Как правильно сообщить сотруднику о плохой работе

Подготовка к разговору

Непродуманная беседа может усилить напряжение, снизить мотивацию сотрудника и усугубить проблему.

Как руководителю подготовиться к разговору:

• Перед тем как поговорить с сотрудником, соберите всю информацию. Изучите рабочие показатели, оцените вклад в проекты, сравните с ранее достигнутыми результатами. Например, если сотрудник ранее стабильно выполнял план, но недавно начал срывать сроки, важно выявить причины. Возможно, проблема связана с перегрузкой или личными обстоятельствами.
• Избегайте общих фраз вроде «вы стали хуже работать». Чем объективнее оценка, тем меньше вероятность, что сотрудник воспримет критику как несправедливую и негативную.
• Иногда проблемы на работе связаны с внешними факторами, например, изменением обязанностей, техническими сложностями или внутренними конфликтами. Поговорите с человеком, выясните, что именно мешает сотруднику демонстрировать ожидаемые результаты.
• Определите, что хотите достичь. Будьте готовы предложить варианты решения и поддержку.

Выбор места и времени

Место и время для обсуждения также играют важную роль.

Как выбрать время и место:

1. Никогда не обсуждайте плохую работу сотрудника публично. Выберите спокойное, нейтральное место, где никто не помешает. Например, переговорная комната подойдет лучше, чем открытое рабочее пространство.
2. Планируйте разговор так, чтобы у обеих сторон было достаточно времени. Избегайте обсуждений в конце рабочего дня или перед важными встречами. Утро или начало недели подойдут лучше, так как у сотрудника будет возможность сразу приступить к корректировке своей работы.
3. Важно, чтобы руководитель и сотрудник находились в состоянии, подходящем для конструктивного диалога. Если чувствуете раздражение или усталость, перенесите беседу.

Тон разговора

Интонация определяет, как сотрудник воспримет слова начальника. Неправильный подход может спровоцировать обиду, снижение мотивации или даже конфликт.

Руководителю важно проявить в разговоре:

1. Доброжелательность и уважение. Начинайте разговор с позитивного настроя. Подчеркните, что цените вклад сотрудника и хотите помочь ему стать успешнее. Например, можно сказать: «Я вижу ваш потенциал и хочу обсудить, как помочь вам достичь лучших результатов…».
2. Избегайте обвинений. Фразы вроде «вы всегда все делаете неправильно» или «вы разочаровываете команду» звучат агрессивно. Вместо этого используйте нейтральные выражения: «Я заметил, что некоторые задачи выполняются с задержкой. Хотелось бы понять причины…».
3. Открытые вопросы. Побуждайте сотрудника к диалогу. Вопросы вроде «Как вы оцениваете свою работу?» или «Есть ли что-то, что мешает вам быть продуктивным?» помогают выявить скрытые проблемы и предлагают сотруднику возможность высказаться.
4. Контролируйте эмоции. Если сотрудник начинает проявлять раздражение или защищаться, сохраняйте спокойствие. Дайте ему время высказать свое мнение, затем мягко возвращайтесь к теме.

По теме:

Как раскрыть потенциал неэффективного сотрудника: 4 стратегии

Почему сотрудники массово увольняются и что с этим делать

Конструктивная обратная связь

Чтобы критика воспринималась положительно, придерживайтесь следующих принципов.

Метод «сэндвича»: начинайте с положительного

Этот метод строится на комбинации положительных и отрицательных аспектов, где критика становится менее болезненной благодаря началу и завершению разговора с позитивом. Это создает доверительную атмосферу и помогает сотруднику сосредоточиться на решении проблемы, а не на защите от критики.

Пример реализации:

• Положительное начало. «Ваши аналитические отчеты всегда выделяются точностью и качеством, это очень помогает всей команде…».
• Критическая часть. «Однако я заметил, что в последние 2 месяца сроки сдачи отчетов начали затягиваться, и это создает сложности в дальнейших процессах…».
• Решение. «Может быть, стоит вместе пересмотреть рабочий процесс, чтобы выявить, что мешает вовремя завершать задачи? Если потребуется помощь, я готов поддержать вас…».

Метод «сэндвича» позволяет сгладить восприятие негативной информации и акцентировать внимание на путях улучшения.

Четкость и конкретика: фокусируйтесь на фактах

Замечания должны быть понятными, конкретными и объективными. Вместо общих фраз, которые могут восприниматься как обвинения, лучше использовать факты, подкрепленные примерами. Это позволяет сотруднику ясно понять, что именно нужно исправить, и избежать недопонимания.

Как не стоит говорить: «Вы постоянно срываете сроки…».

Как правильно говорить: «В прошлом месяце 3 проекта были сданы с задержкой на 2-3 дня. Это негативно сказалось на работе всей команды, так как другие процессы пришлось переносить…».

Четкость помогает сотруднику осознать, в чем именно проблема, и понять, как ее можно решить.

Фокус на будущее: предлагайте решение

Не останавливайтесь на критике, а направляйте разговор в сторону улучшений. Вместо обвинений и упреков обсуждайте, какие шаги можно предпринять для исправления ситуации, попросите обратную связь. Важно, чтобы сотрудник чувствовал, что у него есть возможности для улучшения.

Пример подхода: «Давайте подумаем, как организовать ваше время, чтобы проекты сдавались в срок. Возможно, стоит использовать новые инструменты для планирования. Также можете делегировать некоторые задачи, если нагрузка слишком большая…».

Такой подход подчеркивает конструктивный характер обратной связи и помогает сотруднику сосредоточиться на развитии.

Создайте ощущение совместной работы

Критика будет восприниматься лучше, если сотрудник понимает, что он не одинок в решении проблемы. Подчеркните, что готовы поддержать его и предложить необходимые ресурсы.

Пример поддержки: «Если вам нужно больше времени на освоение новых методов работы, давайте организуем тренинг. Возможно, вы хотите попробовать другой формат отчетов, чтобы упростить процесс? Сообщите, если я могу чем-то помочь…».

Что важно учитывать при обратной связи:

1. Выберите подходящее время и место. Не обсуждайте проблемы при всей команде. Лучше назначить индивидуальную встречу, чтобы сотрудник чувствовал себя комфортно.
2. Контролируйте тон и эмоции. Обратная связь должна быть спокойной и уважительной. Избегайте агрессии, раздражения или сарказма.
3. Убедитесь, что сотрудник понял суть. В конце разговора спросите: «Все ли было понятно? Есть ли вопросы или предложения?».
4. Дайте время на изменения. Не ожидайте мгновенных улучшений. Предложите промежуточные встречи, чтобы отслеживать прогресс и поддерживать сотрудника.

По теме:

Без эмоций и приказов: как разговаривать со «сложными» сотрудниками

Подбор и адаптация сотрудников

Разрешение конфликтов на работе

В некоторых случаях проблема с работой сотрудника может быть следствием конфликта внутри команды или с руководством. Игнорирование таких ситуаций приводит к снижению эффективности и ухудшению морального климата.

Чтобы разобраться в ситуации, необходимо определить истинные причины конфликта. Часто напряжение в коллективе вызвано неудовлетворенностью сотрудников условиями работы, недостатком внимания к их вкладу или несправедливым распределением обязанностей.

Что делать:

• Задавайте открытые вопросы. Например: «Что именно вас беспокоит в сложившейся ситуации?» или «Какие изменения, по вашему мнению, могли бы улучшить работу?»
• Наблюдайте за поведением участников. Обратите внимание на изменения в их настроении, взаимодействии с коллегами и подходе, пока те работают.
• Проводите индивидуальные беседы. В личной беседе сотрудник может быть более откровенным, чем в присутствии команды.

Руководителю важно оставаться объективным. Встать на сторону одной из сторон конфликта — значит усилить напряжение и вызвать недоверие у других членов команды.

Что делать:

• Выслушивайте обе стороны. Например, если два сотрудника спорят о методах выполнения задачи, дайте каждому высказать свою точку зрения без перебиваний.
• Не высказывайте личные оценки. Сосредоточьтесь на фактах, а не на эмоциях. Вместо «Вы неправы, он сделал все правильно» используйте: «Давайте обсудим, как это повлияло на общий процесс…».
• Контролируйте эмоции. Если ситуация накаляется, перенесите обсуждение на другое время, чтобы дать участникам возможность остыть.

Бывает так, что сотрудник ранее работал эффективно, но в дальнейшем стал вести себя негативно и его работоспособность упала. Разрешение конфликта должно быть направлено на поиск решений, которые удовлетворят обе стороны.

Важно, чтобы участники конфликта сами включались в процесс поиска компромиссов, поскольку это повышает их ответственность за результат.

Что делать:

• Определите общие цели. Например: «Мы все заинтересованы в том, чтобы проект был завершен в срок. Какие шаги мы можем предпринять вместе?»
• Разделите конфликт на этапы. Если разногласия слишком сложны, решайте их поэтапно, начиная с наиболее простых вопросов.
• Вовлекайте сотрудников. Например: «Как вы видите лучшее решение этой проблемы?» или «Какие изменения помогут вам комфортнее работать вместе?».

