Истории

Как уменьшить участие в своем бизнесе без потери контроля

Истории
Анна Полякова
Анна Полякова

Редактор

Вероника Елкина

Вы наверняка слышали шутку о том, что предприниматели — это единственные люди которые вместо 40 часов работы в неделю на кого-то другого выбирают 80 часов работы в неделю на себя. Звучит забавно, но если вы не научитесь освобождаться от части нагрузки по мере роста компании, то будете не только испытывать постоянное напряжение, но и ограничивать потенциал бизнеса.

Предприниматель Джеймс П. Фрайел считает, что уменьшить участие в делах своей компании и при этом не потерять контроль поможет выстраивание понятных систем.

Как уменьшить участие в своем бизнесе без потери контроля

Что такое система?

Многие люди ошибочно полагают, что система — это какая-то хитрая технология или что-то жесткое, что нужно только крупному бизнесу. Но с умом выстроенные системы способны помочь компании любой величины, сделав рабочий процесс более плавным и предоставив руководству больше свободы. В простейшем виде система представляет собой комбинацию трех ключевых частей. Как только вы поймете, как они взаимосвязаны, вы сможете создать простую систему для каких угодно целей. 

Система = Люди + Процесс + Инструменты

Люди: кто отвечает за задачу? 

Процесс: каким шагам или руководящим принципам они должны следовать?

Инструменты: что им нужно для выполнения задачи? 

Если одна из этих частей отсутствует или определена недостаточно четко, могут возникнуть неприятные последствия. Давайте рассмотрим простой пример: управление календарем.

Люди: ваш ассистент.

Процесс: планирование встреч, выделение времени на важные мероприятия и так далее.

Инструменты: ваш календарь или программа-планировщик.

Теперь чуть более сложный пример: управление обслуживанием клиентов.

Люди: виртуальный помощник или сотрудник отдела по работе с клиентами. 

Процесс: уточнить в документации, какие ответы использовать в определенных случаях, какое время выделяется на отклик, к кому обращаться в случае обострения ситуации.

Инструменты: таск-менеджер или софт для службы техподдержки.

Чтобы заменить себя системами, нужно понять, что все эти три части строго необходимы. Многие предприниматели вкладываются в людей и инструменты, но не в процессы. Однако без третьей части головоломки система не сможет функционировать наилучшим образом.

Создание качественных процессов

Без наличия понятного процесса передавать задачи кому-то другому всегда будет трудно, независимо от того, насколько хороши ваши люди или инструменты. Есть одна простая стратегия, позволяющая убедиться, что процесс выстроен четко и ясно: записывайте действия на экране во время выполнения задачи (также полезно завести блокнот для фиксации той части задачи, которая не отображается на экране). Передайте запись помощнику и попросите его сделать пошаговую инструкцию. Поделитесь ей с человеком, ответственным за задачу. Это позволит не тратить на объяснение много времени. Кроме того, записи можно сохранять и в будущем передавать другим людям. 

Создание понятных процессов выводит ваши бизнес-системы на новый уровень, экономя ваше время и гарантируя, что при вашем отсутствии компания продолжит работать.

Источник.

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Три причины, по которым в вашей компании постоянно срываются планы
  2. 2 «Идея "делать из мышек ежиков" в бизнесе не работает. Я пробовал — они сопротивляются». Основатель DNS — о том, что узнал о менеджменте за 25 лет
  3. 3 4 главных различия между основателем стартапа и CEO
  4. 4 Они не берут на себя ответственность: как справиться с одной из главных болей предпринимателя