Истории

Лайфхак по тайм-менеджменту, который позволяет все успевать

Истории
Дарья Сидорова
Дарья Сидорова

Редактор

Дарья Сидорова

Большинство предпринимателей признают, что им не хватает навыков управления временем. Кажется, что на выполнение всех задач необходимо 20 часов, но в стандартном рабочем дне их всего восемь. Чтобы все успеть, можно делегировать часть задач или автоматизировать процессы. Но есть еще одно эффективное решение — короткие временные блоки.

Лайфхак по тайм-менеджменту, который позволяет все успевать

Временные блоки — это интервалы времени, которые выделяются на выполнение определенной задачи в течение рабочего дня. Как правило, продолжительность временных блоков составляет от 30 до 60 минут. Например, час на утреннюю встречу, полчаса на проверку почты, полчаса на встречу с клиентом и час на работу над проектом.

Эта система помогает оценить количество времени, которое занимает каждая задача, — чтобы объединить похожие дела вместе и установить приоритеты на день. Однако лучше использовать более короткие временные блоки — по 5 или 10 минут. 

Короткие временные блоки — секрет эффективного тайм-менеджмента

Одно из главных преимуществ использования коротких временных блоков заключается в том, что они помогают преодолеть воздействие закона Паркинсона. Согласно этому закону, работа занимает все время, отведенное на нее.

Если вы отвели час на выполнение задачи, то, скорее всего, столько и потратите на нее. Но если времени будет меньше, вы постараетесь сделать ту же работу быстрее.

Короткие временные блоки особенно эффективны для рабочих встреч, которые часто затягиваются из-за слабого планирования. Попробуйте выделить на встречу 20 минут вместо получаса: скорее всего, вы не потеряете в продуктивности, но получите свободное время. Более короткие временные интервалы помогают более рационально распределять задачи и время на их выполнение.

Перерывы — источник продуктивности

Короткие временные интервалы также позволяют эффективнее использовать перерывы.

Исследования показывают, что перерывы положительно влияют на человека и снижают стресс, поэтому их рекомендуется делать по несколько раз в день. 

Однако если работы слишком много, перерыв может показаться лишней тратой времени или проявлением лени. В этом и заключается преимущество коротких временных блоков: если вы запланируете встречу на 55 минут вместо часа, то сэкономите несколько минут для перерыва. 

С регулярностью и продолжительностью перерывов можно экспериментировать, чтобы выбрать подходящий ритм, который будет поддерживать продуктивность и не отвлекать от выполнения задач.

Недостаки метода коротких временных блоков

Стоит учитывать, что короткие временные блоки — это не идеальная стратегия, которая гарантированно работает для каждого человека. У нее есть и свои недостатки. Во-первых, планирование дня с короткими интервалами отнимает гораздо больше времени, чем почасовое планирование. Кроме того, могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, которые нарушат расписание дня. 

Однако и эти недостатки можно компенсировать. Например, выделить небольшие запасы времени, которые можно будет использовать в случае непредвиденных обстоятельств. Если традиционный тайм-менеджмент вам не подходит, стоит попробовать технику коротких временных блоков — возможно, она поможет повысить вашу продуктивность.

Источник.

Фото на обложке: Unsplash

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Четыре функции Google Документов, которые помогут сэкономить время
  2. 2 Планирование рабочей недели: мыслите как пессимист, чтобы успевать больше
  3. 3 Этот метод планирования поможет сэкономить несколько часов в неделю
  4. 4 «Не чувствуйте себя виноватым за то, что нашли время отдохнуть». Основы тайм-менеджмента для руководителей