Какие корпоративные процессы давно пора делегировать технологиям и как это сделать

В проекте Dig(IT)al рассказываем о технологиях, которые помогут вам заработать. Переходите на цифровую сторону бизнеса.

Согласно докладу The Future of Jobs 2020, 84% работодателей уже сейчас смотрят в сторону автоматизации рабочих процессов. Ее внедрение в следующие 10 лет принесет многочисленные выгоды в виде более высокой производительности, улучшения корпоративных показателей и эффективного распределения рабочих задач.

Тренд на автоматизацию в первую очередь связан с кризисными потрясениями. Чтобы оставаться конкурентоспособными, крупные компании стремятся сократить издержки и ускорить процессы. Давайте разберемся, что можно оптимизировать с помощью автоматизации, а какие задачи пока не стоит доверять технологиям.

Какие внутренние процессы в компаниях могут работать неэффективно

Представьте менеджера в автосалоне, задача которого — заполнять заявки на тест-драйв и оформлять покупку. Каждый раз он вынужден тратить по 15 минут на форму, которая постоянно зависает. И таких форм может быть несколько в день. А еще приходится дублировать отчетность в нескольких системах, потому что они не интегрированы друг с другом. В то время как клиентский сайт создан по всем канонам UX-дизайна и выверен до мелочей, неоптимизированные внутренние процессы сжигают рабочее время сотрудников и деньги собственника.

Почему так происходит? Разве не очевидно, что у компании есть потенциал сэкономить кучу денег и времени?

К сожалению, не очевидно. И причина этому проста: во многих компаниях, а особенно в крупных, внутренние процессы не описаны настолько прозрачно, чтобы можно было посчитать эффективность их автоматизации.

Для примера вычислим, сколько можно сэкономить на автоматизации рутинного HR-процесса — оформлении заявки на отпуск или командировку — в компании численностью 10 тысяч сотрудников.

Инфографика «Сколько денег компания численностью 10 тысяч сотрудников сэкономит на автоматизации функции согласования отпуска»

Цифры наглядно показывают, что автоматизация только согласования отпусков в компании способна сэкономить около 14 млн руб. в год.

Еще один трудоемкий и дорогой процесс — это онбординг или адаптация персонала. Он занимает от двух недель на простых должностях до шести месяцев на топовых позициях. Чтобы сотрудник освоил новые должностные обязанности, ему, как правило, выделяют более опытного напарника. Такие процессы съедают огромное количество денег, исчисляемых временем квалифицированных сотрудников, которые те тратят на обучение.

Контроль персонала требует не меньше ресурсов. Год назад, когда коронавирус заставил большинство сотрудников покинуть офисы, во многих организациях не существовало правил и регламентов удаленной работы — и приходилось на ходу адаптироваться к новой реальности. В 2021 удаленка уже стала привычным делом, но спрос на автоматизацию, связанную с контролем, никуда не делся.

Какие инструменты могут помочь

Основная задача оптимизации — сократить издержки и ускорить процессы. Мы проанализировали, что происходит у компаний, которые внедряют инструменты автоматизации, и выделили несколько наиболее эффективных инструментов.

Инструменты геймификации — помощники в HR

Игровые механики — не новый, но все еще эффективный инструмент, который позволяет повысить вовлеченность сотрудников, сплачивает и обеспечивает обратную связь для HR-специалистов.

Помимо нематериальной мотивации, геймификация выполняет вполне утилитарные задачи — снижение текучки кадров, увеличение работоспособности, поиск новых специалистов через рекомендации сотрудников.

Для иллюстрации — кейс В2В-компании со штатом более 3 тысяч человек. В компании внедрили корпоративный портал, включающий геймификацию из пяти компонентов. Среди них:

1. Игровая валюта, которую можно получить за активность на портале и потратить во внутреннем магазине.
2. Бейджи, которые можно получить от других сотрудников — в том числе по итогам голосования и 360-градусной оценки.
3. Карта компетенций, которая позволяет оценить навыки сотрудника.
4. Лиги, связанные с активностью или опытом работы в компании.
5. Виртуальные «Спасибо», которые получают в качестве благодарности от коллег.

В результате у компании на 10% снизилась текучка, а рекомендовать ее в качестве работодателя начали чаще на 40%.

HR-бот, вики, рассылки — помощники в онбординге

В компаниях, где количество новых сотрудников не превышает пары человек в месяц, автоматизировать по большому счету нечего — новичка легко введут в курс, покажут рабочее место и выделят кружку на офисной кухне. Совсем другое дело — когда поток принятых сотрудников превышает несколько десятков человек в месяц.

Один из примеров автоматизации онбординга — адаптационный план с обучающими материалами. Он может быть в виде вики-страницы, HR-бота с заданиями или рассылки. Новичку выделяются руководитель и куратор, которые могут редактировать программу.

Помимо обучения, автоматизация процессов онбординга решает задачи подготовки рабочего места, установки нужных программ на компьютер, выдачи пропуска, оформления документов по приему на работу и другие.

Онбординг можно перенести целиком в онлайн. HR-специалист контролирует, как сотрудник проходит испытательный срок, ставит ему задачи, оценивает и принимает решение, остается ли новичок в компании — все это в личном кабинете.

Системы контроля удаленных сотрудников

Основной совет здесь — настройте верный фокус на то, что будете контролировать. В погоне за эффективным менеджментом легко перегнуть палку: когда вы получаете скриншот экрана сотрудника, время затрекано, KPI выполнены — но эффективность работы не выросла, а идет вниз.

Хочу поделиться собственным кейсом. У нас в Extyl в прошлом году пересмотрели KPI и отчеты — вместо отработанных часов сфокусировались на рентабельности производства. Это позволило уменьшить микроконтроль, оставив только самое важное. Отчеты сотрудников отделов и финансовую отчетность свели в единую систему на базе «Битрикс24» с собственными разработками.

Роботизированная CRM для эффективных продаж

Автоматизация процессов, связанных с продажами, помогает экономить время на рутинных операциях. Вот пример того, как сервис по доставке воды может оптимизировать продажи с помощью роботизированной CRM, которая объединила в единую систему телефонию, внутренний портал и внешние сайты.

Все заказы из разных источников автоматически попадают в CRM, где дальше ведется учет, хранятся параметры клиента и происходят допродажи. К примеру, система проанализировала данные о количестве потребляемой воды за определенный промежуток времени. Когда вода у клиента должна была закончиться, автоматически отправлялось сообщение со ссылкой на оформление заказа. Компания сэкономила деньги на телефонии и времени менеджера и в разы уменьшила расходы на совершение продажи.

В B2B-услугах автоматизируются процессы, связанные со сделкой: составление договора, перевод лидов в активный статус, выставление счета, переадресация на соответствующего сотрудника.

BI-системы для сбора и обработки данных

Business Intelligence — это набор технологий для сбора, анализа и обработки данных. BI-системы анализируют информацию и моделируют варианты бизнес-решений. Например, в ритейле они полезны, чтобы решить, какие позиции убрать, какую точку закрыть, какую цену установить на товар.

BI-системы могут быть источниками информации для реализации разных механик в корпоративных порталах. Например, если продажи компании собираются и анализируются в BI-системе, то эти же данные по каждому сотруднику можно выгрузить на корпоративный портал вместе с целевыми значениями. Потом отображать прогресс достижения целевых значений у отдельного сотрудника в виде инфографики — или строить рейтинги и добавлять в работу соревновательный аспект. Руководители могут видеть ту же информацию по своим отделам, чтобы анализировать эффективность сотрудников.

Сам корпоративный портал тоже может выступать как BI-система, если данные по деятельности компании будут поступать в него напрямую. Тогда вся визуализация и отчеты будут доступны для топ-менеджмента внутри корпоративного портала, а не в интерфейсе сторонней системы.

Фото предоставлено компанией

Сначала — подготовка к изменениям

Современные технологии позволяют автоматизировать практически все что угодно — и с каждым годом их возможности будут расти. Главное в автоматизации — не забывать о ценности личных коммуникаций. Представьте, что собеседование в вашу компанию проводит чат-бот, нового сотрудника встречает онлайн-сервис онбординга, оценка эффективности производится автоматически на основании количества заработанных ачивок, а вместо живого обсуждения проблемы с коллегами предлагается заполнить форму обратной связи.

Помните, что первична цель, а не инструменты. Изменения следует внедрять постепенно, собирать обратную связь от сотрудников, следить, как меняется достижение KPI. Возможно, окажется, что в каких-то процессах ручной труд нельзя заменить. В итоге — автоматизация, особенно в операционной деятельности компании, по-прежнему мало на что способна без процессов, выстроенных человеком.

Фото на обложке: Who is Danny / Shutterstock