Колонки

Выход из home-office: как сэкономить на аренде, если удаленка не подошла

Колонки
Елена Попова
Елена Попова

Владелец рекламного агентства P-art, сооснователь проекта «Бизнес через мечту»

Дарья Мызникова

Самоизоляция изменила подход бизнеса к организации работы команды. Во время кризиса компании использовали все возможные способы сокращения издержек на аренду офисных пространств. Вероятно, этот тренд сохранится в будущем. Елена Попова, владелец рекламного агентства P-art, сооснователь проекта «Бизнес через мечту», рассказывает, какие варианты есть у бизнеса, если полная удаленка — не вариант.

Выход из home-office: как сэкономить на аренде, если удаленка не подошла

Агентство P-art совместно с сетью коворкингов Meeting Point опросило около 100 предпринимателей, чтобы выяснить, как бизнес отреагировал на изменения. Предприниматели рассказали об условиях, в которых компании функционировали во время самоизоляции: арендные каникулы или другие послабления получили лишь 30,8% опрошенных компаний. 

Формат home-office отвечает запросам бизнеса: около 80% респондентов ответили, что этот формат никак не влияет на деятельность компании. Но рецензентам импонирует офлайн-формат работы команды с личными встречами, причем это необязательно должно происходить в стенах офиса

Подробнее с ответами бизнес-сообщества можно познакомиться в инфографике:

photo


Сейчас бизнес думает, как организовать свою деятельность дешевле и безопасней с точки зрения здоровья и эффективней в плане работы. Эксперты рынка рассуждают на тему различных комбинаций организации работы и альтернатив классической офисной аренде. И таких вариантов довольно много — коворкинги, встречи в ресторанах и share-офисы.

Коворкинг

Коворкинг может предложить сразу три опции: аренду переговорных комнат, отдельных рабочих мест и мини-офисов. Переговорные комнаты — вариант для команд, которых устраивает удаленный формат, но периодические встречи офлайн для работы над проектами необходимы. 

Отдельные рабочие места или мини-офисы подойдут маленьким командам или компаниям, где часть сотрудников останется на неполной удаленке и несколько дней в неделю будет присутствовать в офисе. 

Плюсы

  • все плюсы стандартного офиса: интернет, рабочее пространство, комфортная мебель, оргтехника, кофе;
  • возможно бронирование как по необходимости, так и закрепление дня и времени на постоянной основе;
  • возможность выбрать из коворкингов именно тот, который подходит по месту и стоимости;
  • комфортный микроклимат: рабочая атмосфера, в которой ничего не отвлекает, следовательно, можно рассчитывать на высокую эффективность работы;
  • гибкое арендуемое пространство с возможностью зонирования для сокращения количества контактов;
  • арендодатель берет на себя обслуживание помещений во время эксплуатации, в том числе клининг и обработку дезинфицирующими средствами помещений;
  • соблюдение всех санитарных норм.

Минусы

  • загруженность коворкингов.

Вариант аренды переговорных комнат идеально подходит для встреч команды без пересечения с посторонними людьми. Тут есть привлекательная возможность бронирования пространства как при необходимости, так и на постоянной основе.

Генеральный директор сети премиум коворкингов Meeting Point Лариса Афанасьева

Тренд на аренду переговорных комнат мы отметили еще до пандемии. Бизнес этим форматом заинтересовался по многим причинам: прежде всего, это удобно. Легко планировать встречи и деловые переговоры — за командой, компанией или отдельными людьми фиксируется время аренды переговорных, вам больше не надо беспокоиться и думать об этом вопросе. 

Второй и крайне весомый аргумент — это сервис, который важен в любое время. У нас гостей встретят, обеспечат всем необходимым для работы, помогут в вопросах организации, включая кофе-брейки. Конечно, предусмотрены все меры предосторожности для комфорта и безопасности: администраторы площадок работают в масках и перчатках, есть социальная разметка, проводится регулярная дезинфекция помещений. 

