Нередко во время инвентаризации выявляется недостаток товара, при этом другие позиции на складе находятся в избытке. И причин такого явления достаточно много. Но что делать в такой ситуации бухгалтеру, у которого не может быть несоответствий в программе и руководителю, который возможно понесет убытки?
В статье узнаете, что делать при обнаружении несоответствий в товарных позициях, что такое пересортица товара и как правильно ее провести в учете.
Содержание
Что такое пересортица товара?
Это явление, при котором обнаруживается недостача одних позиций и избыток других. Как правило, этому предшествует полная инвентаризация на складе. При этом обе эти категории товара должны быть взаимозаменяемы.
Простыми словами это можно объяснить так: на складе была обнаружена недостача нескольких коробок ручек синего цвета, при этом точно такое же количество коробок с ручками, только уже красного цвета, оказались в избытке.
Если работники выявили, что на складе недостает ручек и при этом избыток художественных кистей — это нельзя считать пересортицей, так как это разные категории товаров. В этой ситуации уже будет оформляться недостача позиций.
Стоит отметить, что некоторые позиции одной категории товаров могут отличаться по цене, и если недостающий товар стоил дороже, то компания понесет материальные убытки.
Что нельзя считать пересортицей?
Как уже упоминалось выше, к пересортице товаров не относится ситуация, когда на складе была обнаружена недостача одних позиций и избыток других.
Однако к ней не относится и несовпадение по количеству таких позиций. Например, если не хватает 5 коробок с синими ручками, а излишек красных составляет только 3 коробки.
К пересортице не относятся и случаи, когда выявленное расхождение количества товара возникло в разные периоды. Например, на складе инвентаризация проводится каждые полгода.
И в первом полугодии была выявлена недостача синих ручек, а во втором — избыток красных. В такой ситуации оформить взаимозачет позиций уже не получится, и в первом случае просто будет проведена недостача по бухгалтерии.
Также не стоит забывать и о том, что за пересортицу товара должен отвечать один сотрудник.
Если у компании несколько складов и недостача или избыток были обнаружены на разных площадках, где работает далеко не один сотрудник, то оформить это как пересорт уже нельзя.
Причины возникновения пересортицы и как ее избежать?
Среди основных причин, по которым возникает пересортица товара:
- Невнимательность работников склада. Это достаточно частое явление, когда сотрудник не учитывает при приемке товара, например, его цвет.
- Сбой оборудования. Как правило, к этому приводит дешевая и некачественная техника, которая считывает штрих код не корректно. Но причины этому могут быть и отсутствие должного обновления программного обеспечения.
- Ошибка поставщика. Ситуация, когда был поставлен не тот товар предприятию. Но пересортица может быть, если он поставлялся в оптовой упаковке или на палете, и принимался он не по количеству внутри такой упаковки, а именно целой позицией.
В каждом отдельном случае избежать пересортицы товара можно, если уделять этому вопросу должное внимание. Например:
- проводить инструктаж сотрудников,
- следить за используемым оборудованием,
- при необходимости оставлять прежний ассортимент товара,
- заказывать товар упаковками.
В последнем случае в заводской упаковке будет одна категория товара, которая будет иметь один размер, наименование и цвет.
Читайте также: Как продать неликвидный товар
Положительные результаты может принести и внедрение системы ответственности и штрафных санкций за нарушение при приемке товара.
Например, если сотрудник склада допустил ошибку и возникла пересортица товара, то виновный должен понести ответственность. Стоит внедрить и специальное оборудование, которое частично исключит человеческий фактор.
Конечно, полностью избавиться от этого явления невозможно, однако сократить в разы возникающие по этой причине проблемы достаточно просто.
Как оформить пересортицу?
Чтобы избежать проблем с налоговыми органами и сохранить порядок, важно правильно оформить такую ситуацию.
Шаг 1. Выявите факт пересортицы
Проведите инвентаризацию:
- Запланируйте ревизию и определите, какие товары проверяются.
- Сравните данные из учетной системы с фактическими остатками.
- Занесите обнаруженные расхождения в рабочий документ (например, в таблицу).
Определите причины:
- Ошибки поставщика (перепутанные позиции, неверные накладные).
- Нарушения при приемке (неверный пересчет, неактуальные документы).
- Смешение товара на складе (похожая упаковка, неправильное размещение).
Шаг 2. Составьте акт пересортицы
Это основной документ, подтверждающий факт пересорта товара на складе.
Обязательные элементы акта:
- Например, «Акт пересортицы № 1».
- Укажите дату выявления несоответствий.
- Например, «Склад № 5».
- Перечислите ФИО и должности лиц, участвующих в проверке (например, бухгалтер, кладовщик, менеджер).
Далее опишите расхождения:
- Название товаров.
- Код или артикул.
- Количество недостающих и излишних единиц.
Укажите причину пересортицы, если это известно. Например: «Ошибка при приемке поставки».
Затем соберите подписи всех участников комиссии.
Пример:
Акт пересортицы № 5 от 14.01.2025. Выявлено:
- Недостача: 10 упаковок товара «Кофе Арабика».
- Излишек: 10 упаковок товара «Кофе Робуста». Причина: ошибка в маркировке товаров.
Шаг 3. Укажите информацию в учетной системе
- Внесите данные о недостаче и излишке в программу учета (например, 1С, SAP).
- Укажите корректные данные по остаткам.
- Для недостачи оформите акт списания.
- Для излишка создайте приходный ордер.
- Привяжите оба документа к акту пересортицы.
Шаг 4. Проведите разъяснительную беседу с персоналом
Если пересортица возникла из-за ошибок сотрудников, стоит запросить объяснительную у ответственных лиц. Это поможет установить причины проблемы и избежать повторения подобных ситуаций.
Шаг 5. Решите вопрос с поставщиком
Если причина пересортицы связана с поставщиком:
- Приложите копии накладных и акта пересортицы.
- Опишите расхождения (позиции, количество, сумму).
- Укажите ваше предложение для урегулирования (замена товара, возврат денег).
- Свяжитесь с представителем и обсудите сроки исправления ошибки.
Шаг 6. Предотвращайте пересортицу товаров
- Разделите похожие товары.
- Обозначьте зоны для разных групп товаров.
- Проверяйте количество и ассортимент по документам поставщика.
- Используйте сканеры штрихкодов для автоматизации.
- Проводите инвентаризации, например, раз в месяц. Также можно провести внеплановые проверки, если есть подозрения на несоответствие.
Оформление пересортицы требует точности и внимания.
Своевременная инвентаризация, работа с бухгалтерией, а также четкое оформление документов помогут избежать штрафов и сохранить порядок.
Если следовать инструкциям и вовремя устранять ошибки, пересортица товаров не станет серьезной проблемой.
Как провести пересортицу в учете?
Один из способов исправить пересортицу — произвести взаимозачет, однако такое возможно при условии, что его стоимость полностью идентична и он взаимозаменяем.
Кроме того, должно полностью совпадать количество такого товара, а также выполняться условие того, что пересортица была допущена одним человеком.
В таком случае бухгалтерия оформляет в обязательном порядке ведомость по форме ИНВ-19, причем в двух экземплярах, где подробно описывает тот товар в котором был допущен пересорт.
Этот документ понадобиться в дальнейшем для проверяющих органов и налоговой. И уже после этого информация отображается в ведомости ИНВ-26, где указывается каким образом произошло исправление допущенной ошибки.
Однако ситуация усложняется, когда стоимость товара, в учете которого была допущена ошибка значительно отличается. Если по вине сотрудника склада предприятие понесло убытки, то оформляется недостача, с требованием о возмещении. Бухгалтерией, в таком случае оформляются нереализованные расходы.
Читайте также: Что такое WMS-системы и как происходит управление на складе
Если стоимость товара, который находится в избытке выше, то бухгалтер должен учесть этот факт как доход и отобразить это в своих ведомостях. При этом стоит заметить, что в отчете для налоговой отразить пересортицу товара и произвести взаимозачет нельзя и, в зависимости от ситуации, бухгалтер проводит несколько операций.
А вот уже в бухгалтерском отчете при подведении дебета и кредита все эти операции отражаются в полной мере. Он подробно расписывает где была учтена пересортица товара, а в какой ситуации возникла недостача.
Просто провести это по бухгалтерии, в любом случае, не получиться, и в некоторых ситуациях могут возникнуть проблемы с надзорными органами.
Как избежать пересортицы?
Любая невнимательность со стороны сотрудников склада, а также бухгалтерии может привести к серьезным проблемам. И в такой ситуации на помощь может прийти качественное и современное оборудование для учета товара.
Кроме того, слишком большой ассортимент товара может значительно усложнить работу склада. Зачастую сотрудники просто не успевают за обновлением и упускают этот момент из вида.
Поможет избежать сложностей с приемом товара и его заказ целой позицией.
Тогда на склад поступает не отдельные его экземпляры, а целая заводская оптовая упаковка, поместить в которую разные категории или виды товара просто невозможно. Например, в коробке, которая содержит 100 зеленых блокнотов не может оказаться 20 блокнотов желтого цвета, так как коробка была собрана на заводе-изготовителе.
Важно проводить инструктаж персонала, в процессе которого не только разъясняются правила приема товара, но и напоминается об ответственности каждого сотрудника. Кроме того, при неоднократных нарушениях есть все шансы и вовсе остаться без работы.
Читайте также: Как правильно продавать сопутствующие товары: советы и частые ошибки
Руководитель должен не только применять меры наказания своих сотрудников, но и тщательно анализировать ситуацию, выявлять возможные причины и принимать иные меры, чтобы пересорт товара не повторился. Грамотный подход в этом случае обязательно принесет положительные результаты.
Избежать пересортицы товара на складе достаточно сложно и многое зависит, прежде всего, от самих сотрудников и качественного выполнения ими своих обязанностей. Однако при правильном подходе к ситуации можно значительно сократить подобное явление.
Фото на обложке: Freepik
Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter