Как работать эффективнее: советы от сотрудника Google

Недавно я написал электронное письмо своей команде, предложив провести челлендж по тайм-менеджменту. Полученный ответ был неожиданным. Меня попросили поделиться советом с большим количеством людей – и вот к чему это привело. Некоторые из коллег в Google зашли так далеко, что сделали видео для ценителей качественного визуального ряда. Вот оригинал этого письма (минус внутренние шутки):

Тема: Если у вас нет времени читать это письмо… прочтите дважды.

Остановитесь. Вдохните. Теперь подумайте, как вы распоряжаетесь временем.

Что касается меня, мне ещё есть к чему стремиться.

Есть две парадигмы при составлении расписаний – менеджер (управленец) и мейкер (творец).

День менеджера делится на 30-минутные отрезки времени. Каждые полчаса он чередует разные виды деятельности. Как в Тетрисе — блоки сдвигаются, место освобождается.

День творца выглядит по-другому. Он должен делать, создавать, строить. Для этого требуется время для размышлений. В таком случае самый действенный способ управления временем — поделить день на блоки в половину дня или целый день. Для творческого человека даже одна единственная встреча в середине дня может всё испортить.

Мы все должны быть творцами.

Ок. Отличная идея. Я это сделаю... ну только... позже... Я опаздываю на совещание.

Нет. Так не пойдёт. Всё получится только при одном условии — надо быть целеустремлённым. Перед выполнением задачи выясните своё намерение. Нужно точно знать, где и когда вы выделите «время для дел» на свой проект. Сейчас я расскажу об эксперименте, который подтверждает эту теорию:

• Контрольную группу попросили делать физические упражнение раз в неделю. В итоге упражнения делали 29% опрошенных.
• Группе испытуемых 1 дали то же самое задание, только с подробной информацией о том, почему упражнения полезны для здоровья (в духе «вы рано умрёте, если не будете заниматься».) 39% упражнялись.
• Группу 2 попросили делать упражнения в специальном месте, в обозначенный день, в определённое время, которое они сами выберут. 91% из них ходили на тренировки.

Всерьёз отведите «время для дел» в календаре, учитывая точное время и место. В идеале — конкретно распишите, что собираетесь делать. При таком раскладе вы всё обязательно успеете.

Значит, я могу отвести для этого время, например... в конце дня в пятницу, так?… после того, как закончатся все совещания?

На самом деле, нет. Большинство из наших встреч можно укоротить и включать в них меньше людей, а некоторые и вовсе не стоит назначать. Вместо совещаний потратьте эти несколько часов на «время для дел». При этом не откладывайте его на вечер пятницы — очень многое зависит от выбранного вами времени. В течение недели уровень вашей энергии меняется скачкообразно, поэтому составляйте планы соответственно:

Нацельтесь на следующее:

Понедельник. Энергия после выходных снижается, поэтому ставьте себе несрочные задачи. Например, ставьте цели, занимайтесь организацией и планированием.

Вторник, среда. Энергия достигает своего пика. Беритесь за самые сложные задачи, пишите, проводите мозговые штурмы, планируйте «время для дел».

Четверг. Энергия идёт на спад — планируйте встречи, особенно те, в которых нужно прийти к компромиссу.

Пятница. Самый низкий уровень энергии – займитесь бессрочными делами, долговременным планированием и выстраиванием отношений.

Старайтесь находить «время для дел» в утренние часы, пока вас не накроет усталость от ряда дневных задач. Для выполнения более машинальной работы выбирайте вторую половину дня.

Мой новый вызов для вас: найдите и отстаивайте своё «время для дел». Если вам приходится «красть чьё-то время», подумайте о том, как это отразится на «времени для дел» этих людей.

Материалы по теме:

12 полезных книг для руководителя

Успех зависит от того, сколько времени вы НЕ работаете

 Как выбрать между работой, учебой и личной жизнью?

Руководители тоже плачут или статья об управлении временем для руководителей

«Нам требуется замедлить бег» – Питер Брегман

6 приложений для тех, кто легко отвлекается от работы

Спорт в офисе: зачем и как

Видео по теме: