Как перестать покупать и чинить принтеры в офисе?

Печать «по старинке»

Обычно за организацию и поддержку печати отвечает ИТ-отдел. Он планирует закупку оборудования, настраивает сканирование, подключает новых пользователей, решает вопросы со своевременным обеспечением расходными материалами и «тушит пожары» в случае внеплановых поломок. Выбор оборудования при покупке часто делается на основе сиюминутных потребностей конкретной группы пользователей, минимальной цены и появления новых поколений принтеров — так в одной компании может появиться парк техники от совершенно разных производителей с разными характеристиками, годами производства и интерфейсами.

Рекорды обычно принадлежат крупным промышленным предприятиям и банкам с разветвленной филиальной сетью. 

И в чем проблема?

Огромная номенклатура техники рано или поздно становится неуправляемой с точки зрения обеспечения расходными материалами и учета затрат, число обращений в техподдержку возрастает пропорционально количеству принтеров и МФУ, а закупки и работа с документами превращаются в непрестанную головную боль.

Попытка остановить рост расходов на печать без изменения самого подхода к организации сервиса приводит к решению использовать непредсказуемые по качеству совместимые расходные материалы.

Такое решение часто имеет краткосрочный эффект, после которого расходы и количество поломок техники снова идут вверх. Техника начинает выходить из строя, а это может нанести вред основному бизнесу: сломанный принтер в банке или страховой компании часто увеличивает время выполнения типовых операций с клиентом, создает очередь в кассу или к менеджеру. На производстве в зоне отгрузки готовой продукции или на складе в распределительном центре остановка печати может быть сопоставима с затратами на печать всей компании за целый год. Плохое качество печати у VIP-пользователей также превращается в срочную проблему, над которой начинает работать целая бригада квалифицированных ИТ-специалистов и менеджеров.

Что такое управление печатью или MPS?

MPS (Managed Print Services) или управление сервисом печати — это передача основных процессов по организации и поддержке сервиса печати, копирования и сканирования сторонней компании, которая на этом специализируется.

В этом случае заказчик может не покупать печатающее оборудование, картриджи, запчасти, а получить все в виде длительного контракта (на 3-5 лет): новое унифицированное оборудование в реально необходимом количестве, проактивное обеспечение оригинальными расходными материалами, единую точку входа по устранению инцидентов на основе SLA, программное обеспечение для формирования отчетности, а также ресурсы и опыт поставщика услуги по управлению таким проектом.

Ильдар Хасанов, руководитель отдела развития корпоративного бизнеса компании Brother

Японский производитель принтеров и МФУ Brother работает в России с 2003 года и помогает организовать вывод на аутсорс всех процессов, связанных с печатью, компаниям из разных отраслей экономики. 

«За время работы мы собрали большую базу надежных партнеров, которые работают с нашей техникой и фактически оказывают услуги по организации управления печатью, — продолжает Ильдар. — Особенно востребованы они у компаний с большим количеством офисов и отделений. Один из интересных кейсов в нашем портфолио — организация сервиса печати для Уральского банка реконструкции и развитияУральский банк реконструкции и развития (УБРиР) — федеральный банк, входит в список 30 крупнейших банков России, составленный ЦБ РФ, и в топ-100 самых надёжных кредитных учреждений России, по версии журнала Forbes, в котором мы работали с нашим партнером — компанией С-ПринтС-Принт — партнер компании Brother, специализирующийся на услугах по комплексному ИТ-аутсорсингу: от организации сервиса печати до поддержки рабочих мест».

Грамотный подход к управлению проектом

«Без грамотного проведения аудита печати невозможно рассчитать экономику проекта и правильно подобрать оборудование, — объясняет Кирилл Рубцов, собственник компании С-Принт. — Когда мы начинали работать с УБРиР в 2017 году, то сначала провели подробный аудит печати в центральных офисах банка, а затем разработали проект по оптимизации и переходу на аутсорс.

Кирилл Рубцов, собственник компании С-Принт

В рамках данной активности предполагалась замена 356 устаревших персональных устройств на 76 новых производительных МФУ. В качестве основной модели было предложено и выбрано МФУ Brother MFC-L6900DW. Для ускорения процессов сканирования и копирования разработчики Brother выпустили несколько специальных прошивок. После проведения пилотного проекта на одном из этажей кейс был признан успешным и рекомендован к тиражированию на все центральные офисы.

Во второй очереди проекта был реализован перевод печати в 30 флагманских офисах УБРиР по работе с клиентами на аутсорсинг. Здесь заказчик высказывал серьезные опасения относительно сокращения количества техники. Однако замеры во время пилотного проекта показали, что сокращение количества устройств компенсируется бесперебойной работой оборудования, быстрым сканированием и двухсторонней печатью. По итогам реализации вместо 716 устройств было установлено 255 МФУ Brother MFC-L6900DW».

Работа в бесперебойном режиме

«Причин для перехода на аутсорсинг печати у нас было несколько. В первую очередь — из-за устаревшего парка техники резко возросло время и финансовые затраты на его поддержку. Во-вторых, ИТ в банке изменило свой фокус в сторону ключевых направлений, влияющих на бизнес в целом. Поэтому произошли изменения в структуре ИТ, которые сделали использование аутсорсинга выгодным направлением», — рассказывает Евгений Стец, руководитель блока поддержки Уральского банка реконструкции и развития.

Евгений Стец, руководитель блока поддержки Уральского банка реконструкции и развития

Самым сложным в проекте было пройти защиту бюджета, — отмечает Евгений, — теперь все видят положительный результат, и мы с С-Принт планируем масштабировать проект на остальные офисы банка».

«Когда управление парком принтеров и его поддержка, закупочные процедуры, перенастройка драйверов, учет, жалобы пользователей становятся головной болью для ИТ — самое время обратиться к аутсорсеру, который реализует проект и поможет сотрудникам ИТ убедить бизнес в необходимости такого решения, — комментирует Кирилл Рубцов.

«Как правило, сервис печати в рамках ИТ-бюджета крупной компании — незначительная вещь. Но управленческих проблем ИТ-поддержке он доставляет больше всего и отнимает драгоценное время. Когда ИТ это осознает — сделать проект очень легко». 

«Мы придаем большое значение реальным отзывам тех, кто перешел на MPS на нашей технике с партнерами Brother. Большинство заказчиков говорят об обеспечении непрерывности печати и снижении сервисных обращений. Еще одна история — контроль того, кто, что и куда отправил на печать, ведь при централизованном управлении печатью все эти процессы становятся прозрачными, — отмечает Ильдар Хасанов из Brother. — Меньше времени на рутинные операции — больше на развитие бизнеса: аутсорсинг печати отлично укладывается в эту схему».