Если в команде или компании ранее возникали аналогичные конфликты, можно использовать их как пример. Это помогает сотрудникам увидеть, что проблемы разрешимы, а процесс улучшения — реален.

Что делать:

• Делитесь историями. Например: «Мы уже сталкивались с подобной ситуацией, когда два отдела не могли договориться о распределении задач. Тогда мы создали четкий график, который решил проблему…».
• Предлагайте проверенные решения.
• Демонстрируйте результат. Представьте и покажите, как прошлые решения помогли улучшить работу команды.

После урегулирования конфликта важно подытожить достигнутые соглашения, чтобы избежать недоразумений в будущем. Это может быть устная договоренность или письменное подтверждение ключевых моментов.

Что делать:

• Запишите итоговые договоренности. Например: «Иван будет отвечать за планирование, а Анна — за контроль качества…».
• Определите ответственность. Например: «С каждой стороны будет по одному представителю, который будет контролировать выполнение решений…».
• Назначьте контрольные точки. Определите временные рамки для проверки выполнения договоренностей, чтобы избежать отклонений от плана.

Подведите итоги разговора:

1. Обозначьте конкретные шаги, которые нужно предпринять. Например, если сотрудник не успевает с задачами, предложите пересмотреть приоритеты и установить четкие сроки.
2. Зафиксируйте итоги разговора письменно. Это может быть план по улучшению, график контрольных встреч или список задач, которые нужно выполнить.
3. Определите дату следующего разговора, чтобы оценить прогресс. Например: «Через две недели мы снова обсудим ваши достижения…».

Постоянная работа над улучшениями

Разовый разговор с сотрудником может дать временный эффект, но для достижения устойчивого результата важно внедрить системный подход. Регулярное взаимодействие с командой и создание условий для профессионального роста помогут избежать подобных ситуаций в будущем:

1. Организуйте индивидуальные встречи с сотрудниками, чтобы обсуждать их достижения и сложности. Это позволяет оперативно выявлять проблемы и предотвращать их развитие. Например, ежемесячные one-on-one встречи помогают поддерживать продуктивный диалог и укреплять доверие.
2. Похвала или комплимент за достижения мотивирует сотрудников и показывает, что их вклад ценится. Даже небольшие успехи стоит отмечать, чтобы поддерживать положительный настрой.
3. Делитесь историями сотрудников, которые успешно справились с трудностями. Это вдохновляет коллектив и показывает, что проблемы можно преодолеть.
4. Создайте атмосферу, где сотрудники не боятся говорить о своих сложностях. Для этого важно быть доступным и готовым выслушать каждого.

Закрепим

Эффективное общение с сотрудником, который показывает низкие результаты, требует подготовки, такта и четкого плана действий.

Подготовитесь к разговору:

• Соберите факты и данные о показателях работы.
• Установите причины проблем (перегрузка, личные обстоятельства, конфликты).
• Определите цель беседы: улучшение, выявление причин, поддержка.

Выберите место и время:

• Не обсуждайте проблемы публично, выберите нейтральное место.
• Планируйте беседу в спокойное время, избегайте конца рабочего дня.

Тон разговора:

• Демонстрируйте уважение и доброжелательность.
• Избегайте обвинений, используйте нейтральные выражения.
• Задавайте открытые вопросы для выявления причин.

Конструктивная обратная связь:

• Используйте метод «сэндвича»: начните с похвалы, затем обсудите проблемы и завершите предложением решений.
• Будьте конкретны, указывайте на факты и примеры.
• Предлагайте решения и показывайте пути улучшения.

Поддержка сотрудника:

• Предложите помощь: обучение, наставничество, пересмотр задач.
• Убедитесь, что сотрудник понимает, что вы на его стороне.

Разрешение конфликтов:

• Выясните причины конфликтов (наблюдения, беседы, открытые вопросы).
• Сохраняйте нейтральность, выслушивайте обе стороны.
• Помогайте находить компромиссы и фиксируйте договоренности.

Закрепление результатов:

• Подведите итоги разговора и определите конкретные шаги для улучшений.
• Зафиксируйте договоренности письменно.
• Установите контрольные точки для проверки прогресса.

Системный подход к улучшениям:

• Регулярно встречайтесь с сотрудниками для обсуждения их успехов и сложностей.
• Отмечайте достижения, даже небольшие.
• Создавайте условия для профессионального роста и открытость к диалогу.

Фото на обложке: Malte Mueller / Getty Images