Забудьте о списке дел и начните вести дневник

Анна Самойдюк
Расскажите друзьям
Анна Самойдюк

Генеральный директор сервиса Coach.me Тони Стаблбайн рассказал, как запись мыслей в перерывах между разными делами поможет проживать день более продуктивно.

Вот основная идея: вместо списка дел ведите журнал или дневник. Для этой техники подойдут приложения вроде Evernote или обычный бумажный ежедневник. Выберите то, что вам удобнее.

Указывайте в дневнике каждый переход с одного проекта на другой в течение дня. Записывайте несколько предложений о том, что вы только что сделали и что планируете делать.

Под «переходом с одного проекта на другой» подразумевается любая смена деятельности: вы прекратили проверять почту и приступили к составлению презентации, затем отправились на совещание и снова проверили электронную почту. Все эти занятия – ваши проекты, а время между ними – промежуточные моменты, когда вы должны вести журнал.

Например:

9:37.

Закончил писать письмо Нику о следующей статье. Кстати, я все еще думаю, стоило ли мне предложить ему тему.

Сейчас перехожу к написанию статьи. Какое мое следующее действие? Просто открою Medium. Главное – начать писать, остальное пойдет просто.

Это намного больше работы, чем просто проверить список дел на Wunderlist.

Мы не запрограммированы делать одновременно много вещей, поэтому переходы с одного проекта на другой – непростое занятие. Мы начинаем прокрастинировать. Даже когда мы быстро меняем занятие, наш мозг все еще думает о предыдущем.

Таким образом, наш второй проект страдает от недостатка внимания. Тактика промежуточного ведения журнала решает все эти проблемы. Она убивает прокрастинацию, освобождает мозг от предыдущего проекта и дает пространство для составления оптимальной стратегии для следующего проекта.

История происхождения: Помидор на стероидах

Фото: Flickr

Метод «Помидора» предполагает разбиение задач на 25-минутные периоды, называемые «помидоры», сопровождаемые короткими перерывами.

В общем и целом, эти перерывы – ваше вознаграждение. Вы можете без угрызений совести посмотреть видео на YouTube, перекусить или написать другу.

Но я задался вопросом: а что, если попробовать сделать что-то продуктивное за эти пять минут? На тот момент я как раз пробовал метод ведения журнала «Утренние страницы», предложенный Джулией Кэмерон. Я сложил эти две техники в одну.

Три обязательных вещи

Каждый раз во время смены проекта открывайте журнал и записывайте следующие три вещи:

  1. Время. Многим эти временные указатели окажутся полезными в будущем.

  2. Несколько предложений о том, над чем вы только что работали. «Какой проект я только что закончил? Думаю ли я все еще о каких-то его нюансах?» Используйте полные предложения. Не пишите «Имейл. Есть».

  3. Несколько предложений о том, над чем вы собираетесь работать. «С чего я должен начать проект? Какой подход мне выбрать?»

Вы можете писать куда больше, просто проще всего начать именно с этих трех пунктов.

Очистите свой мозг

«Какой проект я только что закончил? Думаю ли я все еще о каких-то его нюансах?»

Фото: Flickr

Как только вы очистите свой мозг, вы можете приступать к следующему проекту и удерживать концентрацию.

Для этого нужно записывать то, над чем вы только что закончили работу. Довольно часто вы продолжаете думать о проекте после его окончания. Запишите эти мысли в блокнот, очистите мозг и переходите к следующей задаче.

Первый и второй шаг

«С чего я должен начать проект?»

Я протестировал тактику промежуточного ведения журнала на группе своих учеников. Я попытался убедить их немного изменить концепт «следующего шага» Дэвида Аллена и назвать его «первым шагом». Не все посчитали это хорошей идеей.

Дэвид Аллен считает, что большинство записывает свои дела в ежедневник как проекты – например, «поменять шины». В таких случаях вы можете попасть в тупик, поскольку приступить к действиям будет сложно в когнитивном плане. Как «меняют шины»?

Фото: Flickr

Поэтому Дэвид Аллен предложил расписывать списки дел пошагово. В частности, важно всегда думать о следующих действиях. То есть вместо «поменять шины» вы записываете «позвонить в мастерские и узнать цены».

Действительно, во время ведения журнала вы должны определить следующий шаг. Чем он проще, тем вероятнее вы его выполните.

Тем не менее, люди все равно часто записывают действия, которые слишком сложно выполнить. Плохо выбранный следующий шаг может привести к прокрастинации.

Разумная стратегия: делай меньше, делай с умом, делегируй

«Какой подход мне выбрать, чтобы выполнить дело?»

К этому моменту вы очистили разум и теперь размышляете о том, как лучше всего выполнить следующий проект. Зачастую все дело в объеме. Если у вас только час, тогда вам нужно использовать стратегию, которая поможет вам управиться за это время.

Первый раз мне на ум пришла идея о составлении стратегии перед редактированием статьи. У меня было пять готовых статей, и я хотел опубликовать хотя бы одну в тот день.

Мне всегда кажется, что я могу все, поэтому я часто беру на себя больше, чем могу выполнить. Я был готов взять первый попавшийся черновик и начать над ним работать. Но я заглянул в журнал и увидел, что на эту работу у меня был лишь час. Из личного опыта я знаю, что на редактирование статьи может уйти от 15 минут до двух часов.

Фото: Flickr

Поэтому я открыл все пять статей. Я расставил их по порядку в зависимости от их простоты, и выбрал самую простую. Я гений? Нет. Но этот короткий момент «осознанности» помог мне выбрать умную стратегию. Я вовремя выпустил статью.

