Нерезидент в 2026 году: что проверить работодателю
Ошибки в статусе сотрудника могут дорого обойтись компании.
14 минут
Гражданин России может жить за границей, быть налоговым нерезидентом, но сохранять статус валютного резидента. Иностранец, напротив, может стать налоговым резидентом России, однако это не освобождает работодателя от проверки его права на работу. От сочетания этих статусов зависят ставка НДФЛ, порядок выплаты зарплаты и требования к оформлению сотрудника. Вместе с экспертами разбираемся, как не запутаться в статусах, правильно рассчитать налоги и избежать ошибок при найме.
Содержание
- Налоговый, валютный и миграционный статус: в чём разница
- 183 дня: как считать налоговый статус
- НДФЛ для нерезидентов: почему 30% — не универсальная ставка
- Если сотрудник работает из другой страны
- Что проверить работодателю до оформления
- Что делать, если нерезидент стал резидентом
- Где бизнес чаще всего ошибается
- Частые вопросы
Налоговый, валютный и миграционный статус: в чём разница
Налоговым резидентом по общему правилу считается человек, который находится в России не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Гражданство и вид на жительство (ВНЖ) сами по себе этот статус не определяют.
Согласно ст. 1 закона № 173-ФЗ валютными резидентами считаются граждане России, а также иностранцы и лица без гражданства, постоянно проживающие в России на основании ВНЖ. Остальные физические лица — валютные нерезиденты. Поэтому россиянин после переезда за границу может потерять налоговое резидентство, но остаться валютным резидентом.
Налоговый консультант, старший партнёр адвокатского бюро «Яблоков и партнёры» Марина Жирова поясняет: миграционный статус определяет, на каком основании и как долго иностранец может находиться в России. Закон различает временно пребывающих, временно проживающих и постоянно проживающих иностранцев.
Чем отличаются налоговый, валютный и миграционный статусы
| Статус | От чего зависит | Что меняет для бизнеса |
| Налоговый | В основном от числа дней пребывания человека в России | Расчёт НДФЛ и право на налоговые вычеты |
| Валютный | От наличия гражданства РФ или российского ВНЖ | Правила выплаты зарплаты и других расчётов с сотрудником |
| Миграционный | От основания пребывания или проживания иностранца в России | Вместе с гражданством определяет условия найма: необходимость патента или разрешения на работу, обязанности по уведомлению МВД |
Налоговый статус и право работать в России проверяют отдельно.
«Российский гражданин, постоянно живущий за рубежом, может быть налоговым нерезидентом, но не становится иностранным работником. Иностранец, напротив, может приобрести российское налоговое резидентство, не получив освобождения от обязанности иметь патент или разрешение на работу».
183 дня: как считать налоговый статус
Для текущего расчёта НДФЛ работодатель определяет статус на каждую дату получения дохода и учитывает предшествующие 12 месяцев. Этот период может захватывать часть прошлого и текущего года. Окончательный статус за налоговый период устанавливается по календарному году — с 1 января по 31 декабря.
Дни пребывания в России суммируются: находиться в стране все 183 дня подряд не требуется. День въезда и день выезда засчитываются как дни нахождения в России. В подсчёт также включаются периоды выезда за границу для лечения или обучения продолжительностью менее шести месяцев, а также для работы на морских месторождениях углеводородного сырья. Дни за границей во время обычного отпуска или командировки в этот срок не входят.
Закрытого перечня подтверждающих документов в НК РФ нет. Подойдут, например, копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы и проездные документы. Для лечения или обучения за рубежом важно подтвердить цель и продолжительность поездки — например, договором и справкой медицинской или образовательной организации.
«Одним табелем учёта рабочего времени подтвердить нахождение дистанционного работника за пределами РФ нельзя. Документ отражает лишь фактическое время работы сотрудника, а не где он находится в момент выполнения трудовой функции».
Адвокат, руководитель налоговой практики коллегии адвокатов «Люди Дела» Денис Зайцев обращает внимание, что старые загранпаспорта после замены лучше сохранять. Отметки пограничной службы могут понадобиться, чтобы подтвердить периоды въезда и выезда за прошлые годы, например если у налоговой возникнут вопросы к ранее удержанному НДФЛ.
НДФЛ для нерезидентов: почему 30% — не универсальная ставка
По ст. 224 НК РФ общая ставка для большинства доходов нерезидента от российских источников составляет 30%. Но для ряда доходов действует прогрессивная шкала от 13 до 22%, а для дивидендов и процентов по банковским вкладам — отдельная ставка.
