НДФЛ за сотрудника в 2025 году

Что такое НДФЛ

НДФЛ расшифровывается как налог на доходы физических лиц. При официальном трудоустройстве работодатель выплачивает его за сотрудников самостоятельно, удерживая из заработной платы. Работник получает на руки зарплату за вычетом налога.

Какие доходы физлица подлежат налогообложению:

• заработная плата;
• премиальные и иные начисления;
• дополнительный заработок, бонусы в рамках гражданско-правового договора;
• различного рода выигрыши;
• доходы в натуральной форме.

Работодатель платит НДФЛ со всех произведенных им начислений согласно заключенному договору, в том числе ГПХ.

Ставки НДФЛ

Ставка НДФЛ зависит от 2 показателей: социального статуса физического лица и вида его дохода.

В таблице ниже показаны все принятые на законодательном уровне ставки подоходного налога, подлежащие уплате (на 2025 год).

Когда платят НДФЛ

С 1 января 2024 года по закону перечислять налог требуется 2 раза в месяц при начислении аванса и зарплаты и столько же раз уведомлять налоговую службу об исчисленных суммах. Срок уплаты НДФЛ зависит от даты его удержания.

Уведомление об исчисленных суммах налогов подается в ФНС заблаговременно в следующие сроки:

• первая выплата — до 25-го числа текущего месяца;
• вторая выплата — до 3-го числа следующего месяца;
• последний платеж в декабре — до конца финального рабочего дня текущего года.

Единый налоговый платеж (ЕНП), включающий в себя все удержанные налоги, в т.ч. НДФЛ, осуществляется на единый КБК.

Читайте по теме:

Индексация зарплат, рост утильсбора на авто, льготы по НДС: какие законы вступают в силу в октябре

Как рассчитать безопасную долю вычетов по НДС: подробное руководство

Работодатель не платит НДФЛ со всех государственных пособий, полученных сотрудниками (при рождении ребенка, по беременности и родам, на погребение), кроме выплат по больничному листу, матпомощи в трудной жизненной ситуации, командировочных в пределах установленных лимитов, выходного пособия при увольнении по не зависящим от работника причинам).

С полным их списком можно ознакомиться в НК РФ. Подоходный налог можно вернуть, например, за обучение в вузе.

Как рассчитать налоговую базу

Точность расчета налоговой базы напрямую зависит от 3 дат:

• возникновения дохода;
• удержания НДФЛ;
• уплаты налога.

К первой дате относятся все предусмотренные трудовым договором виды выплат сотруднику.

Вторая дата зависит от способа выплаты.

Подоходный налог уплачивается целой суммой без копеек. Округление происходит в большую сторону.

При осуществлении выплаты работнику не в денежном эквиваленте (в натуральной форме или в виде материальной выгоды более 4 тыс. руб.) НДФЛ удержать не получится. О таких случаях необходимо сообщать в налоговую инспекцию до 25 февраля следующего года. Например, за 2024 год это следует сделать до 25.02.2025.

Как рассчитать НДФЛ

Порядок действий:

1. Произвести расчет налоговой базы — сюда входят зарплата, премия, выплаты по договорам ГПХ. База рассчитывается на каждую дату образования дохода нарастающим итогом с начала года. В нем суммируются все текущие и предыдущие показатели.
2. Выяснить у сотрудника наличие выплаченных налоговых вычетов. В этом случае из его общего дохода следует вычесть сумму вычетов, полученных им с начала года.
3. Рассчитать годовой налог с помощью следующей формулы: (Налоговая база — вычеты) х ставка НДФЛ = годовой налог. Показатели налоговой базы и вычеты должны быть представлены суммами с начала года.
4. Рассчитать НДФЛ, который будет удержан из зарплаты сотрудника, на дату ее выплаты. Здесь также следует использовать формулу: Годовой налог — налог, исчисленный к дате выплаты, = НДФЛ на дату выплаты.

Как платить НДФЛ

Процедура включает в себя такие этапы, как:

1. Подготовка и подача уведомления в ФНС — согласно принятым на законодательном уровне срокам (см. пункт «Когда платят НДФЛ»). При отсутствии уведомления начисляются пени, т.к. в налоговой не будет отметки об оплаченном налоге.
2. Подготовка и подача декларации.

С 2023 года для уплаты налога используется форма 6-НДФЛ.

Способы предоставления декларации зависят от количества сотрудников на предприятии:

1. Меньше 10 — в электронном или бумажном виде.
2. Больше 10 — только в электронном формате. Расчет 6-НДФЛ, заверенный электронной подписью, подается через «Личный кабинет» на сайте ФНС или по ЭДО. Нулевую декларацию следует обязательно подать, если в текущем году не производилась уплата НДФЛ, а в предыдущих — да. Если никаких исчислений за весь период работы не было, то декларацию подавать не нужно.
3. Перечисление необходимой суммы налога на ЕНС.

Деньги спишутся автоматически в указанные выше сроки.

Когда применяются штрафы

За не уплаченные вовремя налоги применяются штрафные санкции:

• 20% от общей суммы НДФЛ;
• 40% за умышленную неуплату.

Ошибки в декларации, пропущенные сроки ее подачи также штрафуются:

1. Ошибки — 500 рублей за каждую декларацию.
2. Неверная форма — 200 рублей за каждую декларацию.
3. Пропущенный срок подачи декларации — 1 тыс. рублей за каждый месяц (полный или неполный). Опоздание на более чем 20 дней грозит блокировкой всех расчетных счетов.

Как избежать штрафа, если в расчете 6-НДФЛ указан заниженный налог:

1. Произвести оплату недостающей части налога и пени.
2. Подать скорректированную декларацию до того, как налоговики вычислят ошибку или решат выехать с проверкой.

Что делать, если обнаружили ошибку

От ошибок никто не застрахован. Рассмотрим, как можно их исправить:

Неудержанный налог за сотрудника

Проблемная ситуация: при начислении зарплаты выяснилось, что за 3 месяца до начала текущего расчетного периода у работника, который до сих пор числится в штате, не был исчислен НДФЛ.

Как исправить: произвести новые расчеты и удержать налог из будущей зарплаты. Работника следует уведомить об уменьшенной сумме выплаты через расчетный лист.

Читайте по теме:

Госдума приняла закон о прогрессивной шкале НДФЛ

Каждый третий россиянин считает вопрос о размере НДФЛ возмутительным

Неудержанный налог с прошлого года

Проблемная ситуация: в середине текущего года выяснилось, что осенью прошлого (например, в октябре) у сотрудника не был произведен вычет НДФЛ, при этом он продолжает работать и получать заработную плату.

Как исправить: так же, как в предыдущей ситуации, удержать из зарплаты неуплаченный налог, уведомить сотрудника о меньшей сумме выплаты с предоставлением расчетов. В налоговую подать скорректированную декларацию за прошлый год.

Читайте также:

Самостоятельная уплата НДФЛ

Новая форма 6-НДФЛ

Не удержан НДФЛ у уволившегося сотрудника

Проблемная ситуация: при подведении итогов за прошлый год обнаружилось, что у работника, который уже уволился, не был исчислен НДФЛ за один из рабочих месяцев.

Как исправить: удержать налог нельзя — ведь этот сотрудник больше не получает выплат. Об ошибке следует уведомить до 1 марта текущего года как бывшего работника, так и налоговую, подав декларацию 2-НДФЛ с кодом «2».

Подведем итоги

С 2025 года, как и в 2024-м, НДФЛ нужно перечислять дважды в месяц в указанные даты. В конце года сумму налога следует перевести до конца последнего рабочего дня года. За несвоевременную уплату НДФЛ, ошибки и пропуск подачи декларации налагаются штрафы.

Фото на обложке: Pexels