Ваш журнал – возможность увидеть правду о себе. Я слишком амбициозен и в то же время не люблю усердно трудиться. Когда я выразил эти мысли на бумаге, они перестали быть чувствами, которые тайно влияют на мои решения, и стали рациональными концепциями, которые я могу проанализировать и решить.

Я думаю, это можно назвать осознанностью. Когда вы ведете журнал, вы начинаете лучше понимать свои цели, настроение и навыки.

Всегда, когда я говорю о продуктивности, я упоминаю книгу «Думай медленно… Решай быстро», написанную Даниэлем Канеманом. В ней он рассказывает о двух режимах принятия решений. Первый – рациональный, но полный усилий. Мы хотели бы, чтобы именно он управлял нашей жизнью. Второй – эмоциональный и систематический, находящийся у нас в подсознании. Именно он на самом деле управляет нашей жизнью.

Когда вы записываете в блокнот мысли и чувства, вы начинаете мыслить рационально.

Как вы проводите рабочий день

В самом начале статьи я сказал, что неважно, какой инструмент вы будете использовать для ведения записей – приложение или бумажный блокнот.

Это не совсем правда. Все зависит от того, как вы проводите рабочий день. Если вы весь день выполняете работу за компьютером, я думаю, вы предпочтете использовать приложение вроде Evernote. Если же вы большую часть дня проводите на совещаниях, я порекомендовал бы вам две вещи:

  1. Использовать бумажный блокнот.

  2. Назначать встречи с пятиминутным перерывом, чтобы у вас было время сделать несколько записей в журнал.

Это же можно сказать о людях, которые в основном работают руками.

Ваш журнал – привычка для перехода к новым проектам

Люди медленно переключаются с одного проекта на другой. Такую привычку выработать сложно, поскольку каждый проект уникален. Но вы можете выработать привычку промежуточного ведения журнала. Закончили проект? Достаньте блокнот, запишите время, подумайте о том, что только что сделали и что планируете делать.

Записывайте все

Вы можете пойти дальше и вести журнал не только во время пятиминутных перерывов, но и во время работы.

Фото: Flickr

Вместо того чтобы составлять список дел, просто отслеживайте задачи в процессе их решения. В конце дня вы увидите, насколько продуктивно работали. Обычно я выполнял 100 или больше заданий в день.

Когда я перестал вести список дел и начал записывать все журнал, я понял, что могу анализировать свою продуктивность. Это один из лучших способов предотвратить прокрастинацию. Я стал все чаще задаваться вопросом: «Почему я только что прокрастинировал?» Практически всегда ответ лежал на поверхности, и я мог легко решить эту проблему.

Фото: Unsplash

Вот конкретный пример, и я хочу, чтобы вы посчитали, сколько раз я употребляю слово «черт». Это моменты прокрастинации.

12:39. Редактировать статью о продуктивности

[... мысли по поводу предыдущего проекта ... ]

Первый шаг: Открыть черновик. Недавно я нанял нового редактора, посмотрю, нравится ли мне то, что он делает.  

Черт. Мне не нравятся правки этого человека. Абзацы слишком длинные. Я разобью их на более короткие.

О, черт. Я отвлекся и в итоге понял, что листаю твиттер. Я не знаю, как это произошло. А, я листал HuffPost, увидел пост о собаке Криса Эванса и в итоге оказался в твиттере. Обратно к работе.

Нужно переписать подзаголовки.

Черт. Опять застрял. Переписывать подзаголовки было сложно, поэтому я выбрал более простое занятие – безделье. Сразу же себя на этом поймал. Проблема в навыках. Я не читал «теорию подзаголовков», и у меня нет определенной стратегии, как их переписывать. Возвращаюсь к работе. В этот раз положусь на свои ощущения.

Опять отвлекся. Когда я сохранил статью, я увидел уведомление на Medium и ответил человеку, оставившему комментарий под одним из моих постов.

Обратно к работе. Заканчиваю редактировать статью. Публикую.

13:35. Готово.

На этот проект у меня ушло 56 минут, за которые я успел отвлечься три раза. Это зафиксировано в моем блокноте. Благодаря нему я могу реагировать на прокрастинацию.

Да, суть тактики, о которой я рассказываю в этой статье, заключается в промежуточном ведении журнала. Я считаю, что куда полезнее делать записи на протяжении всего дня.

Действительно ли это заменяет список дел?

Да.

Во-первых, есть разные списки дел, и вы должны видеть в них разницу. Есть списки долгосрочных целей, которых люди хотели бы когда-то достичь. Практика ведения журнала не имеет ничего общего с ними.

И есть списки дел на день, которые вы регулярно проверяете, чтобы определить, что делать дальше, и дописываете новые задачи по мере их возникновения. Замените такой список дел на дневник. Если вас это пугает, попробуйте понять, что дневник можно вести в произвольной форме.

Я часто указываю небольшой список дел в своем блокноте. Если появляется новое дело, о котором я не хочу забыть, я просто дописываю его.

Ведите дневник, как вам угодно. Главное – фокусироваться на промежуточных моментах.

Источник.


Материалы по теме:

Вы никогда не закончите свой список дел – и вот почему

40 уроков, которым меня научил мир за 40 лет

Хочу научиться за год двенадцати «бесполезным» для меня навыкам. Зачем?

5 способов быстрее принимать сложные решения


Актуальные материалы — в Telegram-канале @Rusbase

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter


Комментарии

Зарегистрируйтесь, чтобы оставлять комментарии и получить доступ к Pipeline — социальной сети, соединяющей стартапы и инвесторов.
GoTech
20 ноября 2018
Ещё события
Реклама помогает Rusbase


Разместить рекламу



Telegram канал @rusbase