Основные ставки НДФЛ для нерезидентов в 2026 году
| Доход нерезидента | Ставка |
| Облагаемые доходы от российских источников, для которых не предусмотрено специального правила | 30% |
| Доходы от работы по патенту или в качестве высококвалифицированного специалиста (ВКС) | 13–22% |
| Трудовые доходы участников госпрограммы переселения соотечественников и совместно переселившихся с ними членов семей, беженцев и лиц с временным убежищем в России | 13–22% |
| Дистанционная работа по трудовому договору с российской организацией, кроме договора для работы в её зарубежном обособленном подразделении | 13–22% |
| Выплаты за работы и услуги через интернет по гражданско-правовым договорам (ГПХ), если выполняются условия подп. 6.3 п. 1 ст. 208 НК РФ | 13–22% |
| Доход от работы в России гражданина государства Евразийского экономического союза (ЕАЭС), который является налоговым резидентом одной из стран союза | 13–22% |
| Дивиденды от российской организации | 15% |
| Проценты по вкладам и остаткам на счетах в российских банках | 15% с облагаемой части процентов |
С 1 января 2026 года правило о трудовых доходах граждан ЕАЭС прямо закреплено в НК РФ. Одного гражданства для применения этой нормы недостаточно: сотрудник должен быть налоговым резидентом одной из стран союза, а доход — получен от работы в России.
Для доходов, к которым применяется шкала 13–22%, налог рассчитывают по ступеням:
- 13% — с дохода до 2,4 млн рублей в год включительно;
- 15% — с части дохода свыше 2,4 млн до 5 млн рублей включительно;
- 18% — с части дохода свыше 5 млн до 20 млн рублей включительно;
- 20% — с части дохода свыше 20 млн до 50 млн рублей включительно;
- 22% — с части дохода свыше 50 млн рублей.
При переходе на следующую ступень повышенная ставка применяется только к превышению. Доход в пределах предыдущих ступеней по новой ставке не пересчитывают.
Отдельное правило с 2026 года действует для людей, имевших статус иностранного агента хотя бы один день календарного года. К их облагаемым доходам за этот год применяется ставка 30% независимо от налогового резидентства.
Стандартные, социальные и имущественные вычеты по общему правилу предоставляются только налоговым резидентам России. Применение к доходам нерезидента шкалы 13–22% само по себе права на эти вычеты не даёт
Если сотрудник работает из другой страны
По подп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК РФ выплаты дистанционному работнику российской организации считаются доходом от источника в России, даже если человек физически находится за границей. Исключение — договор для работы в обособленном подразделении российской организации, зарегистрированном за рубежом. В остальных случаях российская компания остаётся налоговым агентом, а зарплата облагается по шкале 13–22% независимо от налогового резидентства сотрудника.
С ГПХ правила другие. Чтобы выплаты за работы и услуги через интернет относились к российскому источнику по подп. 6.3 п. 1 ст. 208 НК РФ, должны одновременно выполняться два условия.
Первое — используется предусмотренная законом цифровая инфраструктура: доменные имена и сетевые адреса в российской национальной доменной зоне либо информационные системы и программно-аппаратные комплексы, оборудование которых размещено в России.
Второе — выполняется хотя бы один из дополнительных критериев:
- исполнитель является налоговым резидентом России;
- деньги поступают на счёт в российском банке;
- доход выплачивает российская организация, индивидуальный предприниматель, частнопрактикующий нотариус, адвокат, учредивший адвокатский кабинет, или обособленное подразделение иностранной организации в России.
Таким образом, для применения этой нормы одного российского заказчика недостаточно: нужно также проверить, через какую цифровую инфраструктуру выполняются работы или оказываются услуги.
Менеджер практики налогового консалтинга и аудита консалтинговой компании Bellerage Константин Шалимов приводит пример расчёта НДФЛ при возвращении дистанционного сотрудника в Россию.
Гражданин России весь 2025 год и первое полугодие 2026-го живёт за границей. Он возвращается 1 июля 2026 года и остаётся в России до конца года. Весь 2026 год сотрудник работает дистанционно на российское ООО и получает по 300 тыс. рублей в месяц до удержания НДФЛ. В примере нет премий и налоговых вычетов, сотрудник не имеет статуса иноагента.
30 декабря он набирает 183 дня пребывания в России.Но для его зарплаты смена статуса ничего не меняет: весь год действует шкала 13–22%. При годовом доходе 3,6 млн рублей НДФЛ составит 492 тыс. рублей: 312 тыс. рублей с первых 2,4 млн и 180 тыс. рублей с оставшихся 1,2 млн.
