Офис после пандемии: 4 лайфхака, которые упростят жизнь вашим сотрудникам

С официальным окончанием периода самоизоляции компании постепенно возвращаются к офисному режиму работы. При этом он сильно отличается от допандемийного.

Часть компаний полностью перешли на удаленку, например, Twitter или Qiwi. Часть, такие как Facebook, Mail.ru, Avito, — оставили своих сотрудников на удаленке до сентября. Большинство функционируют в смешанном режиме: половина сотрудников работает удаленно из дома, а другая половина — в офисе. Это уже сейчас привело к изменениям в работе офисных пространств.

Более востребованными стали переговорные комнаты всех типов (в том числе Huddle rooms или «аквариумы»), а во многих компаниях руководство решило уменьшить или полностью избавиться от рабочих мест, которые фиксируются за конкретными людьми.

Как сделать общение в офисе удобным и безопасным, а еще наладить эффективное взаимодействие удаленщиков с офисными коллегами? Расскажу о лайфхаках, которые реализованы в офисах BCS, «Дикси», Лаборатории Спутниковой Океанографии РГГМУ.

Лайфхак №1: делаем онлайн-общение удобнее с помощью технологии Bring Your Own Device

Проблема: идет рабочее совещание, три сотрудника общаются по видеосвязи с коллегами. Эта ситуация часто иллюстрируется фотографиями улыбающихся офисных сотрудников. Но что происходит на самом деле?

Перед людьми стоит маленький ноутбук — например, MacBook Air с небольшим экраном, на котором уже с метрового расстояния не видны собеседники, не говоря уже про графики и цифры. Вместо счастливой улыбки — еле скрываемый дискомфорт.

Shutterstock/VGstockstudio

Настроить свою подписку на RB.RU

Но возникает другая проблема — сотрудники используют одновременно множество приложений. С коллегами общаются по Polycom, c партнерами — по Zoom, с клиентами — по Skype, Microsoft Teams, WhatsApp или FaceTime.

Оставаясь на связи вне зависимости от фактического местонахождения, мы привыкли использовать личные устройства — смартфон, планшет, ноутбук — храним на них личные данные для входа в приложения и актуальную информацию по проектам. 

Получается, что даже в офисной переговорной намного удобнее работать с личного устройства, а не с корпоративного, подключенного к большому экрану. Так не нужно тратить ценное время на попытки вспомнить и ввести пароль от приложения или почты, поиск презентации на сервере или перекидывание файлов с телефона/планшета. Многие еще боятся оставлять свои персональные данные на общедоступных устройствах.

Нужно решить, каким способом максимально просто подключать личные устройства сотрудников к большому экрану. Подключение по кабелю не всегда подходит, а в случае планшета или смартфона — невозможно. Не все приложения умеют передавать поток видео и звука на внешние экраны. 

Решение: технология BYOD (Bring Your Own Device Принеси свое устройство)

Как это работает? 

Вы устанавливаете в переговорной приемник BYOD и подключаете ваш смартфон или ноутбук к корпоративной сети. Или подключаете к USB ноутбука небольшое устройство-кнопку.

Теперь можно быстро и удобно выводить на большой экран в переговорной с личного устройства — ноутбука или смартфона — все, что вам нужно, в том числе потоковое видео и звук — например, Zoom-конференцию или презентацию.

BYOD-устройства производят, например, компании Barco и Kramer. Они просты и удобны.

Офис, в котором уже используется решение

В офисе ГК «Эталон» используется Kramer VIA. Устройство, которое представляет собой USB-кнопку. Она подсоединяется к ноутбукам как флешка. Одно нажатие на кнопку — и изображение с вашего ноутбука или планшета выводится на общий экран.

Стоимость: от 100 тыс. рублей за одно BYOD-устройство

Лайфхак №2: автоматическое наведение камеры конференц-связи на выступающего

Проблема: идет смешанное совещание: часть сотрудников сидит в конференц-комнате, а другие подключаются с ноутбуков и смартфонов из своих домов. Сотрудники в офисе видят лица коллег-удаленщиков крупно на мониторе — это удобно. Но что видит человек, работающий из дома?

