Истории

Этот метод планирования поможет сэкономить несколько часов в неделю

Истории
Елена Лиханова
Елена Лиханова

Редактор

Елена Лиханова

Работать над несколькими задачами одновременно неэффективно. Мозг тратит дополнительное время на переключение, и вам потребуется больше времени, чем если бы вы выполняли задания поэтапно. Это справедливо не только для одного дня, но и для всей рабочей недели. Рахул Вохра, основатель и CEO электронной платформы Superhuman, предлагает решение — использовать поэтапный метод планирования.

Этот метод планирования поможет сэкономить несколько часов в неделю

«Любой, кто занимал руководящую должность, сталкивался с этой проблемой, — говорит он. — Встречи один на один будут случайным образом распределены в течение недели, а групповые совещания происходят всякий раз, когда все свободны, и у людей мало времени, чтобы сосредоточиться и вдумчиво поработать. Это полностью противоречит осознанному управлению компанией».

Как это работает

Понедельник зарезервирован для встреч один на один, а общие собрания проводятся по вторникам и/или средам. «Если вы управляете группой, проводите общие собрания по средам, а личные — по вторникам, — говорит Вохра. — Если у вашей группы есть свои подчиненные, пусть они планируют общие собрания на вторник, а встречи один на один — на понедельник. И если подчиненные также управляют группами, их встречи тоже можно перенести на другой день».

Преимущества

Применение поэтапного календаря в планировании имеет ряд преимуществ. Во-первых, информация и знания могут перемещаться внутри компании быстро и эффективно.

«Небольшая организация может быстро реагировать на ситуацию и исправлять ее, но по мере роста компании информация распространяется все медленнее, — говорит Вохра. — Если есть срочная проблема, ее можно обсудить один на один в понедельник, а при необходимости — решить с руководством уже в среду. Для получения информации требуется самое большее — два дня».

Еще одно преимущество — в том, что проблемы часто решаются на ходу, экономя время руководителя. «Например, на собрании группы в среду вы можете услышать: "эта проблема возникла в понедельник, мы коллективно обсудили ее во вторник, и вот решение, которое мы предлагаем", — рассказывает Вохра. К тому времени, как я получаю информацию, у них обычно уже есть решение».


Фото: NicoElNino / Shutterstock

Когда вы чередуете собрания, у вас остаются свободные дни для сосредоточенной работы. У руководителя остаются понедельник, большая часть среды и весь четверг и пятница, чтобы выполнять задачи, с которыми могут справиться только они и которые требуют полной концентрации. В первую очередь календарь предназначен для топ-менеджеров, но Вохра говорит, что вся компания выиграет от такой схемы.

Если проблема возникла в нерабочий день, определите, действительно ли она срочная или ее можно делегировать. «Я подсчитал, что этот метод добавляет 10 часов продуктивного времени к моей неделе, — говорит Вохра. — Я получаю не только целые дни для работы, но и те пять-десять минут между встречами, которые я теряю, когда они распределены по всей неделе. Эти минуты съедают весь день. Когда вы придерживаетесь графика, вы не теряете их».

Источник.

Фото на обложке: Jacob Lund / Shutterstock

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 «Все работают в едином ритме»: как создать идеальную систему планирования и повысить вовлеченность команды
  2. 2 Менеджмент будущего: как изменится управление бизнесом после пандемии
  3. 3 Партнеры, подрядчики и собственные сотрудники: 5 советов, как управлять смешанной командой
  4. 4 А вы сможете стать скрам-мастером? Советы для новичков в профессии

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase

ВОЗМОЖНОСТИ

08 августа 2020

Цифровые джунгли

09 августа 2020

IT хакатон

09 августа 2020

Лето.SAAS