Удаленка полгода спустя. Как выстроить дистанционную работу и не потерять мотивацию

Как мы разошлись по домам 

«‎Битрикс24» — распределенная команда. В нашем отделе маркетинга 47 человек. Мы держим связь друг с другом, хотя работаем в 5 офисах: в Калининграде, Москве, Петербурге, Минске и Нур-Султане. Это было немного  легче, чем полностью удаленный штат.  Но подходы к управлению у нас и постоянных «‎дистанционщиков» похожи. 

Культура онлайн-коммуникаций существует в компании десять лет. Мы всегда пользовались видеозвонками, регулярно проводили удаленные планерки и ставили задачи в таск-менеджере. Этот опыт помог нам быстро адаптироваться к новым реалиям. 

В феврале 2020-го видели, количество заболевших растет, и решили действовать на опережение. В середине марта мы отправили всех домой. Дали сотрудникам два-три дня на адаптацию, разрешили забрать рабочие компьютеры и мебель: кресла или столы. И с тех пор почти не появлялись в офисах. 

Почему эффективность выросла в первые два месяца работы:

• Стрессовая ситуация. Общая неопределенность вынудила сотрудников мобилизоваться.
• Непривычный формат. Коллеги не тратили время на дорогу и успевали больше, чем обычно.
• Крупные задачи. Нужно было активно продвигать продукт в контексте удаленной работы и онлайн-торговли.
• Усиленный контроль. Мы беспокоились, что работа из дома может всех расслабить, и строго следили за KPI.

Сперва команда сильно волновалась из-за неопределенности и страха заболеть. Переживали все, в том числе топ-менеджеры. Чтобы поддержать эффективность и моральный дух, стали чаще созваниваться неформально: например, ходить на виртуальные кофе-брейки.

Как изменилась работа руководителя

Благодаря удаленке у меня и других коллег на руководящих постах появилось больше времени, чтобы глубже продумывать решения. У нас высокий темп работы — качество и количество решений сильно выросли. Спонтанных бесед стало меньше: никто, пробегая мимо кабинета, не заглянет и не спросит, есть ли минутка поговорить или подписать документы. Все знают, чем должны заниматься, не отвлекаются и работают сфокусировано.

Зато неформальное общение сначала совсем исчезло. Его стало не хватать: дружеские разговоры с коллегами помогают обмениваться новыми идеями. Поэтому начали планировать виртуальные кофе-брейки так же, как деловые созвоны — такие звонки теперь стоят в моем календаре рядом с рабочими.

Любопытный факт: удаленка повлияла на мое отношение ко встречам. Сперва на все конференции я собиралась так же, как раньше в офис. Со временем требования ко внешнему виду и строгости атмосферы снизились.

Самое важное изменение коснулось моей мобильности. Сейчас у меня четыре канала выхода в интернет: один фиксированный в виде мощного модема, три резервных мобильных. Такая перестраховка помогла быть на связи в любых условиях. За последние несколько месяцев поработала на пляже у Балтийского моря, на берегу озера в Карелии и даже в дороге. 

Личные ежедневные правила:

• Выделять один час утром или вечером на прогулку.
• Отдыхать и работать в разных комнатах.
• Планировать отдых так же, как рабочие встречи — жестко фиксировать время в календаре и соблюдать договоренности с собой. 

Как изменилась работа сотрудников

Дистанционная работа по-разному влияет на типы маркетинговых задач. Каким-то вредит, какие-то абсолютно не меняет.

Например, регулярные обязанности. Это ежедневная рутина, для которой не принципиально находиться в офисе. Такие конвейерные процессы в «Битрикс24» не пострадали. Кто-то стал работать чуть хуже, но это вина сотрудника, а не системы работы.

Есть два процесса, на которых удаленка отразилась сильнее:

• Совместный креатив. Продуктивно генерить идеи, решать неизвестные задачи, дискутировать и брейнстормить стало сложнее. Решения принимаются дольше, согласования становятся немного труднее. Если раньше собрать обратную связь от стейкхолдеров можно было за 1-2 дня, теперь это занимает до недели.
• Онбординг новых сотрудников. Люди учатся, погружаясь в рабочую среду: им нужно наблюдать процесс, видеть коллег, быстро получать фидбэк. Процесс адаптации, обучения и вовлечения новичков стал несравнимо дольше.

Чтобы минимизировать негативные последствия, мы:

• Заранее обсудили принципы удаленной работы.
• Провели инструктаж для руководителей.
• Вместе написали инструкции: по дисциплине, правилам общения, инструментам и личным границам.
• Продумали удаленный процесс знакомства с компанией для новых коллег и постарались максимально формализовать задачи. Так их проще выполнять и отслеживать.

Эти меры сделали процессы максимально прозрачными, понятными и честными для всех.

Нам пришлось изменить сложившийся темп работы. Если раньше мы собирались раз в неделю, а потом расходились делать свои задачи, на «дистанционке» мы ввели новую практику: обязательные ежедневные летучки по 15 минут. Для большого штата это необычно. Такие звонки помогли сохранить чувство целостности, понимать настроения друг друга, чаще делиться информацией и корректировать рабочий процесс. 

Мы проработали так весь карантин. Когда ограничения частично сняли, некоторые коллеги вернулись в офис. Но 90% команды до сих пор работает из дома. Все инструменты и регламенты удаленки остались при нас.

Как получить максимум из опыта удаленки и подготовиться к новой волне 

• Обеспечить сотрудников всем необходимым. Домашнее рабочее место должно быть максимально удобным.
• Следить за уровнем тревоги и стресса. Мы регулярно общаемся неформально, чтобы лучше понимать эмоциональное состояние сотрудников.
• Разграничить личное и рабочее время. Зафиксируйте официальные старт и конец рабочего дня, чтобы работники не выгорали.
• Постараться нивелировать отсутствие офисной атмосферы. Если вы привыкли обедать вместе или психологически разгружаться в перерывах, сделайте неформальные онлайн-встречи такими же регулярными, как деловые видеозвонки.
• Создать базу знаний: написать инструкции и регламенты, прописать порядок согласований. И контролировать задачи с помощью task-менеджера. Это поможет новичкам влиться в коллектив, а действующим сотрудникам понимать свою ответственность и выполнять KPI.
• Нанять директора по удаленной работе, если позволяют бюджеты. Такой специалист — новый единорог HR-рынка. Наши процессы были на 70% готовы к переходу в онлайн, но многим пригодится помощь профессионала.