5 вещей, которые убивают продуктивность

1. Вы тратите время на энергетических вампиров

Вы точно с ними знакомы: эти люди буквально высасывают из вас энергию, направляя ее на себя, а не на благо команды. Их не волнует ваше время и приоритеты. По какой-то причине такой человек будет постоянно писать вам с просьбами о помощи, и в итоге вы потратите на него больше времени, чем на любое из дел вашего списка (причем вы от этого ничего не выиграете).

Решение проблемы

Если это не какая-то срочная просьба, связанная с делами компании, вы можете вежливо ее отклонить, просто сказав: «У меня на этой неделе жесткий дедлайн, и я, к сожалению, не могу помочь». Если же человек настаивает, намекните ему, что это не ваше дело: «Я сейчас работаю над [скажите над чем именно]. Если дело срочное, я могу подключить моего менеджера, пусть он разберется, что для меня будет важнее».

Getty Images / Leonardo Patrizi

2. Вы не вносите в список дел ничего конкретного

Проще говоря, в вашем списке дел не должно быть пунктов, которые не описывают какое-либо действие. Это касается и планов без конкретики («ответить насчет проекта»), и многозадачных дел («запустить новую линию продукта»). В противном случае, вы будете тратить время, пытаясь вспомнить, насчет какого именно проекта вам нужно было ответить. Либо вы перегрузите себя делами в попытках запустить проект за один вечер.

Решение

Список дел должен состоять из четких фраз. Всегда старайтесь добавить больше деталей. После обеда вам не так легко будет вспомнить то, о чем вы думали в девять утра. Поделите крупные задачи на несколько маленьких. Например, один из пунктов может выглядеть так: «Составить таймлайн запуска новой линии продукта». Опираясь на сделанный таймлайн, вы можете добавлять каждую неделю новые мелкие задачи в свой список дел.

3. Ваш список перегружен

Если у вас в списке не только те дела, которые вы действительно сможете сделать, но и какие-то идеальные планы — вы заранее настраиваете себя на провал. Так вы не сможете почувствовать удовлетворение от завершения дня. Кроме того, список дел, в котором слишком много пунктов, выглядит обескураживающим. Вы поймете, с чего лучше начать и, вероятнее всего, впадете в прокрастинацию.

Читайте по теме: Почему to-do list неэффективен

Решение

Белль Бет Купер, один из авторов сайта Buffer рассказала изданию Inc., как можно переделать свой список дел:

Как же определить, какое дело самое важное? Обычно это серьезные задачи, выполнение которых поможет всему проекту, команде или компании стать на шаг ближе к другим целям.

4. В вашем списке дел не учитываются перерывы

Конечно, в идеальном мире вы можете прийти в офис в девять утра и работать до шести, не отрываясь. Но в реальности вас будут отвлекать, вы проголодаетесь, да и, в конце концов, вы не сможете неподвижно сидеть столько часов на одном месте.

Решение

Как бы сильно вы ни были заняты, нужно все равно делать перерывы в течение дня. Поработайте 50-90 минут и отдохните — так вы сможете восстановить потраченные силы. С помощью приложения DeskTime, отслеживающего рабочее время и эффективность, Джулия Джиффорд с портала Muse обнаружила, что самые продуктивные люди работают 52 минуты, а потом делают 17-минутный перерыв.

Во время перерыва можно прогуляться, съесть или выпить что-нибудь, или же просмотреть мотивирующие статьи.

5. Вы забываете, что вас может что-то отвлечь

Вы потратили много сил, чтобы определить и записать все приоритетные задачи. А потом вас что-то отвлекло. E-mail, коллега, срочные новости — а список дел все не кончается. Как бы вы ни старались и ни раскрашивали ваш список, в разные цвета, стоит первому срочному сообщению засветиться во «Входящих», как вы уже сошли с дистанции.

Решение

Не забывайте оставлять в расписании свободные места. Так вы сможете учесть непредвиденные обстоятельства и расширить временные рамки для выполнения задач. Самый плохой вариант развития событий? За день не произойдет ничего срочного, и вы освободитесь пораньше.

От некоторых отвлекающих моментов можно избавиться заранее: поставьте статус «Занят» во всех корпоративных чатах, включите на телефоне переадресацию на голосовую почту и настройте свой почтовый ящик так, чтобы отображались уведомления только о письмах от конкретных лиц (вот как это можно настроить в Gmail и Outlook).

Неважно, с помощью чего вы составляете свой список — делаете его в приложении, на компьютере или по старинке ручкой в блокноте — главное не допускайте эти пять ошибок, которые убивают вашу эффективность. Тогда вы сможете все сделать вовремя.

Источник.

Материалы по теме:

Правильный свет улучшает продуктивность

Почему to-do list неэффективен

6 воскресных привычек, которые облегчат вам начало рабочей недели

Три правила проведения эффективных онлайн-совещаний

Как заставить себя работать