Налоговое правило не решает вопрос с трудовым договором
НК РФ описывает налогообложение дистанционной работы из-за границы, но это не означает, что любая такая модель соответствует трудовому законодательству. Прямого общего запрета в Трудовом кодексе нет, однако Минтруд считает российский трудовой договор для постоянной работы за рубежом недопустимым. При этом письмо Минтруда от 9 сентября 2022 года № 14-2/ООГ-5755 выражает позицию ведомства и не является нормативным правовым актом.
Старший юрист корпоративной практики коллегии адвокатов «Де-юре» Мария Сиротина поясняет: переезд сотрудника за границу и утрата налогового резидентства сами по себе не прекращают трудовой договор. Но если меняются согласованные место или режим работы, такие изменения по общему правилу нужно оформить письменным соглашением сторон. При этом само дополнительное соглашение о работе из-за рубежа не устраняет риски, связанные с позицией Минтруда.
Судебная практика показывает, почему здесь нельзя дать универсальную инструкцию.
В деле № 33-1309/2026 сотрудница российской компании работала из Испании. Допсоглашение определяло местом работы место её фактического пребывания без географического ограничения. Компания перестала платить зарплату, но не доказала отмену дистанционного режима или неисполнение обязанностей. Московский городской суд оставил взыскание задолженности и компенсаций в силе.
А в деле № 33-3964/2026 сотрудник работал дистанционно из Китая. Компания ограничила доступ к корпоративным ресурсам из-за рисков для защиты информации и потребовала вернуться в Россию. Сотрудник отказался. Свердловский областной суд признал увольнение по ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ правомерным. Суд учёл условия договора, требования к защите коммерческой тайны, специфику работы и отказ сотрудника вернуться, а также сослался на позицию Минтруда о работе за рубежом.
«Кроме того, гражданско-правовой договор нельзя использовать для формальной подмены трудовых отношений. Если человек фактически остаётся штатным работником — лично и постоянно выполняет определённую трудовую функцию, подчиняется режиму работодателя и включён в его организационный процесс, — гражданско-правовые отношения могут быть признаны трудовыми».
При выборе формы сотрудничества также нужно учитывать налоговые, миграционные и другие обязательные требования страны, из которой человек работает.
Что проверить работодателю до оформления
Генеральный директор кадрового-агентства Sayhire Татьяна Юсупова рекомендует ещё до предложения о работе уточнять гражданство кандидата, документы для работы, фактическое место проживания и планы на переезд. Иначе проблема может обнаружиться уже после нескольких этапов отбора.
Работодателю стоит пройти пять проверок:
- Уточнить, где человек будет фактически работать. Если кандидат планирует работать из другой страны, ещё до согласования условий нужно подключить кадровика, юриста и бухгалтерию.
- Проверить основание для работы в России. Временно пребывающему гражданину безвизовой страны по общему правилу нужен патент, гражданину визовой страны — разрешение на работу. При найме визового иностранца также проверяют, требуется ли самой компании разрешение на привлечение и использование иностранных работников.Гражданам Армении, Беларуси, Казахстана и Кыргызстана патент и разрешение на работу не требуются. От их получения также освобождены иностранцы с разрешением на временное проживание (РВП) или видом на жительство. При этом нужно проверить ограничения по региону и виду работы, применимые к конкретному сотруднику.
- Определить налоговый статус и вид дохода. Только после этого можно выбрать ставку НДФЛ и проверить право сотрудника на вычеты.
- Проверить обязанность уведомить МВД. О заключении и прекращении трудового договора или договора ГПХ с иностранцем, который работает в России, по общему правилу сообщают не позднее трёх рабочих дней с даты заключения или прекращения договора. Уведомление направляют в территориальный орган МВД в регионе, где работает иностранец. Наличие РВП или ВНЖ не освобождает работодателя от этой обязанности. Она также сохраняется при найме граждан Армении, Казахстана и Кыргызстана. Для граждан Беларуси действует особое регулирование: Верховный суд признавал неправомерным штраф за неуведомление, ссылаясь на равные трудовые права граждан России и Беларуси.С 1 сентября 2026 года действуют формы по приказу МВД № 290: приложение № 7 — для заключения договора, № 8 — для прекращения. На каждого иностранного сотрудника оформляют отдельное уведомление.
- Проверить валютный статус и способ выплаты зарплаты. Выплата российской компанией зарплаты валютному нерезиденту относится к валютным операциям, даже если расчёт идёт в рублях. Такому сотруднику зарплату выплачивают безналично: выдача наличных из кассы не входит в предусмотренные законом исключения. Если валютный резидент работает за границей и его трудовой договор с российской компанией предусматривает исполнение обязанностей за пределами РФ, п. 26 ч. 1 ст. 9 закона № 173-ФЗ разрешает выплачивать ему зарплату в иностранной валюте за рубежом.
