Все включено или индивидуальный подход: какая HR-система подходит для вашего бизнеса?

Комплексные системы: все включено

Комплексные HR-решения (all-in-one) предлагают полный набор инструментов — от подбора персонала до мониторинга вовлеченности и эффективности сотрудников. Такие сервисы работают по принципу «единого окна» и лучше всего подходят компаниям со стандартными запросами.

Преимущества комплексных HR-решений:

• Экономия времени.  Благодаря комплексным решениям сотрудники кадровой службы имеют доступ ко всем инструментам в «едином окне» и могут не переключаться между разными системами. Такой подход значительно экономит рабочее время.
• Экономия средств. Покупка комплексной HR-системы может оказаться дешевле и сэкономить средства компании. Чтобы цена оказалась оптимальной, нужно правильно выбрать сервис, который позволит решить все задачи компании по работе с персоналом, но при этом не окажется избыточным. Если часть инструментов  не нужны или не адаптированы под потребности заказчика, то вместо экономии компания снова получит траты на то, что не нужно.
• Полная информация о сотруднике. Как правило, в едином кабинете собрана вся необходимая информация о сотруднике: кадровые документы, план отпусков, его отгулы, пройденные программы переподготовки и индивидуальный план развития. 
• Продвинутая аналитика. Комплексные системы позволяют собирать и анализировать данные по всем  направлениям. Полученные результаты можно использовать при принятии кадровых решений и для разработки систем мотивации.       

Недостатки комплексных HR-решений:

• Небольшое число функций по каждой из задач. Как правило, комплексные HR-системы предоставляют только основные функции по каждой из задач. Возможности настройки также ограничены. Это может оказаться недостатком, если некоторые потребности компании выходят за рамки стандартных запросов.
• Сложный интерфейс. Решения «все в одном» часто имеют сложный интерфейс. Из-за этого на внедрение и адаптацию комплексных систем требуется много времени, а иногда и дополнительное обучение сотрудников.
• Зависимость от одного поставщика. Поставщики ПО могут перепрофилироваться, закрыть продукт или пересмотреть условия предоставления услуг. Порой это создает риски для работы HR-команды и компании в целом. Подобная ситуация сложилась совсем недавно, когда российский рынок покинули ряд разработчиков и вендоров ПО. 

Согласно данным Smart Ranking, суммарная выручка в сегменте комплексных HR-решений за 2023 год выросла на 31% и достигла 10 млрд рублей.

Специализированные системы: под каждую задачу — свое решение

Специализированные HR-системы (best-in-class) лучше всего подходят компаниям, которые сосредоточены на решении конкретной задачи, например, на поиске талантов или оперативном расширении команды. Такие решения позволяют автоматизировать как точечные задачи, вроде тестирования работников, так и целые направления работы с персоналом: 

• подбор кандидатов (рекрутинговые CRM-системы);
• кадровый документооборот (КЭДО);
• адаптацию, обучение и развитие сотрудников (LMS).

По оценкам наших аналитиков, за 2023 год потребность российского бизнеса в специалистах со знанием КЭДО выросла на 97%, в экспертах по автоматизации подбора — на 48%, а в специалистах со знанием ИТ-решений для адаптации — на 29%. Опыт показывает, что навыками КЭДО чаще всего интересуются технологические, медицинские и энергетические компании, автоматизированным наймом — работодатели из сельского хозяйства, медицины и энергетики, а цифровой адаптацией сотрудников — компании из сферы ТЭК, розничной торговли и финансов.

Преимущества специализированных HR-систем:

• Функциональные инструменты. Поскольку такие системы сосредоточены на решении конкретной задачи, они предлагают технологические инструменты, которые прорабатывают разные сценарии, четко подстраиваются под конкретные запросы и сферы применения.
• Постоянные обновления. Скорость развития специализированных сервисов  на порядок выше, чем у комплексных решений. Разработчики таких систем внимательно отслеживают запросы целевой аудитории и рынка в целом и оперативно внедряют новые инструменты. Если потребности компании растут и со временем меняются, то специализированные HR-системы подходят лучше. Они решат новые задачи эффективно и своевременно.
• Высокая совместимость с другими HR-системами. Как правило, такие системы легко интегрируются с другими HR-сервисами через API. Например, заявки на открытие новых вакансий могут автоматически загружаться в рекрутинговую систему из кадровых и внутренних систем учета. После этого информация из рекрутинговой системы передается в сервисы кадрового документооборота или адаптации и обучения новичков. В итоге внутри компании создается бесшовная цифровая HR-экосистема, которая объединяет все используемые решения и процессы.  
• Простота использования. Для работы со сложным многоступенчатым программным обеспечением иногда требуется пройти специальное обучение. Как пример можно привести сервисы SAP.  Преимущество  специализированных систем — их простота. В отличии от многофункциональных решений они предназначены для выполнения только одной ключевой функции и не требуют много времени для внедрения и освоения. 
• Цифровизация в нужном вам темпе. Заточенные под конкретные задачи и направления работы HR-системы позволяют проводить цифровизацию процессов постепенно — в соответствии с индивидуальными потребностями и приоритетами компании. Иногда пошаговая автоматизация позволяет  грамотно распределить ресурсы и снизить зависимость от одного поставщика ПО.   

 Недостатки специализированных HR-систем:

• Фрагментация работы и информации. Если компания использует слишком много систем, рабочий процесс может оказаться чересчур раздробленными и неудобным. Поэтому стоит определиться с основной системой и выбирать новые решения с учетом ее особенностей.  
• Требуются дополнительные ресурсы ИТ-команды. Внедрение каждой новой системы необходимо внести в планы на развитие ИТ-инфраструктуры.  

По опыту, высокая индивидуализация HR-сервисов помогает не только в цифровизации HR-процессов, но и для развития бизнеса в целом. Неслучайно, согласно данным Smart Ranking, суммарная выручка в сегменте КЭДО (кадрового электронного документооборота) за 2023 года выросла на 96% и составила 2,7 млрд рублей. 

Вместо выводов

 Преимущества и ограничения имеют как комплексные, так и специализированные решения. Нет плохого или хорошего решения. Есть те, которые подходят под задачи определенной компании, возможности ее ИТ-инфраструктуры, профессионального уровня и предпочтений HR-команды. Тщательно рассмотрев задачи и цели, можно сделать лучший выбор HRtech-сервиса.