«Учитесь расставлять приоритеты»: как руководителю управлять временем

Два миллиона лет назад, когда предки современного человека выходили из африканской саванны, их главными задачами были найти сахар и убежать от льва. Они не знали, что много лет спустя их мозг ежедневно будет обрабатывать сотни активностей: Zoom-конференции, прослушивание аудиокниги, ответы на корпоративную почту, занятия пилатесом и непрочитанные статьи про технику сна по секретному методу спецслужб.

Как все успевать

Ответ — никак. Все техники тайм-менеджмента не про то, как сделать день бесконечным, а про то, как расставить приоритеты. Какие 10% задач из 100% вам на самом деле нужны. Концепт звучит так: «Не бывает отсутствия времени, бывает отсутствие приоритета».

Один из самых известных инвесторов, предпринимателей и экспертов по личной эффективности в США Тим Феррис приводит любопытный пример: работая над своей книгой, он хотел показать готовые главы знакомой — главному редактору большого американского издания. Ее график был очень плотным и она не могла выделить на встречу и чтение глав даже пары часов, пока в один день в ее доме не лопнула труба и ей пришлось остаться и ждать сантехника. Феррис объясняет: «Ей пришлось пропустить рабочий день, хотя обычно у нее ни на что нет времени, кроме своего издания. Просто в этот раз приоритетнее было спасти квартиру от затопления, а себя — от жизни в болоте».

Дело не в том, сколько времени у вас есть или сколько времени вы тратите, а в том, что вы за это время делаете. Вывод: учитесь расставлять приоритеты. Многие из нас неосознанно могут скорее имитировать работу: чувство занятости создает приятное, но ложное впечатление того, что вы очень продуктивный сотрудник.

Представьте, что вам разрешили работать только два часа в неделю

Что бы вы сделали? Какие бы дела оставили? На мой взгляд, есть две лучшие книги, отвечающие на эти вопросы.

Первая — «4-х часовая рабочая неделя» уже знакомого нам Тима Ферриса, а вторая — «Эссенциализм. Путь к простоте» Грега МакКеона. Помимо советов и примеров, в них есть несколько интересных мысленных экспериментов, к которым я часто прибегаю.

Мой любимый — «врачебное ограничение» на количество рабочих часов. Звучит он так: представьте, что вы очень много работаете, нервничаете, ложитесь спать в обнимку с ноутбуком и плохо спите, перекусываете чем попало, а в какой-то момент даже стали брать задачи на выходные, чтобы «спокойно поработать». Ваш организм изнашивается, лицо бледнеет, но вы убеждаете себя, что это временно, пока в один день у вас не случается сердечный приступ. Врач говорит — «Уважаемый, если вы продолжите так себя насиловать, следующий приступ будет смертельным. Я официально запрещаю вам работать больше, чем два часа в день!».

Теперь вы должны работать также эффективно, но тратить в шесть раз меньше времени. На что потратить два часа? Какие одно или два дела вам нужно выполнить, чтобы быть довольным?

И вот вы начали работать два часа в день, став экспертом в приоритезации задач. Вы чувствуете себя чуть лучше, поэтому решаете немного схитрить и работать не два, а четыре часа в день. Но эффект не растет линейно: в лучшем случае прибавляется процентов 20% результата, но вы все равно довольны.

И вдруг, раз! У вас случается повторный приступ. Очнувшись, вы видите перед собой удивленного врача. «Мой прогноз не сбылся, — говорит он — но теперь ситуация совсем критическая. Следующий приступ точно будет последним. Я запрещаю вам работать больше двух часов в неделю».

И что делать дальше? Теперь вам обязательно нужна радикальная приоритезация. Стоит задать себе вопрос: «Какое одно-два дела мне надо сделать за неделю, чтобы вечером воскресенья, оглядываясь на прошедшую неделю, я был бы доволен результатом?»

В своей книге «Эссенциализм. Путь к простоте» Грег МакКеон выделяет фразу, которая описывает состояние большинства специалистов: «перерабатываешь, но не утилизируешься». Крайне опасно начать путать движение с прогрессом и попасть в ловушку занятости.

Работать много и усердно может любой человек. У каждого из нас есть 24 часа в сутках. Работать с умом гораздо сложнее.

Как не разбрасываться временем и расставлять приоритеты: 5 правил

1. Положительная обратная связь

В радиотехнике есть термин самоусиливающейся или положительной обратной связи: выходной сигнал контура влияет на входной, а входной, в свою очередь, еще больше искажает выходной — и так по кругу. Всем известны частные следствия: «деньги к деньгам» или «богатые богатеют, бедные беднеют».

Ровно такое же правило применимо к порочному кругу дел. Чем чаще просматриваете почту или рабочие чаты, тем больше отсылаете сообщений. Тем больше получаете в ответ, а значит, чаще заходите в почту и чаты. Круговорот дел засасывает.

Сделайте так, чтобы вы управляли своим смартфоном, а не смартфон — вами. Отключите лишние уведомления, выделите временной слот для ответа на почту и слот для вдумчивой работы над конкретной задачей. Для этого планируете в рабочем календаре «встречи» с самим собой: так коллеги увидят, когда вас не стоит отвлекать.

2. Правило замены хозяина

Это правило я почерпнул из все той же книги «Эссенциализм». Звучит оно так: «Если вы не организуете собственное время, кто-то организует его за вас». Это правило работает всегда.

Если вы сами не заполняете свои часы, их заполнит кто-то другой. Время — самый ценный ресурс, поэтому кто-то все время будет стараться его у вас отобрать.

3. Принцип 20/80 или закон Парето

Закон назван в честь экономиста и социолога Вильфредо Парето и звучит так: «20% усилий производят 80% результата, а оставшиеся 80% усилий дают лишь 20% результата». Закон Парето часто используют в бизнесе.

В рамках тайм-менеджмента его можно переформулировать так: все дополнительное/экстра время заполняется ненужными и неважными действиями. Делайте самые важные задачи в начале дня, приложите максимум сил для дел, которые принесут максимум отдачи. Подумайте, как оптимизировать временные затраты так, чтобы сделать задачу наиболее эффективно. В конце концов мы возвращаемся к тому, что неважно, как долго вы работаете, главное — насколько эффективно.

4. Закон Паркинсона

Его автор — британский историк и журналист Сирил Нортон Паркинсон. Паркинсон успел поработать на государственной службе, понять всю прелесть бюрократии, и, впечатлившись, написать книгу «Закон Паркинсона». Самый знаменитый из них звучит так: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Под каждую задачу стоить выделять ограниченный блок времени, ставить дедлайны и не откладывать их.

5. Правило исключающего «да»

Когда вы говорите «да» чему-то одному — проекту или встрече, то одновременно говорите «нет» всему остальному.

Помните про экономический концепт альтернативной издержки и ценности?

Дополнительный проект на работе потенциально мог бы стать дополнительными часами на чтение. Встреча с человеком, от которой неудобно было отказаться, могла бы превратиться в прослушанную онлайн-лекцию или тренировку в спортзале. Понимание этого не добавляет спокойствия и простоты в жизнь, зато позволяет осознанно подходить к своим ресурсам.

Вывод: тайм менеджмент — не врожденное качество, а просто навык, которому можно научиться. Не стремитесь успеть все, расставляйте приоритеты и помните: или вы сами находите для себя время, или его найдут за вас. Выбор за вами.

Фото: GaudiLab / Shutterstock