И. о. проректора Российского государственного социального университета (РГСУ) по развитию филиальной сети и международному сотрудничеству Константин Поздняков обращает внимание ещё на одну практическую ошибку: документы иностранца проверяют при найме, но затем перестают контролировать. После оформления сотрудника важно следить, продолжает ли действовать патент, РВП или другое основание для работы и не появились ли ограничения, например связанные с регионом работы.
За неподачу обязательного уведомления МВД, нарушение срока, порядка или формы его подачи ст. 18.15 КоАП РФ предусматривает штраф для компании от 400 тыс. до 800 тыс. рублей. За такое нарушение в Москве, Санкт-Петербурге, Московской или Ленинградской области — от 400 тыс. до 1 млн рублей. Вместо штрафа возможно административное приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток. Конкретную санкцию нужно смотреть по составу нарушения и региону.
Что делать, если нерезидент стал резидентом
Когда число дней пребывания сотрудника в России в текущем году достигло 183, его налоговый статус за этот год уже не изменится. Если смена статуса влияет на сумму НДФЛ, работодатель пересчитывает налог с начала года и засчитывает ранее удержанные суммы в счёт последующих удержаний.За счёт этого с дальнейших выплат сотруднику удерживают меньше налога или временно не удерживают его вовсе.
Если до конца года переплату из-за приобретения статуса резидента не удалось зачесть полностью, остаток возвращает налоговая инспекция. Для этого сотрудник после окончания года подаёт 3-НДФЛ и документы, подтверждающие резидентство за соответствующий год. Такой порядок предусмотрен п. 1.1 ст. 231 НК РФ.
Если же компания ошиблась и удержала лишний налог, действует другой механизм: по общему правилу сумму возвращает сам работодатель по письменному заявлению сотрудника. На возврат отводится три месяца со дня получения заявления.
Перерасчёт нужен не всегда. Если до и после смены статуса доход облагается по одинаковой шкале и налоговая база не меняется, сама смена резидентства сумму налога не меняет. Например, это относится к зарплате дистанционного сотрудника, которая до приобретения резидентства облагалась по шкале 13–22%.
Где бизнес чаще всего ошибается
Типичные ошибки — определять налоговый статус по паспорту или ВНЖ, автоматически удерживать с доходов нерезидента 30% и переставать отслеживать местонахождение сотрудника после найма.
«Самая частая ошибка — разрешить удалённую работу „откуда угодно“ и не договориться, что о переезде нужно сообщать».
Юсупова описывает типичную ситуацию: часть команды давно работает из-за границы, а бухгалтерия узнаёт об этом только при возникновении вопросов с налогами и документами. Тогда компании приходится выяснять, где находятся сотрудники, пересматривать условия работы и вводить обязательное уведомление о переезде.
По каждому сотруднику стоит поддерживать актуальные сведения о гражданстве, документах, дающих право на работу, фактическом месте работы, налоговом и валютном статусе, поездках и сроках действия разрешительных документов. Нужно также определить, кто обновляет эти сведения и передаёт информацию об изменениях бухгалтерии и юристу.
Частые вопросы
Да. Например, гражданин России может большую часть года жить за границей, стать налоговым нерезидентом и сохранить статус валютного резидента. Эти статусы определяют по разным правилам.
Не всегда. Если работодатель полностью удержал НДФЛ с зарплаты, подавать декларацию только по этой зарплате не нужно. Сам статус нерезидента такой обязанности не создаёт. Декларация может потребоваться по другим доходам — например, от сдачи квартиры в России другому физлицу, если этот доход облагается НДФЛ. Такие случаи перечислены в ст. 228 НК РФ. Также 3-НДФЛ подают, чтобы вернуть через налоговую переплату после приобретения резидентства, если работодатель не зачёл её до конца года.
Работодателю нужно пересчитать налог. Если из-за ошибки НДФЛ удержали или перечислили не полностью, компании может грозить штраф по ст. 123 НК РФ — 20% от суммы, которую неправомерно не удержали или не перечислили в срок. При недоимке также могут начислить пени.
Если из-за ошибки удержали лишний налог, по общему правилу его возвращает работодатель по письменному заявлению сотрудника. А переплату из-за приобретения статуса резидента, которую не удалось зачесть до конца года, возвращает налоговая инспекция после подачи 3-НДФЛ и подтверждающих документов. Эти процедуры разграничены в ст. 231 НК РФ.