Колонки

«Не чувствуйте себя виноватым за то, что нашли время отдохнуть». Основы тайм-менеджмента для руководителей

Колонки
Наталья Комарова
Наталья Комарова

Директор Центра развития здравоохранения Московской школы уп...

Полина Константинова

Есть негласная теория о том, что в тайм-менеджменте, как на войне, все средства хороши. Поэтому кто-то расписывает свои задачи поминутно, кто-то придерживается системы GTD (getting things done) Дэвида Аллена, кто-то работает по матрице Эйзенхауэра.

Зачастую, испробовав пару-тройку вариантов, люди бросают эту затею. Редко кому удается оставаться верным одной системе. Но есть универсальные принципы, которые придут вам на помощь и дадут возможность организовать собственную систему тайм-менеджмента. 

Наталья Комарова, директор Центра развития здравоохранения Московской школы управления СКОЛКОВО, специалист в формировании и реализации успешных стратегий в бизнесе, медицине и IT, рассказала, как эффективно распоряжаться временем.

«Не чувствуйте себя виноватым за то, что нашли время отдохнуть». Основы тайм-менеджмента для руководителей

Начните с аудита времени

С помощью анализа вы сможете понять, на какие задачи тратите основное время, что является его «поглотителем». Помочь в этом вопросе могут специальные программы-трекеры (например: RescueTime, Toggl и другие). Выберите тот вариант, который вам наиболее удобен по интерфейсу и возможностям. Процесс рутинный, но полезный.

Скорее всего, вы сделаете несколько интересных для себя открытий. Например, ко мне пришло осознание того, сколько времени тратится на оперативные ответы на электронные письма. Если реально посмотреть на вещи, далеко не каждый email требует моей срочной реакции. Поэтому теперь для проверки папки «Входящие» у меня отведено определенное время.

Кроме того, важно отследить, когда вы работаете наиболее эффективно. А для этого необходимо понаблюдать за собой и понять свои биоритмы. Все мы разные: кто-то наиболее работоспособен с утра, а кто-то – после обеда. Мой пик эффективности – с 11:00 до 13:00. Именно на эти часы активности необходимо планировать работу по самым ответственным и сложным проектам и задачам. 

Если вас очень увлечет исследование собственной эффективности, можно рассмотреть задачи с еще одной стороны и оценить, какие из них помогают восстановить энергию, а какие – поглощают ее. По результатам аудита вы сможете пользоваться различными известными техниками расстановки приоритета задач более эффективно. 

Практикуйте осознанность

Какими бы избитыми ни казались вам советы «быть здесь и сейчас», «находиться в моменте» – они работают. Замедление дыхания, медитация, фокусировка на ощущениях – все это развивает осознанность, и об этом написано немало книг. Мне хватает 15 минут в день – сажусь, дышу, наблюдаю происходящее за окном, расслабляюсь и отпускаю мысли.

Подобные практики помогают вашей концентрации. А чем лучше вы сконцентрированы на одной задаче, тем быстрее и качественнее вы ее выполните. Помочь не отвлекаться может также знаменитая техника Pomodoro, а также различные приложения, призванные блокировать все, что вам мешает: Forest, Focus и другие.

К счастью, прошли времена, когда работа в режиме многозадачности считалась высшей точкой профессионализма в области личной эффективности. В наших реалиях трудно не распыляться на все подряд, не хватать в руки телефон, реагируя на каждое сообщение, поэтому умение сосредоточиться становится таким ценным. 

Одно из исследований показало, что когда вы отвлекаетесь от основной задачи на что-либо, то в среднем вам потребуется 23 минуты и 15 секунд, чтобы вернуть необходимый уровень концентрации. Позволяя себе каждые 10 минут проверять смартфон, задумайтесь, сколько времени и ресурсов вы теряете за день.

Научитесь делегировать

Несмотря на выражение «хочешь сделать хорошо – сделай сам», вы должны понимать, что это, во-первых, далеко не так, а во-вторых, принципиально невозможно, да и не нужно. 

В вашей команде наверняка есть достойные сотрудники, которым можно доверить выполнение серьезных проектов. От вас требуется правильно поставить задачу, определить сроки и контролировать ход выполнения работ, подключаясь лишь в ситуации, если возникла проблема.  

Грамотное распределение дел между сотрудниками помогло мне освободить почти три часа каждый день. Руководитель должен мыслить глобально, стратегически. А менеджеры, соответственно, отвечать за тактику.

Не тратьте время впустую

Секрет успеха многих известных личностей – в том, что они способны с пользой проводить время в любой ситуации. Например, в пробках слушают аудиокниги или учат язык, читают профессиональную или художественную литературу в самолетах, смотрят видеоуроки… Главное – они не зацикливаются на чем-то одном, а открыты новому.

Возьмите себе за правило хотя бы раз в неделю не только просматривать статьи лидеров вашего рынка, но и изучать новости  из других областей. Это дает мозгу разгрузку и возможность мыслить шире. Я стараюсь занимать любое время «простоя» – очереди, пробки, – подкастами или аудиокнигами. Свой список прочитанного я во много раз увеличила именно благодаря аудиоформату.

Не забывайте о себе 

Забота о себе – один из наиболее недооцененных, но в то же время важных и центральных принципов успешного управления временем. В XXI веке от человека ждут, что он должен быть всегда доступен на работе и в социальных сетях. Но на самом деле лучшее, что вы можете делать каждый день, – заботиться о себе.

Если с этим у вас действительно сложности, планируйте день или хотя бы час для того, чтобы отдохнуть и побыть наедине с собой.

Планируйте «встречу с собой», как будто это самая важная встреча в вашей жизни. Я во время подобных встреч выключаю уведомления на телефоне и полностью отдаю себя хорошему фильму. Не чувствуйте себя виноватым за то, что нашли время отдохнуть в парке с книгой. Вы – самое дорогое, что у вас есть.

Как приручить персонального дракона под названием «время», вы поймете в ходе жизненной практики, совершив ошибки и в итоге выведя собственную систему. В любом случае на это точно стоит потратить время, чтобы потом наслаждаться балансом и гармонией. 

Фото в материале и на обложке: Unsplash

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Как все успеть в рабочее время: десять советов для тех, у кого вечный аврал
  2. 2 Как все успевать, если в сутках всего 24 часа? Восемь правил тайм-менеджмента
  3. 3 Обратный тайм-менеджмент: управляй собой, а не временем
  4. 4 Учусь и работаю: 10 приложений для тайм-менеджмента
  5. 5 Как упорядочить свой график, чтобы сократить рабочее время на 50%

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase

ПРОГРАММЫ И КУРСЫ

22 октября 2019 — 22 января 2020

iOS разработчик с нуля до junior