Подборка шаблонов документов для бизнеса

Учредительные документы

В этом разделе мы собрали документы, которые могут вам пригодиться при открытии или внесении изменений в ваше ИП или компанию.

Приказ о назначении генерального директора

Этот документ подтверждает, что в компании выбрали нового руководителя, им может быть учредитель или наёмный сотрудник. Пригодится он в двух случаях: когда вы регистрируете новое ООО в налоговой или когда сменяется руководитель.

Форма регистрации ООО с двумя учредителями

Иногда в создании ООО участвует не один человек, а несколько. По закону в обществе может быть до 50 участников. Одним из учредителей может быть юридическое лицо, другим — физическое, оба могут быть физлицами и так далее. Но вот заявление всё равно подаётся одно — это форма P11001, и каждый участник заполняет разный лист формы. Это обязательный документ при регистрации ООО, его необходимо подать в ФНС, чтобы компанию внесли в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). Без этого она работать не сможет.

Форма регистрации ООО с одним учредителем

Если вы открываете ООО в одиночку, вам тоже обязательно понадобится заполнить форму Р11001, чтобы подать в налоговую. На первый взгляд заявление может показаться сложным, ведь там 20 страниц. На самом же деле оно просто учитывает все случаи регистрации ООО. Когда учредитель всего один, заполнить форму будет легко.

Устав ООО с несколькими учредителями

Устав — обязательный и главный документ для ООО. В нём прописываются основные правила общества, порядок взаимодействия участников, изменения в организации. Без него не получится зарегистрировать юридическое лицо в налоговой. Если учредителей несколько, они все должны совместно изъявить свою волю и заключить учредительный договор.

Не знаешь, с чего начать бизнес? Всё о первых шагах в своём деле рассказываем на платформе «Курс».

Сейчас предприниматели могут выбрать один из 36 типовых вариантов устава.

Устав ООО с одним учредителем

То же самое касается и ООО с одним учредителем — устав всё равно необходим. В нём также будут зафиксированы основные правила общества, изменения и другие важные моменты. Вместе с другими учредительными документами устав нужно подать при регистрации ООО в налоговой.

Протокол общего собрания ООО

Это специальный документ, который фиксирует абсолютно все изменения в компании, принятые в ходе голосований и обсуждений. Это могут быть изменения в уставе, перераспределение прибыли, реорганизация компании, ликвидация, смена состава участников. Казалось бы, зачем это нужно, ведь вы и так договорились на совещании. Но такой протокол делает все процессы в компании прозрачными, и если когда-нибудь среди учредителей возникнут разногласия, именно протокол будет официальным источником информации.

ФЗ № 14 определяет, какие данные обязательно нужно указать в протоколе, как его правильно оформлять и сколько хранить — не менее трёх лет.

Форма регистрации ИП Р21001

Если вы решили, что пора открывать ИП, вам нужно заполнить соответствующую форму и подать её в ФНС. Так государство понимает, кто именно открывает ИП, на какой системе налогообложения и чем ИП планирует заниматься. Ведь в отличие от самозанятого, ИП может нанимать сотрудников, выбирать систему налогообложения, а доходы могут составлять до 200 млн рублей в год.

Очень важно корректно заполнить форму Р21001: по одному знаку в каждой клетке, только заглавные буквы, чёрными, фиолетовыми или синими чернилами. А если вы заполняете форму в электронном виде, используйте шрифт Courier New 18 кегля. Без этой формы работа вашего ИП будет считаться недействительной.

Клиенты и контрагенты

Предприниматели регулярно имеют дело с клиентами и контрагентами. Эти отношения важно правильно закреплять документально. Во-первых, это поможет следить за тем, когда, с кем и какие сделки вы заключаете. Во-вторых, в случае спорных ситуаций обезопасит обе стороны, ведь под рукой всегда будут подтверждающие документы. И в-третьих, такие документы используются для налоговой, а иногда и помогают подтвердить, что ваша компания действительно ведёт легальную деятельность.

Акт списания товаров

Иногда необходимо списать товары или какие-то материальные ценности, которые пришли в негодность или потеряли товарный вид. Просто выбросить их нельзя, ведь они должны быть учтены в бухгалтерии. Чтобы зафиксировать, что именно отправляется на списание, заполняют форму ТОРГ-16. В ней описываются все списанные товары и их характеристики. Так в любой ситуации можно будет проверить, куда делась какая-то позиция.

Счёт-фактура

Если вы продаёте товары или оказываете услуги, вы обязательно должны выписывать своим покупателям счёт-фактуру. Это документ, который сопровождает сделки и содержит информацию о стоимости товара или услуги, налогах и других деталях. Также счёт-фактура выписывается, когда поставщик отгружает товар. Документ нужен ИП, которые работают на общей системе налогообложения, и должен быть выписан в течение пяти календарных дней с момента отгрузки товара или оказания услуги.

Счёт на оплату

После заключения сделки продавец обязательно должен выставить покупателю счёт на оплату, в котором указывается список товаров или услуг, их стоимость и общая сумма. Если сделка небольшая, то счёт может быть одновременно ещё и договором между продавцом и покупателем. Каждая компания сама решает, когда и в какой форме ей выставлять счета, официальной формы для этого нет. Но, как правило, выписываются они прямо во время закрытия сделки.

Счёт-договор

Когда сделка не очень крупная, можно вместо нескольких бумаг оформить один счёт-договор. Как можно догадаться, это документ, который объединяет счёт и договор, — письменное соглашение о купле-продаже. Очень удобен ещё и когда вы регулярно совершаете одну и ту же небольшую сделку, например, на поставку маленькой партии товара. Для сложных сделок или сделок с государственным участием такой документ не подойдёт.

Договор возмездного оказания услуг

Когда исполнитель выполняет какую-то работу для заказчика, необходимо заключать договор возмездного оказания услуг. В нём фиксируются условия и права и обязанности сторон. Субъектами такого договора могут быть и компании, и физические лица. Например, документ подписывается между вами и медицинским учреждением, когда вы обращаетесь за платными медицинскими услугами. Распространяется он на такие сферы, как связь, ветеринария, информационные технологии и другие.

Акт выполненных работ

Кроме договора оказания услуг, может быть ещё акт выполненных работ, который подтверждает, что работа по договору была выполнена. В акте записан объём работ, качество, сроки выполнения. Это не обязательный документ, факт сдачи работы можно подтвердить и другими бумагами, например, дополнительным соглашением к договору.

Договор подряда

Если вы выполняете или получаете услугу разово, между заказчиком и исполнителем заключается договор подряда. В нём прописывают права и обязанности сторон, сроки и суть работ, стоимость и порядок оплаты. По договору заказчик даёт исполнителю задание, которое тот выполняет.

Договор аренды нежилого помещения

Итак, вам понадобилось нежилое помещение, например, склад или офис, для работы. А может быть, у вас есть такое помещение, и вы хотите сдать его предпринимателю в аренду. Для таких случаев предусмотрен договор, в котором описаны условия аренды, срок, права и обязанности сторон. Он защитит обе стороны от неприятных сюрпризов, например, если арендатор не платит аренду, сумму можно будет взыскать через суд. Если такой договор заключён на срок больше года, его нужно зарегистрировать в Росреестре.

Акт приёма-передачи нежилого помещения

В дополнение к договору аренды или купли-продажи нежилого помещения составляется ещё и акт приёма-передачи. Он подтверждает, что помещение передано, и детально описывает это помещение с фотографиями. Таким образом, если вдруг в будущем обнаружатся несоответствия описанию или дефекты, их легко можно будет доказать с помощью акта.

Акт приёма-передачи оборудования

Если вы берёте или передаёте оборудование, например, печи и холодильники для пекарни, оформляя передачу, нужно подписать акт. Он подтвердит, сколько какого оборудования передано, в каком состоянии, по какой цене. В документе обязательно нужно указать не только подробности про само оборудование, но и перечислить всех ответственных за приём и передачу. Для приёма создаётся специальная комиссия. Этот документ прилагается к договору, и его используют в бухгалтерском учёте. К тому же он обезопасит всех участников сделки.

Доверенность на покупку и продажу недвижимости

Если вам предстоит покупать или продавать недвижимость, но вы понимаете, что лично присутствовать у вас возможности не будет, доверенность — отличный выход. Она даёт право совершать сделки с недвижимостью от имени другого человека или компании. Можно оформить разовую доверенность, доверенность, которая позволит регулярно совершать однотипные действия, или генеральную, по которой доверенное лицо сможет распоряжаться объектом полностью.

Доверенность на получение почты и посылок

Это необязательный документ, но очень удобный, если вам приходится иметь дело с корреспонденцией и посылками, но вы не хотите сами каждый раз ходить на почту. В доверенности можно зафиксировать данные человека, который будет отправлять и получать письма за вас, например, секретаря.

Доверенность на автомобиль

Ещё можно оформить доверенность на автомобиль, которая позволит третьему лицу совершать разные действия с машиной: оформлять страховку, проходить ТО, выезжать за границу и даже продавать. Это удобно, если у вас есть корпоративная машина, которой пользуется кто-то из сотрудников, или, например, личный водитель.

Договор займа

Брать взаймы тоже нужно правильно. Нельзя просто взять деньги в долг и пустить их в оборот — в таком случае у банка могут возникнуть вопросы, откуда эти деньги взялись. Поэтому между заёмщиком и займодавцем заключается договор о том, сколько, на какой срок, под какие проценты выдаётся денег, а также как долг будет погашаться. Договор можно заключить между физическими и юридическими лицами.

Договор поставки

Итак, если вы или вам поставляют товары, без договора тут не обойтись. Его заключают поставщик и покупатель и прописывают в нём условия доставки. Это нужно, чтобы определить права и обязанности сторон, ответственность за неисполнение обязательств. Дальше к договору могут прикладываться другие документы: товарная накладная, путевой лист, передаточный документ и так далее.

Путевой лист

Если вы доставляете какой-то груз, путевой лист вам необходим. В нём указана информация о маршруте, времени начала и окончания поездки, данные о самом грузе и водителе. Это нужно, чтобы подтвердить, что водитель и автомобиль прошли все проверки. Путевой лист нужно заполнять отдельно для каждого авто.

Товарная накладная

Когда товар отгружается покупателю, оформляется ТОРГ-12 — документ, который фиксирует, сколько товара, какого, по какой цене кто и кому отгрузил. Так покупатель может проверить, что он получил, продавец — проконтролировать запасы на складе, а для перевозчика накладная служит подтверждением, что транспортировка товара законна.

Товарно-транспортная накладная

В товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т указывают сведения о грузе и транспортировке. Она нужна, если компания перевозит алкоголь или спиртосодержащую продукцию.

Форма универсального передаточного документа

Универсальный передаточный документ (УПД) универсален для большинства операций и объединяет сразу два документа: счёт-фактуру и накладную. Это позволяет избежать лишней работы, сокращает время оформления документов, упрощает взаимодействие с ФНС. Он фиксирует доходы и расходы и упрощает расчёт НДС.

Форма универсального передаточного документа с прослеживаемостью

Существуют также УПД с прослеживаемостью. С помощью прослеживаемости государство контролирует движение некоторых товаров, которым присваивается специальный код, и данные подаются в налоговую. Это предотвращает нелегальный ввоз товара.

Сотрудники

Наём и адаптация работников — многоступенчатый процесс, и на каждом этапе вам понадобятся самые разные документы. В этом разделе собрали всё, что касается сотрудников — от шаблона трудового договора до формы ЕФС-1.

Согласие на обработку персональных данных

По закону о защите персональных данных нужно запрашивать письменное разрешение на использование личной информации в разных ситуациях, например, при устройстве на работу. Для этого заполняют согласие на обработку персональных данных. Документ оформляется письменно или электронно, в нём должны быть цели обработки персональных данных и сроки действия. Согласие даётся добровольно, при нарушении условий можно обратиться в суд.

Справка СТД-Р

Справка СТД-Р заменяет бумажную трудовую книжку и подтверждает ваш стаж: где и когда вы работали, какие должности занимали, почему уволились. Её выдают тем, кто перешёл на электронный формат. Справку можно получить при увольнении или запросить у работодателя, через Госуслуги или СФР. Документ нужен для устройства на работу или оформления пособий.

Приказ о предоставлении отпуска работнику по форме Т-6

Приказ о предоставлении отпуска фиксирует даты отдыха сотрудника. Он нужен, чтобы отпуск был законным, отпускные выплачены вовремя, а работодатель мог спланировать работу. Приказ оформляет кадровик, подписывает руководитель, а сотрудник подтверждает ознакомление. Документ обязателен для всех видов отпусков и помогает избежать недоразумений.

Персонифицированные сведения о физлицах (КНД 1151162)

Форма КНД 1151162 — это отчёт, который работодатели подают в Социальный фонд России, чтобы передать данные о стаже, доходах и взносах сотрудников. Это важно для расчёта пенсий и соцвыплат. Отчёт сдают раз в квартал до 25-го числа. Ошибки или задержки грозят работодателям штрафом до 50 000 рублей. В форме указывают данные о сотрудниках, их доходах и взносах.

Приказ о приёме на работу по форме Т-1

Приказ о приёме на работу — это документ, который подтверждает, что сотрудник официально принят в компанию. Его оформляют до начала работы. В приказе указывают данные о компании, сотруднике, условиях труда и дату его выхода на работу. Подписывает документ руководитель, а сотрудник ставит подпись, подтверждая согласие. Без приказа трудовые отношения считаются незаключёнными.

Личная карточка работника

Личная карточка работника Т-2 — это документ, где собраны все основные данные о сотруднике: ФИО, паспорт, СНИЛС, стаж и так далее. Раньше её заполнение было обязательным, теперь — на усмотрение работодателя. Карточка помогает систематизировать информацию и хранится до 50–75 лет. При увольнении сотрудник может запросить её копию.

Приказ о назначении ответственного лица

Этот документ оформляют, чтобы официально закрепить задачи за сотрудником: от охраны труда до учёта имущества. В нём указывают ФИО, должность, весь перечень обязанностей и сроки их выполнения. Подписи руководителя и сотрудника обязательны. Такой документ помогает распределить ответственность, избежать споров и подтвердить выполнение задач при проверках.

Соглашение о расторжении трудового договора

Этот документ фиксирует, что работник и работодатель по обоюдному согласию прекращают сотрудничество. В соглашении прописывают дату увольнения, размер компенсации и другие условия расторжения договора, а также подтверждают отсутствие претензий. Документ подписывают обе стороны. Соглашение помогает избежать споров и оформить всё по закону.

Уведомление об изменении условий договора

Уведомление об изменении условий трудового договора — это документ, которым работодатель сообщает сотруднику о планируемых изменениях: размер зарплаты, график работы, список обязанностей и прочее. Причины изменений должны быть объективными, например, реорганизация предприятия или изменение экономических условий. Важно указать, что меняется, с какой даты, и разъяснить права сотрудника, включая возможность отказа.

Приказ о переводе работника на другую работу

Приказ о переводе сотрудника на другую работу (форма Т-5) фиксирует изменения в трудовых функциях или условиях работы. Документ обязателен для всех компаний и ИП, за его отсутствие грозит штраф от 30 000 до 50 000 рублей. В приказе указывают данные сотрудника, новую должность, оклад и основания для перевода. Если перевод временный, прописывают срок. Приказ должны подписать обе стороны, а при переводе по медицинским показаниям нужно ещё заключение врача.

Срочный трудовой договор

Срочный трудовой договор — это соглашение между работником и работодателем на ограниченный срок. Его заключают, например, чтобы заменить сотрудника в декрете, нанять людей на сезонные работы или для проекта. В договоре указывают срок действия договора, обязанности, условия работы и причину срочности. Максимальный срок — 5 лет. Документ составляется в свободной форме, но с обязательными пунктами.

Акт о несчастном случае на производстве (форма Н-1)

Если на работе кто-то получил травму, нужно составить акт о несчастном случае. Этот документ фиксирует все детали происшествия и подтверждает факт травмы. Сначала проводится расследование, затем заполняется акт. В нём указываются данные о пострадавшем, обстоятельства травмы и другие важные нюансы. К акту прикладывают другие документы, например, записи инструктажей.

Расчётный листок по зарплате

Расчётный листок — это документ, который работодатель выдаёт сотруднику вместе с зарплатой. В нём расписаны все начисления, удержания и итоговая сумма к выплате. Расчётный лист помогает понять, из чего складывается зарплата, и проверить правильность расчётов. Если что-то не сходится, листок можно использовать для обращения в бухгалтерию или даже в суд.

Записка-расчёт о предоставлении отпуска. Форма Т-60

Форма Т-60 — это документ, который заполняют, когда сотрудник идёт в отпуск. В нём указывают, сколько дней он будет отдыхать и сколько получит отпускных. Для расчёта используют данные из графика отпусков, приказа и платёжной ведомости. Форма помогает правильно начислить отпускные, учесть налоги и избежать ошибок. Сотруднику деньги перечисляют не позже, чем за 3 дня до отпуска.

Карточка учёта организации (форма 18)

Карточка учёта организации (форма 18) — это обязательный документ для воинского учёта сотрудников, находящихся в запасе. Его заполняет ответственный сотрудник, а подписывает руководитель. Карточки нужно сдавать в военкомат в течение 14 дней после регистрации компании, а затем обновлять ежегодно. Сроки уточняются в местном комиссариате.

Образец трудового договора

Трудовой договор — это документ, который фиксирует условия работы и зарплаты между сотрудником и работодателем. Без него нельзя официально оформить сотрудника, а за отсутствие ТД грозят штрафы. В договоре прописывают данные сторон, место работы, график, зарплату, испытательный срок и другие условия. Подписывают в двух экземплярах, изменения возможны только в пользу сотрудника.

Политика по обработке персональных данных

Персональные данные — это любая информация, по которой можно узнать человека. Компании обязаны обрабатывать персональные данные по закону № 152-ФЗ: собирать, хранить и защищать с согласия владельца. Политика обработки ПД описывает цели, объём прав и порядок работы с данными.

Нарушение правил грозит штрафами для юрлиц до 6 млн рублей. Важно соблюдать требования, чтобы избежать проблем.

Трудовой договор с иностранным гражданином

Трудовой договор с иностранцем — это документ, который регулирует работу и права сотрудника-иностранца в России. В нём прописывают должность, зарплату, график, условия труда, основания для трудоустройства и другие данные. Ошибки в оформлении ТД или его отсутствие грозят штрафами до 100 000 рублей.

Положение об оплате труда и премировании

Положение об оплате труда — это документ, который объясняет, как в компании начисляют зарплаты, премии и доплаты. Он нужен для прозрачности и порядка. В нём прописывают формы оплаты, размеры окладов, условия премий и порядок выплат. Сотрудники изучают его под подпись. Такой документ обязателен для всех работодателей с наёмными сотрудниками.

Штатное расписание (форма Т-3)

Штатное расписание — это документ, который помогает навести порядок в компании. В нём фиксируют структуру, численность сотрудников, зарплаты и вакансии. Вести его необязательно, но полезно: удобно для внутренней работы и отчётности. Можно использовать готовую форму Т-3 или составить свой вариант. Главное — правильно заполнить графы и утвердить документ приказом.

Форма ЕФС‑1

Форма ЕФС-1 — это отчёт для ПФР о кадровых изменениях сотрудников. Её подают все работодатели: при приёме, переводе, увольнении и других изменениях. Если сотрудников больше 25 — только в электронном виде. Срок подачи — один рабочий день после приказа о кадровом изменении. За ошибки или задержки грозит штраф до 50 000 рублей. Форма введена с 2023 года и заполняется строго по правилам.

Соглашение о неразглашении

NDA — это договор, который защищает секреты компании: коммерческую тайну, интеллектуальную собственность и другие важные данные. Его подписывают все, кто работает с конфиденциальной информацией: сотрудники, подрядчики, партнёры. В документе прописывают, что именно считается тайной, как её защищать, срок действия и ответственность за нарушения.

График отпусков по форме Т-7

График отпусков — это документ, где указаны даты отпусков всех сотрудников. Его составляют каждый год, чтобы заранее спланировать, кто и когда отдыхает. Работодатель собирает пожелания сотрудников, отдел кадров готовит график, а руководитель утверждает. Важно: стандартный отпуск — 28 дней в год, можно делить, но одна часть — минимум 14 дней. Новый сотрудник может уйти в отпуск через 6 месяцев после начала работы.

Расчёт по страховым взносам

Расчёт по страховым взносам (КНД 1151111) — это отчёт для налоговой о начисленных и уплаченных взносах за сотрудников. Его сдают все работодатели раз в квартал, даже если выплат не было (нужен нулевой отчёт). Включает данные о компании, сотрудниках и взносах. За ошибки или просрочку предусмотрены штрафы и пени. Если сотрудников больше 10, сдавайте отчёт только в электронном виде, а если меньше 10, то можно сдать и на бумаге.

Госзакупки

Госзакупки — непростые, но интересные сделки с участием государства. Участвуя в них, главное, соблюдать правила. Для участия понадобится несколько документов.

Решение об одобрении крупной сделки

Один из важных документов в госзакупках — решение об одобрении крупной сделки. В нём фиксируется согласие собственников и директора или совета директоров на проведение сделки. Как правило, это крупные финансовые операции, которые существенно влияют на компанию. Документ подтвердит, что сделка действительно была рассмотрена и одобрена и защитит интересы участников сделки. Решение понадобится, если у вас АО или ООО.

Финансы

Работа с деньгами требует чёткого соблюдения правил и безошибочного заполнения всех финансовых документов. Пользуйтесь шаблонами, чтобы минимизировать риски ошибок и не потеряться в разнообразии форм.

Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер (ПКО) — это документ, который подтверждает поступление наличных в кассу компании. Он нужен при приёме денег от клиентов или партнёров. В ПКО указывают сумму, дату, основание платежа и ставят подписи кассира и бухгалтера. Документ оформляется в одном экземпляре и регистрируется в кассовой книге.

Кассовая книга (форма КО-4)

Кассовая книга (форма КО-4) — это документ, который помогает учитывать все операции с наличными в компании. Она обязательна для контроля кассира, остатков денег и правильности бухгалтерии. Вести её можно на бумаге или в электронном виде, но с соблюдением строгих правил. Ошибки в заполнении грозят штрафами до 50 000 рублей.

Платёжное поручение

Платёжное поручение — это документ для перевода денег с одного счёта на другой. Его используют для оплаты товаров, услуг, налогов, страховых взносов и других выплат. С 2024 года налоги объединены в единый платёж (ЕНП), и для него тоже нужен этот документ. Бланк утверждён Банком России, важно использовать актуальную форму. В поручении указывают реквизиты и код КБК, чтобы налоговая могла отслеживать платежи.

Банковская доверенность

Банковская доверенность — это документ, который позволяет передать другому человеку или сотруднику компании право управлять финансами: снимать деньги, делать переводы, открывать вклады и так далее. Важно указать все данные доверителя, доверенного лица и список разрешённых действий. Заверять у нотариуса не обязательно, но это расширит возможности.

Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер (РКО) нужен для любых выплат наличными: зарплат, командировок, оплаты услуг или возврата денег. Его оформляет кассир или бухгалтер, подписывают кассир и руководитель. Ошибки в РКО допускать нельзя, иначе придётся составлять новый. Хранить документ нужно 5 лет. Бланк РКО типовой, а учёт ведётся по форме КО-4, в том числе в электронном виде.

Судебная доверенность

Судебная доверенность — это документ, который позволяет передать право представлять компанию, ИП или физлицо в суде, например, юристу. Она нужна, если руководитель не может лично участвовать в заседаниях. Доверенность составляется в свободной форме, но важно указать данные сторон, полномочия, срок действия и подписать. Заверять у нотариуса не нужно.

Франчайзинг

Бизнес по франшизе может быть отличной идеей, в нём масса преимуществ. Здесь главное — выбрать франшизу с умом и тщательно прочитать договор. А шаблон такого договора у нас есть.

Договор коммерческой концессии, или договор франчайзинга

Это соглашение, по которому франчайзер передаёт франчайзи право использовать свой бренд, технологии и бизнес-модель. В это договоре прописаны все нюансы взаимодействия: стоимость, роялти, степень вовлечённости франчайзера в работу франчайзи и другие подробности. Некорректное оформление договора может привести к штрафам и спорам между сторонами.

Фото на обложке: J Studios / Getty Images