процессами, поскольку он регулирует нормы труда и обеспечивает справедливую оценку вклада сотрудников в общий результат работы.

График отпусков

Отдельного внимания заслуживает график отпусков. Этот документ должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до начала нового календарного года. Если организация создана в течение года, график отпусков на текущий период может не составляться. Однако в последующие годы составлять его нужно обязательно заранее, в конце года.

Шаг 5. Анализ оформления отношений с руководителем

Руководитель занимает центральное место, совмещая в своей деятельности функции единоличного исполнительного органа и трудовые обязанности, предусмотренные законом. Его роль в обеспечении работы предприятия настолько значительна, что процесс оформления отношений с ним требует особого внимания и точного соблюдения всех нормативных требований. Ошибки на этом этапе могут привести к серьезным последствиям, включая правовые споры и финансовые убытки. Для оформления следует:

1. Проверить, есть ли все нужные документы, которые подтверждают законность его назначения на должность. К таким документам относится решение или протокол уполномоченного органа, который в соответствии с уставом имеет право назначать генерального директора.
2. Оформить трудовой договор. Он должен быть составлен строго в соответствии с нормами законодательства и положениями.
3. Издать приказ о приеме на работу, а также внести соответствующую запись в трудовую книжку руководителя.

Шаг 6. Проверьте приказы о назначении ответственных лиц

Для успешного управления внутренними процессами, а также для соблюдения требований действующего законодательства крайне важно своевременно издавать приказы о назначении ответственных лиц по ключевым направлениям деятельности.

Помимо обязательных приказов, предусмотренных законодательством, рекомендуется назначить ответственных сотрудников для выполнения других важных функций, которые напрямую влияют на организацию работы предприятия.

Например, нужно закрепить за конкретными лицами ответственность за охрану труда, ведение табеля рабочего времени и уведомление МВД о заключении или расторжении договоров с иностранными гражданами.

Также важно определить сотрудников, которые будут передавать отчетность в СФР по формам СЗВ-ТД, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Если организация взяла на себя обязанность с порталом «Работа в России» или предоставлять сведения в службу занятости (на основании пункта 3.2 статьи 25 Закона РФ № 1032-I), эти обязанности также должны быть закреплены за конкретным сотрудником.

Все назначения ответственных лиц должны быть оформлены в виде приказов, где четко прописаны их полномочия и зоны ответственности.

Системы ведения в организациях

Эффективная организация кадрового делопроизводства — один из важных факторов успешного управления персоналом в компаниях малого и среднего бизнеса. Нужно правильно выбрать систему для кадровых документов. На практике выделяют 3 основные модели ведения кадрового делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную. Каждая из них имеет свои особенности, преимущества и ограничения.

Централизованная

Эта модель организации кадрового делопроизводства предполагает, что все функции, связанные с учетом персонала, сосредоточены в одном месте — чаще всего в головном офисе компании. В рамках этой системы все кадровые процессы, включая оформление документов, учет рабочего времени, подготовку приказов и внесение изменений в трудовые договоры, выполняются центральным отделом.

Преимущества особенно заметны в компаниях с четко выстроенной вертикальной структурой. Однако для организаций с территориально распределенной сетью филиалов такой подход может быть не очень удобным, поскольку постоянно нужно взаимодействовать между подразделениями и центральным офисом.

Децентрализованная

Система распределяет функции учета между различными подразделениями компании, включая филиалы. В этом случае ответственность за задачи передается на уровень местных офисов. Например, филиалы могут самостоятельно оформлять отпуска сотрудников, составлять табели рабочего времени или издавать приказы.

При этом ключевые функции остаются за центральным аппаратом.

Смешанная

Представляет собой гибрид двух предыдущих систем и сочетает их сильные стороны. В рамках этого подхода часть функций остается за центральным офисом, а другие задачи передаются на уровень филиалов.

Смешанная система эффективна для компаний с разветвленной структурой, где нужно балансировать между централизованным управлением и автономией филиалов.

Фото на обложке: Freepik