Планирование рабочей недели: мыслите как пессимист, чтобы успевать больше

Консультант по стратегии Кэтрин Джилеспи отслеживала свои временные затраты в течение последнего года в рамках проекта по тайм-менеджменту. Еще до пандемии она занималась домашним обучением своих пяти детей, а еще работала на фрилансе по 30-40 часов в неделю. Она делала упражнения по утрам и находила время на встречи с друзьями.

Тем не менее, она обратилась к консультанту по тайм-менеджменту, так как хотела найти время для писательства. Работа занимала больше времени, чем она ожидала: иногда клиент просил сделать что-то еще, и ей приходилось тратить на это часы, выделенные на творчество. Ее расписание работало, когда все шло по плану. Но непредвиденные ситуации в него не вписывались.

Предусматривайте запас времени

В случае Джилеспи пришлось добавить в расписание дополнительное время для сверхурочной работы, например, один-два вечера на выходных, чтобы она не тратила дневные часы на срочные дела.

Другие вносят в график дополнительное время для актуальных задач. Например, профессору Элизабет Морфис нужно было закончить статью для научного журнала к 1 июня. Она планировала работать каждый день начиная с 18 мая с шести до девяти утра. «Но я решила на всякий случай запланировать дополнительные часы в каждый выходной день», — говорит она.

Когда наступили выходные, она была рада, что предусмотрела это время. «Оно мне пригодилось, — делится Морфис. — Моя двухлетняя дочь плохо спала на той неделе, и мне приходилось вставать к ней ночью по несколько раз».

У Морфис получилось использовать время с шести до девяти только один раз, но она не беспокоилась о потраченных утренних часах. Вместо этого она использовала дополнительное время в выходные и закончила статью раньше дедлайна.

«Закладывая дополнительное время, я смогла все лето оставаться продуктивной», — рассказывает она.

Это не просто тайм-менеджмент — это образ жизни

Если у вас насыщенный график, добавить в него дополнительное время непросто. Часто для этого приходится чем-то жертвовать.

Но хороший тайм-менеджмент подразумевает гибкое расписание, а не совершенное. Если вы выделяете на задачу только один отрезок времени, то выполните ее, только если ничего не произойдет. Если у вас есть запасное время, приоритет сохранится, несмотря на обстоятельства.

Для этого будьте немного пессимистичнее — признайте, что что-то может пойти не так и планируйте время с этим расчетом. Это разумный подход не только к планированию, но и к жизни в целом. Мы надеемся на лучшее, но готовимся работать в худших обстоятельствах. Даже если клиент собирается одобрить проект, отправьте еще несколько заявок — возможно, у вас получится начать другой проект пораньше.

Запасной вариант не просто помогает не суетиться — он дает вам проще относиться к жизни. Когда клиент скажет, что ему понадобится больше времени, вы не подумаете «Как ты можешь так поступать со мной?». Вы сможете улыбнуться и сказать: «Мы готовы, когда вы будете готовы».

Источник.

Фото на обложке: Unsplash