11 техник, которые помогут сосредоточиться на работе

Что такое глубокая работа?

Мы поговорим о том, как сделать вашу работу максимально продуктивной — и закончить ее в минимальный промежуток времени. Для этого я рекомендую применять методику глубокой работы. Такой тип сфокусированной работы не потребует от вас больше времени, наоборот: советы, которые мы обсудим, помогут вам быть максимально эффективным в короткие отрезки времени.

Для начала определимся с терминологией.

Глубокая работа — явление не новое. Вспомните: Мишель Монтень, Карл Юнг, Марк Твен, Вуди Аллен, Питер Хиггс, Джоан Роулинг — все они предпочитали работать в уединении по многу часов. И даже создавали для этого специальные условия: строили отдельные дома, кабинеты, снимали номера в гостинице, отказывались от компьютеров и печатали работы на машинках...

Билл Гейтс проводил так называемые недели раздумий — в это время он изолировал себя от внешнего мира дважды в год и не делал ничего, кроме чтения и размышлений. И именно во время такой недели Гейтс написал его известную книгу «Приливная волна Интернета» Internet Tidal Wave.

Мы разучились концентрироваться

Важно подчеркнуть, что широко распространилась глубокая работа именно среди влиятельных людей, и это идет вразрез с поведением большинства современных интеллектуалов. Мы постоянно забываем о ценности глубокой концентрации. Среди главных причин — сетевые инструменты (network tools). Это средства коммуникации, от SMS и социальных сетей до развлекательных сайтов вроде BuzzFeed и Reddit. Будучи постоянно доступными, они разбивают внимание на маленькие фрагменты.

Одно из исследований McKinsey в 2012 году показало, что, в среднем, работники офисов более 60% времени вовлечены в электронную коммуникацию и интернет-поиск, еще около 30% — только в электронную переписку.

Корпоративная культура поощряет трудоголиков, которые постоянно заняты и отвечают на письма в любое время дня и ночи. Но маловероятно, что такой человек сможет произвести работу высокого качества, которая может быть создана только благодаря высокой степени сосредоточенности. Тип работы, требующий высокой концентрации, становится все более редким — и тем самым все более важным.

Чтобы научиться глубокой работе, нужно немного больше, чем сидеть в тихой комнате без отвлечения. Метод требует практики и многих навыков. Но есть и позитивная сторона — умение фокусироваться можно развить и постепенно тренировать, как мускулатуру. 

Итак, два главных навыка, которые обеспечат вам процветание в современной экономике:

1. Умение быстро осваивать сложные вещи
2. Умение работать на экстраординарном уровне качества и скорости

И эти оба умения зависят от вашей способности глубокой работы. 

Давайте остановимся на техниках, которые помогут развить навыки глубокой работы. Ведь, так или иначе, большинству из нас не удастся спрятаться в загородном доме вдали от мирской суеты и не отвечать на электронные письма неделями, чтоб сохранять концентрацию.

1. Не любите оупенспейсы

В одном из выпусков британской передачи «Секретная жизнь офисных зданий» была затронута тема оупенспейсов. Они, хоть и создают возможность для взаимодействия, имеют большой минус — именно в возможности пообщаться кроется причина «массового отвлечения».

«Если вы работаете над чем-то и телефон выходит из спящего режима на фоне — это уже разрушает вашу концентрацию», — говорят неврологи, которые проводили эксперимент для шоу. То же самое относится к всплывающим окнам писем, сообщений в фоновом режиме, даже если вы решили их не открывать. А представьте, сколько вокруг причин отвлечься, когда вы работаете не один в кабинете?

Можно сделать вывод, что некоторые тренды в бизнесе все же негативно влияют на концентрацию. Будьте вне тренда! Включайте ночной режим, находите время в своем распорядке, когда вы можете сконцентрироваться и заняться действительно важными задачами.

2. Планируйте время для проверки почты и сообщений

Осенью 2012 года Том Кочран, CTO Atlantic Midia, решил проверить, сколько времени он тратит на электронную почту. Будучи человеком с техническим складом ума, Том начал с цифр: за неделю он получил 511 писем и отправил 284. Это, в среднем, 160 писем в день. Даже если тратить не более 30 секунд на каждое письмо — уйдет полтора часа рабочего дня.

Итак, планируйте время для проверки почты и сообщений. Если ваша работа предполагает быструю реакцию на сообщения или письма — планируйте эти отрезки чаще, но ни в коем случае не проверяйте сообщения вне графика. Если же вам срочно нужно ответить на письмо — придвиньте следующую проверку, но оставьте до нее как минимум 5 минут.

3. Не рвите цепь в календаре

Выполняя работу, которая требует ежедневных усилий от вас, отмечайте выполнение в календаре. Вот каким способом. Составляйте из дней, когда задача выполняется, замкнутую цепь — и ни в коем случае не разрывайте ее.

4. Используйте ритуалы

Ваши маленькие ритуалы — это сигнал для вашего подсознания и способ настроится на глубокую работу. Например, ритуалом может быть место, где вы работаете, или время — как долго, или чашка хорошего кофе. Это также может быть знак Не беспокоить на двери вашего кабинета. Возможно определить специальную локацию для глубокой работы — например, ваше любимое место в библиотеке или конференц-комнате.

5. Создайте ритуал, который поможет ставить точку в конце рабочего дня 

Ритуалом должно быть и время окончания работы.

Даже, казалось бы, быстрая проверка почты может заставить вас целый вечер думать о письмах. Дайте вашему мозгу отдохнуть для того, чтобы завтра снова быть на пике возможностей. Четкий ритуал окончания работы, запись невыполненных задач в список на завтра, быстрая проверка почты — и вы свободны.

6. Медитируйте правильно

Принцип этого правила довольно прост — найдите для себя механическую активность, во время которой можно будет подумать о работе — прогулка, цветоводство, бег... Это постоянное (можно сказать, ритуальное) упражнение поможет развивать навык глубокого мышления.

7. Избавьтесь от социальных сетей

Хорошо подумайте — так ли важна для вас каждая из социальных сетей? Так ли много пользы она приносит, стоит ли она инвестированного в нее времени? Подход мне она для чего-то точно нужна тут не подходит. Эта активность должна быть очень тщательно взвешена, если он нее нельзя избавиться — отведите под соцсети конкретное время.

8. Планируйте каждую минуту вашего дня

Составить с вечера простой, изменяемый распорядок следующего дня — оптимальный вариант. Писать можно на обычном тетрадном листе, где слева будет почасовая сетка, а справа — планируемая активность. Конечно, в течение дня дела справа можно дописывать.

Вскоре вы увидите: на работу уходит значительно больше времени, чем вы запланировали, но это общая ошибка для новичков — underestimate (недооценка). С каждым разом расписание будет все точнее — главное не бросать.

9. Взвешивайте каждую активность

Отличный трюк — задать себе вопрос: «Сколько времени уйдет у выпускника института без специальных знаний и опыта в моей области сделать ту же работу?».

Применяйте подобные вопросы ко всем своим задачам. Я думаю, что ваше начальство не особо заинтересовано, в том чтобы большая часть вашего дня уходила на низкоквалифицированную работу, а как мы видели это в примере с почтой — таковая может занимать до 60% процентов времени. Если легкой, но нудной работы много — возможно, стоит обсудить это с боссом?

10. Станьте труднодоступным

Заставьте людей, которые вам пишут, приложить больше усилий — это может быть сообщение о том, что вы можете не ответить на письмо, описание формата писем, которые вы принимаете, на сайте, или автоответ.

При этом делайте больше, отвечая на письма. Сразу предлагайте удобные для вас часы/дни для встречи, если видите, что к этому идет разговор. Не давайте письмам стать бесконечной цепочкой.

11. Не бойтесь оставить письмо без ответа

Просто не отвечайте на письмо, если видите, что отправитель не очень старался во время его написания. Например:

• если письмо двусмысленно и нужно потратить слишком много времени на ответ;
• это не вопрос или предложение, которое вас интересует;
• ничего плохого/хорошего не случится, если вы не ответите.

Продуктивной вам работы!

Фото на обложке: Pixabay

Материалы по теме:

10 лайфхаков по тайм-менеджементу

7 технологических трендов 2016 года

Экономика уберизации, или как я заработала 1,2 млн за два месяца

10 вещей, которым можно научиться за 10 минут