Он смотрит в свой смартфон или экран ноутбука и видит всю переговорную комнату целиком. Очень трудно понять, кто из людей в ней говорит в данный момент. Он не видит лица коллег и их эмоции, значит, получает только половину информации.

Решение: камеры с трекингом спикеров, установленные в офисной переговорной

Как это работает?

Со стороны человека, работающего из дома, технология напоминает переключение между изображениями спикеров в Zoom. Камера в переговорной реагирует, например, на звук или включение микрофона и автоматически наводится на лицо спикера. Удаленщик в этот момент видит спикера крупным планом, а не всю переговорную.

Офис, в котором уже используется решение

Камера с системой трекинга по звуку голоса спикера используется, например, в Лаборатории Спутниковой Океанографии РГГМУ.

Стоимость: от 700 тыс. рублей за один комплект

Лайфхак №3: переговорные без очередей благодаря системе бронирования

Проблема: вам надо срочно пообщаться с коллегами, работающими удаленно, вы бежите к ближайшей переговорной комнате — а там уже кто-то есть. Через время вы все-таки попадаете в переговорную, начинаете совещание, но процесс постоянно прерывается — коллеги заглядывают в дверь и спрашивают: «А вам долго еще?»

Решение: система бронирования помещений

Как это работает?

Планшет рядом с дверью показывает, у кого сейчас должно проходить совещание в переговорной и до скольких оно продлится. Подключаем небольшую камеру — и на экране можно посмотреть, не открывая дверь, действительно ли внутри уже кто-то сидит или переговорная пуста. Информация на планшете синхронизируется с корпоративной системой бронирования, например, с Microsoft Outlook или Google-календарем.

Офис, в котором уже используется решение

У переговорных компании BCS не бывает очередей — все помещения подключены к электронной системе бронирования.

Стоимость: от 120 тыс. рублей за один планшет

Лайфхак №4: информируем об изменениях в офисе с помощью информационно-справочных систем

Проблема: в посткоронавирусную эпоху многие компании ограничивают количество сотрудников в офисе до 30-50%. Это позволяет соблюдать безопасную дистанцию. При этом некоторые отказываются от традиционной фиксации рабочего места за человеком. 

Как сотрудникам получить информацию: работает ли их коллега в офисе или из дома? Как работник может узнать, где сегодня находится его рабочее место? 

Решение: Информационно-справочная система (ИСС) — корпоративное приложение, позволяющее выводить на интерактивное средство отображения любую полезную информацию.

Как это работает?

Вы можете посмотреть, где сегодня работает сотрудник: в офисе или из дома. Дополнительно можно встроить навигацию по офису для гостей компании.

С помощью единой информационно-справочной системы можно управлять системой бронирования shared-мест.

Сохраняются и традиционные функции новостной ленты — информирование сотрудников о том, что сегодня происходит в офисе, какие у компании планы и перспективы. 

Где используется решение

В офисе «Дикси» в Москве информационно-справочная система на входе выглядит так:

Еще один пример — офис ТГК-1 в Санкт-Петербурге:

Стоимость: от 700 тыс. рублей за комплект плюс контент

Как достичь максимума

Не бойтесь меняться и менять свое офисное пространство. Решения, описанные выше, появились задолго до пандемии, но именно она позволила их переосмыслить для оптимизации бизнес-процессов.

Технология BYOD обязательно поможет всем, кто регулярно проводит переговоры или совещания с коллегами, которые работают из дома. Система бронирования и информационно-справочная система облегчат офисную жизнь крупных компаний (от 100 человек).

Модернизация вашего офиса не займет много времени: как видно из примеров, усовершенствовать рабочее пространство можно без существенной переделки помещений. 

Ваши сотрудники будут работать намного эффективнее, если вы внедрите хотя бы одно из предложенных решений. А взаимодействие офисных коллег и удаленщиков станет гораздо удобнее.

Фото на обложке: Shutterstock/onzon

Изображения в тексте предоставлены автором (кроме первого)