Как избавиться от бумажных документов: инструкция для работодателей

В основе этой инструкции лежат главные документы, регулирующие эксперимент: Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» и приказ Минтруда от 14.05.2020 г. № 240н. 

1. Определиться с датой и документами

Прежде всего необходимо решить, когда вы хотите начать эксперимент.

Также работодатель сам решает, какие из кадровых документов будут существовать только в цифровом варианте. Полный перечень того, что можно включить в этот список, указан в приложении №3 к приказу Минтруда. 

2. Спросить работников

Никого нельзя заставлять участвовать в эксперименте, поэтому, если вы решили присоединиться к этой инициативе, убедитесь, что коллектив не против.

Для этого не менее чем за месяц до предполагаемого старта уведомите сотрудников о возможности перехода на кадровые электронные документы без дублирования на бумаге. Они должны написать заявления об участии или отказе от участия.

Поступающие на работу тоже должны принять решение: присоединиться к эксперименту или нет. В эксперименте не могут участвовать дистанционные работники, потому что с ними и так разрешен кадровый ЭДО.

3. Определиться с подписью и оформить документально 

Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог собственноручной подписи.

Кадровые электронные документы работодатель может подписывать только усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

У работника выбор шире — он может применять УКЭП, усиленную неквалифицированную (УНЭП) или простую электронную подпись в зависимости от документа и системы, в которой будет происходить документооборот.

Для договоров обязательно применение КЭП работодателя и КЭП или УНЭП работника, остальные документы работники могут подписывать другими видами электронной подписи.

Информацию о проведении эксперимента в компании необходимо отразить в локальных нормативных актах: утвердить новые или изменить существующие. Например, к эксперименту относятся документы об использовании электронной подписи, о порядке обработки персональных данных работников и другие.

Также изменения необходимо внести в заключенные трудовые договора или соглашения. 

4. Выбрать систему

Кадровый документооборот можно вести в сервисе «Работа в России» или использовать собственную систему (с возможностью взаимодействия с государственным сервисом). Собственная система работодателя — это не обязательно собственная разработка, это также может быть приобретенный программный продукт.

При выборе решения для кадрового ЭДО рекомендуем уделить особое внимание следующим вещам:

• безопасности данных, 
• возможности использовать несколько видов подписей, 
• доступности архива. 

Работодатель как оператор персональных данных работников несет ответственность за их сохранность, поэтому важно обратить на это особое внимание при планировании эксперимента в компании. 

Например, за утечку персональных данных компанию ждет штраф от 25 тысяч до 50 тысяч рублей, а за нелокализованные персональные данные компания должна будет заплатить от 1 до 6 млн рублей.

При выборе системы убедитесь, что в ней могут применяться электронные подписи физических и юридических лиц и их различные виды (простая, УКЭП, УНЭП). 

Если это облачный сервис, то позаботьтесь о своевременном сохранении каждого документа в собственный архив. В этом случае вы не потеряете документы, даже если прекратите пользоваться сервисом или на вашем балансе закончатся средства. 

Если же вы используете систему, которая располагается на вашем сервере, достаточно настроить резервное копирование, потому что архив и так локализован и всегда вам доступен.

5. Направить заявление в Минтруд

Чтобы сообщить в Минтруд о своем желании присоединиться к эксперименту, отправьте соответствующее заявление, указав в нем данные организации, общую численность работников и сколько из них будет участвовать в эксперименте, наличие профсоюза, место проведения, должность и ФИО руководителя.

Если вы вдруг передумаете участвовать, отправьте заявление об отказе и сообщите в нем причину. Образцы заявлений можно найти в приложениях №1 и №2 к приказу Минтруда.

Если во время эксперимента у вас возникнут вопросы, вы можете отправлять их на электронную почту: [email protected]. Ответ должен поступить в течение 10 рабочих дней.

6. Отправлять отчеты 

Не забудьте отчитываться о ходе эксперимента. Первый такой отчет работодатели, перешедшие на ЭДО, должны были отправить в Минтруд до 1 августа. Далее министерство будет собирать информацию еще дважды: до 1 декабря 2020 года и до 2 апреля 2021 года.

Образец отчета находится в приложении №4 к приказу Минтруда.

KorArkaR / Shutterstock

Что еще важно знать

При проверках и в ответ на запросы от уполномоченных организаций вы можете предоставлять документы в электронном виде или направлять их бумажные копии.

Работник имеет право запросить свои кадровые электронные документы. Для этого он должен подать заявление, в котором будет указано, как их предоставить: в электронном виде, на бумаге или в сервисе «Работа в России».

Предполагается, что в ходе эксперимента будут созданы и протестированы сценарии применения электронных документов в кадровом делопроизводстве, чтобы в итоге составить список предложений для изменения законодательства России.

Электронные трудовые книжки 

Не стоит думать, что это первое масштабное событие по цифровизации кадрового документооборота: уже с января Пенсионный фонд собирает электронные отчеты СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности работников). Из этих сведений формируются электронные трудовые книжки. 

До конца октября работодатели должны письменно уведомить сотрудников о том, что они могут выбрать между традиционной бумажной и электронной трудовой книжкой. А собрать заявления нужно будет до 31 декабря 2020.

У тех сотрудников, которые начнут свою карьеру с 2021 года, выбора уже не будет — история их трудовой деятельности будет фиксироваться только электронно.

Как достичь максимума

Итак, чтобы избавиться от обязательства вести кадровые документы на бумаге, необходимо стать участником эксперимента Минтруда по переводу документов, связанных с работой, в электронный вид. 

Как это сделать:

1. Определить, какие документы будут оформляться электронно и с какого числа.
2. Уведомить работников и собрать заявления.
3. Оформить документы о проведении эксперимента и обеспечить сотрудников электронными подписями.
4. Выбрать, где будет происходить документооборот: в государственном сервисе или в собственной системе.
5. Направить заявление об участии в эксперименте.
6. Отчитываться о ходе эксперимента.

В проекте Dig(IT)al рассказываем о технологиях, которые помогут вам заработать. Переходите на цифровую сторону бизнеса.

Фото на обложке: Lolostock / Shutterstock