Top.Mail.Ru
Истории

Что такое пересортица товара и как правильно её оформить

Истории
Владислав Афонин
Владислав Афонин

Руководитель направления поискового контента

Анастасия Удальцова

Нередко во время инвентаризации выявляется недостаток товара, при этом другие позиции на складе находятся в избытке. И причин такого явления достаточно много. Но что делать в такой ситуации бухгалтеру, у которого не может быть несоответствий в программе и руководителю, который возможно понесет убытки? 

В статье узнаете, что делать при обнаружении несоответствий в товарных позициях, что такое пересортица товара и как правильно ее провести в учете.

Что такое пересортица товара и как правильно её оформить
  1. Истории

 

Что такое пересортица товара?

Это явление, при котором обнаруживается недостача одних позиций и избыток других. Как правило, этому предшествует полная инвентаризация на складе. При этом обе эти категории товара должны быть взаимозаменяемы.

Простыми словами это можно объяснить так: на складе была обнаружена недостача нескольких коробок ручек синего цвета, при этом точно такое же количество коробок с ручками, только уже красного цвета, оказались в избытке.

Если работники выявили, что на складе недостает ручек и при этом избыток художественных кистей — это нельзя считать пересортицей, так как это разные категории товаров. В этой ситуации уже будет оформляться недостача позиций.

Стоит отметить, что некоторые позиции одной категории товаров могут отличаться по цене, и если недостающий товар стоил дороже, то компания понесет материальные убытки.

 

Что нельзя считать пересортицей?

Как уже упоминалось выше, к пересортице товаров не относится ситуация, когда на складе была обнаружена недостача одних позиций и избыток других. 

Однако к ней не относится и несовпадение по количеству таких позиций. Например, если не хватает 5 коробок с синими ручками, а излишек красных составляет только 3 коробки.

К пересортице не относятся и случаи, когда выявленное расхождение количества товара возникло в разные периоды. Например, на складе инвентаризация проводится каждые полгода.

И в первом полугодии была выявлена недостача синих ручек, а во втором — избыток красных. В такой ситуации оформить взаимозачет позиций уже не получится, и в первом случае просто будет проведена недостача по бухгалтерии.

Также не стоит забывать и о том, что за пересортицу товара должен отвечать один сотрудник. 

Если у компании несколько складов и недостача или избыток были обнаружены на разных площадках, где работает далеко не один сотрудник, то оформить это как пересорт уже нельзя.

 

Причины возникновения пересортицы и как ее избежать?

Среди основных причин, по которым возникает пересортица товара:

  1. Невнимательность работников склада. Это достаточно частое явление, когда сотрудник не учитывает при приемке товара, например, его цвет.
  2. Сбой оборудования. Как правило, к этому приводит дешевая и некачественная техника, которая считывает штрих код не корректно. Но причины этому могут быть и отсутствие должного обновления программного обеспечения.
  3. Ошибка поставщика. Ситуация, когда был поставлен не тот товар предприятию. Но пересортица может быть, если он поставлялся в оптовой упаковке или на палете, и принимался он не по количеству внутри такой упаковки, а именно целой позицией.

В каждом отдельном случае избежать пересортицы товара можно, если уделять этому вопросу должное внимание. Например:

  • проводить инструктаж сотрудников,
  • следить за используемым оборудованием,
  • при необходимости оставлять прежний ассортимент товара,
  • заказывать товар упаковками.

В последнем случае в заводской упаковке будет одна категория товара, которая будет иметь один размер, наименование и цвет.


Читайте также: Как продать неликвидный товар


Положительные результаты может принести и внедрение системы ответственности и штрафных санкций за нарушение при приемке товара. 

Например, если сотрудник склада допустил ошибку и возникла пересортица товара, то виновный должен понести ответственность. Стоит внедрить и специальное оборудование, которое частично исключит человеческий фактор.

Конечно, полностью избавиться от этого явления невозможно, однако сократить в разы возникающие по этой причине проблемы достаточно просто.

 


Как оформить пересортицу?


 

Чтобы избежать проблем с налоговыми органами и сохранить порядок, важно правильно оформить такую ситуацию.

 

Шаг 1. Выявите факт пересортицы

Проведите инвентаризацию:

  • Запланируйте ревизию и определите, какие товары проверяются.
  • Сравните данные из учетной системы с фактическими остатками.
  • Занесите обнаруженные расхождения в рабочий документ (например, в таблицу).

Определите причины:

  • Ошибки поставщика (перепутанные позиции, неверные накладные).
  • Нарушения при приемке (неверный пересчет, неактуальные документы).
  • Смешение товара на складе (похожая упаковка, неправильное размещение).

 

Шаг 2. Составьте акт пересортицы

Это основной документ, подтверждающий факт пересорта товара на складе. 

Обязательные элементы акта:

  1. Например, «Акт пересортицы № 1».
  2. Укажите дату выявления несоответствий.
  3. Например, «Склад № 5».
  4. Перечислите ФИО и должности лиц, участвующих в проверке (например, бухгалтер, кладовщик, менеджер).

Далее опишите расхождения:

  • Название товаров.
  • Код или артикул.
  • Количество недостающих и излишних единиц.

Укажите причину пересортицы, если это известно. Например: «Ошибка при приемке поставки».

Где взять деньги на бизнес и как управлять финансами? Расскажут эксперты образовательной платформы для предпринимателей «Курс».

Затем соберите подписи всех участников комиссии.

Пример:

Акт пересортицы № 5 от 14.01.2025. Выявлено:

  • Недостача: 10 упаковок товара «Кофе Арабика».
  • Излишек: 10 упаковок товара «Кофе Робуста». Причина: ошибка в маркировке товаров.

 

Шаг 3. Укажите информацию в учетной системе

  • Внесите данные о недостаче и излишке в программу учета (например, 1С, SAP).
  • Укажите корректные данные по остаткам.
  • Для недостачи оформите акт списания.
  • Для излишка создайте приходный ордер.
  • Привяжите оба документа к акту пересортицы.

 

Шаг 4. Проведите разъяснительную беседу с персоналом

Если пересортица возникла из-за ошибок сотрудников, стоит запросить объяснительную у ответственных лиц. Это поможет установить причины проблемы и избежать повторения подобных ситуаций.

 

Шаг 5. Решите вопрос с поставщиком

Если причина пересортицы связана с поставщиком:

  • Приложите копии накладных и акта пересортицы.
  • Опишите расхождения (позиции, количество, сумму).
  • Укажите ваше предложение для урегулирования (замена товара, возврат денег).
  • Свяжитесь с представителем и обсудите сроки исправления ошибки.

 

Шаг 6. Предотвращайте пересортицу товаров

  • Разделите похожие товары.
  • Обозначьте зоны для разных групп товаров.
  • Проверяйте количество и ассортимент по документам поставщика.
  • Используйте сканеры штрихкодов для автоматизации.
  • Проводите инвентаризации, например, раз в месяц. Также можно провести внеплановые проверки, если есть подозрения на несоответствие.

Оформление пересортицы требует точности и внимания.

Своевременная инвентаризация, работа с бухгалтерией, а также четкое оформление документов помогут избежать штрафов и сохранить порядок. 

Если следовать инструкциям и вовремя устранять ошибки, пересортица товаров не станет серьезной проблемой.

 

Как провести пересортицу в учете?

Один из способов исправить пересортицу — произвести взаимозачет, однако такое возможно при условии, что его стоимость полностью идентична и он взаимозаменяем. 

Кроме того, должно полностью совпадать количество такого товара, а также выполняться условие того, что пересортица была допущена одним человеком.

В таком случае бухгалтерия оформляет в обязательном порядке ведомость по форме ИНВ-19, причем в двух экземплярах, где подробно описывает тот товар в котором был допущен пересорт. 

Этот документ понадобиться в дальнейшем для проверяющих органов и налоговой. И уже после этого информация отображается в ведомости ИНВ-26, где указывается каким образом произошло исправление допущенной ошибки.

Однако ситуация усложняется, когда стоимость товара, в учете которого была допущена ошибка значительно отличается. Если по вине сотрудника склада предприятие понесло убытки, то оформляется недостача, с требованием о возмещении. Бухгалтерией, в таком случае оформляются нереализованные расходы.


Читайте также: Что такое WMS-системы и как происходит управление на складе


Если стоимость товара, который находится в избытке выше, то бухгалтер должен учесть этот факт как доход и отобразить это в своих ведомостях. При этом стоит заметить, что в отчете для налоговой отразить пересортицу товара и произвести взаимозачет нельзя и, в зависимости от ситуации, бухгалтер проводит несколько операций. 

А вот уже в бухгалтерском отчете при подведении дебета и кредита все эти операции отражаются в полной мере. Он подробно расписывает где была учтена пересортица товара, а в какой ситуации возникла недостача. 

Просто провести это по бухгалтерии, в любом случае, не получиться, и в некоторых ситуациях могут возникнуть проблемы с надзорными органами.

 

Как избежать пересортицы?

Любая невнимательность со стороны сотрудников склада, а также бухгалтерии может привести к серьезным проблемам. И в такой ситуации на помощь может прийти качественное и современное оборудование для учета товара.

Кроме того, слишком большой ассортимент товара может значительно усложнить работу склада. Зачастую сотрудники просто не успевают за обновлением и упускают этот момент из вида. 

Поможет избежать сложностей с приемом товара и его заказ целой позицией. 

Тогда на склад поступает не отдельные его экземпляры, а целая заводская оптовая упаковка, поместить в которую разные категории или виды товара просто невозможно. Например, в коробке, которая содержит 100 зеленых блокнотов не может оказаться 20 блокнотов желтого цвета, так как коробка была собрана на заводе-изготовителе.

Важно проводить инструктаж персонала, в процессе которого не только разъясняются правила приема товара, но и напоминается об ответственности каждого сотрудника. Кроме того, при неоднократных нарушениях есть все шансы и вовсе остаться без работы.


Читайте также: Как правильно продавать сопутствующие товары: советы и частые ошибки


Руководитель должен не только применять меры наказания своих сотрудников, но и тщательно анализировать ситуацию, выявлять возможные причины и принимать иные меры, чтобы пересорт товара не повторился. Грамотный подход в этом случае обязательно принесет положительные результаты.

Избежать пересортицы товара на складе достаточно сложно и многое зависит, прежде всего, от самих сотрудников и качественного выполнения ими своих обязанностей. Однако при правильном подходе к ситуации можно значительно сократить подобное явление.

Фото на обложке: Freepik

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

7 писем для старта
Начни бизнес с RB.RU
Подписаться