Как организовать виртуальный нетворкинг: 8 советов

Многие согласятся, что онлайн-конференции позволяют отлично презентовать образовательный контент, но не завести полезные контакты. 9 из 10 участников нетворкинговых мероприятий утверждают, что живой формат лучше подходит для общения, чем виртуальный. Почему это происходит?

Теоретически в онлайне у нас должны появляться совершенно новые возможности для знакомств и совместной работы. Однако организаторы подобных мероприятий часто совершают одну и ту же ошибку: пытаются использовать модели, принятые в реальном мире, в виртуальном, где они невозможны. Как решить проблему?

Нетворкинг-инкубатор Matchbox Virtual Media предлагает следующие стратегии.

Определите свою аудиторию

Чтобы провести успешное виртуальное мероприятие, стоит начать с публики. Организатору стоит понять, кто станет участниками мероприятия, как они относятся друг к другу, какие у них цели и с кем они хотели бы встретиться.

Во-первых, подумайте, знают ли они друг друга. От этого будет зависеть структура мероприятия. Группе совершенно незнакомых людей потребуется больше подсказок.

Во-вторых, стоит продумать цели участников. Причины виртуального мероприятия по нетворкингу могут быть разными. Перечислим наиболее распространенные:

• получить эмоциональную поддержку или позитивный опыт,
• найти поставщиков или консультантов для работы,
• решить проблему или провести мозговой штурм решений,
• найти ментора или стать им,
• найти будущих сотрудников,
• подготовиться к смене работы,
• завести друзей или повеселиться,
• заметить будущие тренды.

Определив, какие люди посетят мероприятие, и каковы их цели, можно приступить к подготовке.

Помните о цели мероприятия

Чтобы виртуальная встреча прошла успешно, при подготовке нужно помнить о ее цели. Понимание аудитории и ее мотивации станет полезной отправной точкой и поможет принять решение.

Например, если мероприятие организуется для незнакомых людей, которые хотят найти будущих сотрудников, нужно приложить дополнительные усилия, чтобы участники не терялись и сохраняли вовлеченность. Для этого стоит включить в план несколько вопросов, которые помогут сделать атмосферу непринужденной, или использовать формат «быстрых знакомств».

Если возможно, соберите тестовую группу людей из организаторов или привлеките добровольцев. Это отличный способ попробовать различные виды деятельности и заранее узнать, что подойдет аудитории.

Предоставьте участникам выбор и контроль

Дайте им возможность решить, в каких обсуждениях поучаствовать, и уйти по своему желанию. Подобную автономию могут обеспечить такие инструменты, как Wonder. Они позволяют участникам выбрать беседу или покинуть ее, чтобы изучить обсуждения, которые идут параллельно.

Так они смогут сами выбрать интересную тему и избежать активностей, которые не соответствуют их целям.

Ограничьте размер группы 3-4 участниками

Распространенная ошибка организаторов — собрать слишком большие группы. Это может помешать взаимодействию.

Практика показывает, что группы из четырех человек лучше всего способствуют спонтанному и эффективному общению. Так участники мероприятия с большей вероятностью почувствуют себя вовлеченными и внесут свой вклад в разговор.

Однако важно отметить, что размер групп должен отражать ожидаемый результат. Если участники приходят, чтобы провести мозговой штурм, полезнее будут крупные группы.

Включите в повестку вопросы, которые помогут растопить лед

Это поможет привнести структуру в виртуальное мероприятие.

Фото в тексте: Unsplash

Лоуренс Коберн, CEO и сооснователь платформы для нетворкинга Twine, отмечает: «В Twine мы считаем, что структура помогает сделать беседу содержательной. Под структурой я подразумеваю вступление в разговор, снимающие напряжение вопросы, обратный отсчет времени, стимулирующий перейти к сути, и информацию о собеседнике. Такоие вещи, как правило, помогают в организации виртуального нетворкинга».

Растопив лед, можно зародить дружеские и партнерские отношения. Тщательно подбирайте слова, учитывая состав и цели аудитории.

Привлекайте нужных людей

Важнейший аспект хорошего мероприятия по нетворкингу — присутствие в зале нужных людей.

Если аудитория состоит из поставщиков и покупателей, вполне вероятно, что поставщики хотят общаться с покупателями, а не с другими поставщиками. Бывает непросто соблюсти баланс, чтобы не было слишком много поставщиков и недостаточно покупателей.

Matchbox предполагает, что покупатели или ключевые участники с меньшей вероятностью будут посещать мероприятия, в названии которых присутствует слово «нетворкинг». Часто его ассоциируют с продажами. Чтобы привлечь больше покупателей, рекомендуется сформулировать ценностное предложение мероприятия и его результаты. Формулировки могут быть следующими.

1. Как быть продуктивным во время работы из дома.
2. Узнайте о передовых технологиях организации мероприятий.
3. Использование данных для улучшения опыта участников.

Чего аудитория сможет достичь, посетив мероприятие? Продумайте сразу несколько названий, которые будут указывать на результат. Это поможет привлечь на мероприятие больше покупателей, а не поставщиков, желающих представить свои продукты.

Сразу пресекайте социально деструктивное поведение

К сожалению, реальность такова, что не все участники будут вежливы и приветливы с другими. Одни склонны перебивать собеседников, а другие могут даже проявлять пассивно-агрессивное поведение или использовать оскорбительные выражения. Лучший способ предупредить эти проблемы — установить строгие правила поведения. Обязательно озвучьте их до начала мероприятия.

Таким образом, все участники будут знать, что неприемлемо, и поймут, какими будут последствия нежелательного поведения. Чтобы обеспечить соблюдение этих правил, можно использовать модераторов, предоставить возможность сообщить о любых нарушениях, отправлять личные сообщения нарушителям или удалять их с мероприятия.

Не забудьте сообщить о длительности мероприятия и порядке выступлений. Так можно гарантировать, что отдельный участник не станет доминировать в обсуждении.

Отправьте участникам email с инструкцией

Его цель — помочь участникам подготовиться к мероприятию. Это особенно полезно для интровертов и амбивертов в аудитории.

Если планируется осветить конкретные темы, стоит упомянуть их в письме. Хорошее ознакомительное письмо поможет повысить вовлеченность участников, познакомить их с используемыми инструментами и форматом мероприятия.

Виртуальный нетворкинг открывает большие перспективы благодаря возможности охватить гораздо больше людей, чем на офлайн-мероприятии. Однако прошедший год продемонстрировал, что недостаточно просто перенести нетворкинг в онлайн. Контролируйте структуру, помните о целях аудитории и помогайте участникам чувствовать себя комфортно. 

Источник.

Фото на обложке: Unsplash