Поскольку оптимизация затрат на содержание офиса актуальна не только для малого бизнеса, сейчас арендой переговорных комнат заинтересовались и крупные компании — мы получаем запросы от известных российских компаний на организацию офлайн-встреч для рабочих групп, которые находятся на удаленке.

Рестораны и кафе 

Этот вариант отлично подходит для мозговых штурмов и подведения итогов проектов, постановке промежуточных задач, обсуждения планов. Время такой встречи — стандартный бизнес-ланч с кофе (не более часа). Такой формат хорош для микробизнеса.

Плюсы

  • нет арендной платы, только стоимость напитков и еды;
  • неформальная атмосфера (может быть как плюсом, так и минусом);
  • возможность проводить встречи в любое время — гибкий график и возможность подстроиться.

Минусы

  • много отвлекающих факторов (неформальная атмосфера, в которой многим трудно сосредоточиться);
  • возможно, нестабильный интернет;
  • нет фиксированного времени, закрепленного за командой, все зависит от загруженности ресторана;
  • встреча не больше стандартного бизнес-ланча с кофе.

Амбассадор ФРиО и сооснователь Howmuch.Agency Евгений Демченко

В ресторане всегда будет много отвлекающих факторов: музыка, шум, люди. Говоря о плюсах: под рукой всегда есть обед, напитки, достаточно комфортно, а летом предоставляется опция работать на открытом воздухе — веранды. Следующий существенный плюс — неформальная атмосфера в заведениях, которая позволяет сотрудникам чувствовать себя более естественно и раскрепощенно. 

 

Основатель сервиса бронирования ресторанов LeClick Анастасия Люстина

Нужно заранее подумать о бронировании столика на необходимое количество человек: со снятием ограничений в Москве рестораны получили огромный поток посетителей. 

Пока на улицах стоит хорошая погода — провести совещание на летней веранде будет отличной идеей. Заведения сейчас обязаны размещать на верандах меньшее количество столов и увеличивать дистанцию между ними, чтобы снизить риск распространения инфекции.

photoUnsplash

Share-офис

Один из вариантов совместной аренды офисов, который подходит малому бизнесу, готовому дружить и делить классические квадратные метры. Если в вашей компании рабочих мест больше, чем сотрудников, которых вы возвращаете из удаленного формата, вы можете предложить эти места в аренду другим предпринимателям.

Плюсы: 

  • этот формат облегчит финансовую нагрузку на компанию, распределяя расходы по нескольким арендаторам.


Минусы: 

  • тесное соседство с другой компанией и коллективом может быть не таким комфортным.

Как достичь максимума

Пандемия изменила рынок аренды. Главный вывод, который можно сделать: вы можете найти достаточное количество комфортных вариантов рабочего пространства, которые находятся между классической арендой офиса и полным home-office.

  • Если вам достаточно регулярных встреч с командой для обсуждения проектов и проведения совместных мозговых штурмов — вам подойдут встречи в кафе или ресторане. 
  • Когда вам не нравится соседство с другими гостями или вы хотите проводить подобные встречи на регулярной основе, вы можете рассмотреть аренду переговорных комнат. 
  • Если вам нужно разместить несколько сотрудников, вам подойдет аренда отдельных рабочих мест в коворкинге.
  • Для частичного возвращения команды из более пяти человек вы можете рассмотреть аренду мини-офиса в коворкинге или share-офиса, если вас не смущает соседство с другой командой. 

Из предложенных вариантов самым экономным вариантом могут стать встречи команды в кафе, но рассматривая долгосрочную перспективу, самым эффективным вариантом будет коворкинг, который сохранит деньги и эффективность команды.

Фото на обложке: Shutterstock/Pepsco Studio

Инфографика предоставлена автором

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Офисы-капсулы и офисы-аквариумы: как подготовить пространство к возвращению сотрудников
  2. 2 Три дня в офисе, два — удаленно: как компании выходят из самоизоляции
  3. 3 Советы владельцам бизнеса: как безопасно возобновить работу офиса

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase