Почему to-do list неэффективен

Согласно данным компании iDoneThis, почти две трети профессионалов составляют списки дел, но 41 % всех пунктов фактически никогда не выполняются. На самом деле, более половины людей, составляющих список на день, выполняют эти дела в тот же день.

Хоть списки дел и популярны, они все же могут сбить вас с правильного пути, говорит Кевин Круз, автор книги «15 секретов тайм-менеджмента, которые знают успешные люди».

В своем исследовании наиболее прогрессивных методов тайм-менеджмента и личной эффективности Круз пообщался с более чем 200 миллиардерами, олимпийскими призерами, студентами-отличниками и предпринимателями и попросил их дать лучший совет. «Ни один из них не упомянул составление списка дел», — говорит он.

Все потому, что списки дел, как правило, имеют три основные проблемы:

1. В них не учитывается время выполнения. Когда человек составляет длинный список задач, сначала он будет решать те задачи, которые могут быть завершены быстро в течение нескольких минут, а более длительные задачи остаются нетронутыми, говорит Круз.
2. В них нет различия между срочным и важным. В списке задач не отражаются временные рамки, и зачастую важные вещи упускаются из виду. «Нам хочется хвататься за выполнение срочных дел и игнорировать действительно важные», — говорит он.
3. Они приводят к стрессу. Существует так называемый эффект Зейгарник, под действием которого люди склонны помнить незаконченные задачи, что вызывает у людей навязчивые бесконтрольные мысли. Этот список невыполненных задач вызывает бессонницу, говорит Круз.

Что делать вместо этого:

Круз обнаружил, что большинство успешных людей живут и работают по своему календарю. Ключом к успеху является использование трех приемов, которые превращают ваш календарь в эффективный план на день:

1. Резервируйте время для наиболее важных дел. Не допускайте беспорядочного заполнения календаря, хватаясь за все дела без разбора, советует Круз.
   
   «Проясните для себя жизненные и карьерные цели и заранее запланируйте время только для этого», — говорит он. Например, вы могли бы каждый день уделять два часа с утра работе над стратегией своего будущего или другому проекту, который будет двигать вас вперед. Отключите электронную почту, переключите телефон в режим полета и сосредоточьтесь на абсолютной продуктивности.
   
   Ваш календарь должен также включать временные блоки для занятия спортом, вечерних тусовок или других вещей, относящихся к вашим основным жизненным ценностям. Круз также рекомендует резервировать время на менее важные дела, которые вам бы хотелось закончить, но отвести им ограниченное количество времени. Например, принимать звонки в течение часа каждую неделю.
   
   
2. Мыслите 15-минутными интервалами. В то время как большинство календарей по умолчанию градуированы промежутками в 30 минут, Круз рекомендует изменить их до 15 и четко рассчитывать, сколько времени потребуется для решения задачи при ее планировании.
   
   «Ультрапродуктивные люди тратят именно столько времени, сколько необходимо, — говорит он. — Генеральный директор Yahoo Марисса Майер известна тем, что на совещания с коллегами у нее уходит примерно 5 минут. Когда ваш стандартный интервал составит 15 минут, вы автоматически обнаружите, что можете уместить больше задач в рамки каждого дня».
   
   
3. Планируйте все. Вместо того, чтобы проверять электронную почту каждые несколько минут, отведите на это три промежутка в течение дня, рекомендует Круз. Вместо того чтобы написать «позвонить сестре» в вашем списке дел, добавьте это в свой календарь. «А лучше, установите временной промежуток ежедневно после полудня для ответов на телефонные звонки», — говорит он.

То, что запланировано, делается на самом деле. «Когда вы вынуждены выбирать определенный день и время, у вас все будет получаться на постоянной основе без лишних нервов», — говорит Круз.

Он признает, что в начале может быть трудно оценить, сколько времени потребуется для задачи, но с опытом вам станет легче придерживаться расписания. Круз также рекомендует запланировать некоторое время в качестве буферного, например, отвести на обеденный перерыв больше, чем нужно на самом деле, или на завершение работы в конце дня.

Могут возникать непредвиденные ситуации, например звонок из школы о том, что вашему ребенку нездоровится, и его нужно забрать, — говорит он. «А если ничего не случится, вы сможете использовать время, чтобы сосредоточиться, отдохнуть или обдумать творческие планы».

Источник.

Материалы по теме:

Как я стала жаворонком, выучила новый язык и прочитала в 5 раз больше книг за год

Как успевать больше за меньшее количество времени?

Как операционный директор Facebook планирует день?

Как работать эффективнее: советы от сотрудника Google

Успех зависит от того, сколько времени вы НЕ работаете

Как выбрать между работой, учебой и личной жизнью?

Руководители тоже плачут или статья об управлении временем для руководителей

Видео по теме: