Как провести бизнес-мероприятие в Европе и не попасть впросак

Фото: архив автора

Немного вводных данных

• Речь в тексте пойдет о периоде с мая 2018 по декабрь 2019 года.
• Во всех указанных выше странах проводилось мероприятие одного типа — конференция для нынешних и потенциальных партнеров компании. 
• Сфера: финтех/affiliate-маркетинг, B2B. 
• Формат: деловая часть в престижном отеле (Hilton, Four Seasons и др.) и афтепати в лаунж-формате в небольшом клубе. 
• Стоимость участия: 300–500 евро в зависимости от включенных опций (с афтепати или без), времени покупки и процента скидки. 
• Организация и проведение ивента осуществлялись силами сотрудников компании без привлечения агентств. 

Я выделил несколько индикаторов, на которые рекомендую обратить внимание. 

Партнерства

По базовой концепции руководства компании, привлечение организационного партнера из числа местных профильных организаций должно было повысить посещаемость, помочь продавать билеты и привлекать спонсоров, а также частично разгрузить сотрудников. На деле эта схема может быть как рабочей, так и нет. 

О причинах неудач можно судить только косвенно, поскольку сбор анонимной обратной связи не проводился. Остановимся на интуитивных предположениях. 

1. Предложенные партнеры были прямыми или косвенными конкурентами нашей компании. Соответственно, они могли ставить для себя свои внутренние цели. 
2. Поддержка мероприятия не является основной деятельностью компании или организации. Соответственно, к вашим вопросам будут приступать только после выполнения первоочередных задач, а при высокой нагрузке — не успевать заняться ими или задерживать выполнение.
   
   По Италии, Испании и Эстонии я этого не замечал: у местных партнеров было развито планирование и договоренности соблюдались четко по списку (но никак не сверх него). Польша, Россия, Украина — что называется, на кого попадешь. 

Продолжая логику, описанную выше, скажу: с итальянцами и испанцами — да. Они работают четко по нему и по прописанным дедлайнам. Но ничего сверху. 

Украинцы же показывают, что бумажка — это просто бумажка. Если вы смогли подружиться, сделают все и даже больше без дополнительных письменных договоренностей. Если же что-то пошло не так или они разочаровались в самой инициативе, никакие указания на пункты договора не спасут. 

Фото: архив автора

Культурные особенности и образ жизни

Это важно изучить, чтобы понять, какой контент вы будете готовить, какого типа мероприятие привозить, на чем сосредоточите свое внимание.

Приведу пример. В Варшаве мы проводили мероприятие в пятницу. Формат: днем — конференция, сразу после — вечеринка. Ничего не предвещало беды: 96% процентов купивших билеты приобрели тариф, включавший афтепати. Но пришли на него только 10% из них. 

Девушка одного из наших партнеров, с которой я познакомился уже на месте, пояснила: большинство участников — состоятельные люди среднего возраста, на выходные они уезжают с семьей за город. Вечер пятницы — это время для семьи. 

Теперь я точно знаю: для местной публики выбираем четверг, для привозной — понедельник (они могут приехать заранее на выходных и совместить бизнес с отдыхом). 

Фото: архив автора

Площадки

Два важных момента, которые стали для меня открытием.

В одном из 5-звездочных отелей Таллина три часа не было бумаги в мужском туалете. Общение с персоналом, менеджером, походы на ресепшен — все было бесполезно. Персонал кивал головой, обещал положить бумагу. И ничего не происходило. 

В престижном ресторане персонал попробовал забрать себе часть алкоголя. В середине вечера они заявили, что вино закончилось, но при пересчете пустых бутылок выяснилось, что не хватает 17 штук. Которые тут же быстро нашлись. 

Из этого можно сделать следующий вывод: закладывайте в план ресурсы на мониторинг состояния площадки и количество выставленного алкоголя и закусок. 

Во-вторых, те самые культурные особенности. В зависимости от страны время на застройку площадки может отличаться на несколько часов — в связи со скоростью работы, возможными поломками и временем, которое уйдет на устранение различного рода неисправностей. 

Важно заранее четко согласовать и прописать всю технику, которую вам предоставляет площадка и подрядчики, а на месте — сразу же проверить соответствие реальности документу. Бывает, что даже при отсутствии злого умысла вмешивается человеческий фактор и испорченный телефон. 

Например, вы согласовывали оборудование с менеджером, а на площадку прибыли техники (что логично) — и вместо нужных трех микрофонов и трех петличек у них с собой четыре микрофона и две петлички. Соответственно, у них должно быть время «метнуться кабанчиком» на базу и привести нужную вещь до начала конференции. 

Время работы подрядчиков, аренды техники и прочего

Почему это важно? Вы должны подключиться и настроиться как можно заранее. Отлично, если это произойдет за день до начала конференции. Вариант утром перед началом можно рассматривать только в случае, если цены на запуск заранее днем-вечером грабительские (например, выход техника даже на час считается за день работы). 

В остальном лучше договориться на монтаж за день, чтобы не остаться, например, без телесуфлера, потому что «да, мы вам его обещали, но конференция через полтора часа и мы просто не успеем по пробкам его привести». 

Варианты могут простираться от «да, конечно, приходите и делайте заранее то, что вам нужно, платить не надо, все открыто» (Эстония, Украина) до оплаты любого движения сверх стандартного договора (Москва). 

Система организации

Что делать силами сотрудников, а что отдать подрядчикам? Для каждой компании это индивидуальное решение. Обозначу только основные вехи. 

Постарайтесь не ставить на одного человека две функции, которые могут потребовать одновременного выполнения и, соответственно, присутствия в двух разных местах сразу (например, сидеть на выдаче презентаций и руководить работой фотографа и видеографа) или могут способствовать снижению статуса перед лицом клиентов.

Что достается подрядчикам? Фото- и видеосъемка, перевод, ведение трансляции. Если вы не уверены в своих знаниях местных языков, сравните цены на услуги местных подрядчиков и российских с учетом их транспортировки. Иногда без потери качества итогового материала вполне можно привезти, например, фотографа и видеографа из России. Либо найти русскоязычных местных. 

Как достичь максимума

Что еще надо сделать (и почему это важно):

• Проверьте, все ли точно поймут язык конференции, и при необходимости заранее договориться с переводчиком для определенной «экзотической» группы гостей. Это не потребует технических затрат, так как один переводчик может работать с компанией до пяти человек. Зато гости оценят индивидуальный подход. 
• Постарайтесь собрать обратную связь у потенциальной целевой аудитории мероприятия до его проведения. Не смущает ли их что-то в плане? Впишутся ли полуголые стриптизерши в общую атмосферу или будут излишни? Лучше «переобуться» в процессе, чем попасть впросак уже на месте и испортить свою репутацию. 
• Никогда не устраивайте мероприятие где-то просто потому, что так делали условные «другие», надеясь при этом на тот же результат. При изменении хотя бы одной переменной (как минимум, времени) все остальное может также поменяться. 
• Присылайте спикерам максимально точную информацию о выступлении, включая соотношение сторон экрана, наличие телесуфлера и типа микрофона. Дедлайн по предоставлению презентации назначайте максимально рано и обязательно просматривайте все на ноутбуке, с которого она будет выдаваться. Не было еще конференции, где хотя бы в одной презентации не сыпался шрифт так, чтобы по всему экрану не красовалось какое-нибудь веселое “ASS”. 

Удачи вам! Полных залов и восторженных гостей! 

Фото на обложке: rkl_foto/Shutterstock