Колонки

Как все успеть в рабочее время: десять советов для тех, у кого вечный аврал

Колонки
Полина Алексеева
Полина Алексеева

Менеджер проектов Accenture Technology

Софья Федосеева

Успевать выполнять все задачи в рабочее время в эпоху всеобщего трудоголизма кажется утопией. Дел слишком много, мы ничего не успеваем, отодвигаем личные планы «на потом» и все чаще засиживаемся на работе до полуночи. Если даже с таким экстремальным графиком задач меньше не становится, пора взять паузу и выстроить процессы. 

Менеджер проектов Accenture Technology Полина Алексеева рассказывает о полезных и предельно конкретных техниках, которые помогают ей рационально использовать свое рабочее время, чтобы успевать все (в том числе ходить на фитнес).

Как все успеть в рабочее время: десять советов для тех, у кого вечный аврал

Перестаньте заниматься микроменеджментом

Работы много всегда, и сделать все самостоятельно – невозможно. Поэтому важно эффективно использовать ресурс – личный, своей команды и внешних исполнителей. Однако всегда возникает желание доделать, переделать и поправить все самостоятельно. Именно этого и нужно избегать.

Беда в том, что править самому проще, чем учить. Но это путь в никуда: вы не только обрекаете себя на постоянную доработку, но и оказываете «медвежью услугу» своим сотрудникам. Найдите время и объясните коллегам, как стоит выполнить поставленную задачу, и (самое важное) почему именно так.


Делегируйте правильным людям

Если вы руководитель, то ваш ключ к успеху — уметь видеть сильные и слабые стороны своих сотрудников и распределять задачи исходя из этого. Кто-то хорошо делает презентации, кто-то – считает в Excel, кто-то – выступает или проводит встречи с бизнесом. Обращая внимания на эти особенности и учитывая их во время делегирования, можно увеличить эффективность работы в разы. 

Если вы хотите поделиться опытом работы в крупной компании или маленьком стартапе, рассказать о перипетиях своей карьеры и раскрыть секреты профессии, пишите на careerist@rb.ru. Лучшие рассказы опубликуем на Rusbase.

Например, полтора года назад я взяла на работу девушку-интерна, изначально под задачи одного конкретного проекта. Но она так хорошо себя проявила, что я отдала ей часть своих менеджерских задач: подготовку презентаций, расчеты.

Работая таким образом, мы ощутимо экономим время – я занимаюсь подготовкой контента, который она пока не может предоставить в силу отсутствия опыта, а она, благодаря своим аналитическим способностям, красиво подает и упаковывает эту информацию. 


Ранжируйте задачи

Мы в компании выделили несколько методов, которые помогают увеличивать эффективность выполнения задач. В первую очередь стоит помнить о принципе Парето – 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата.

Руководствуясь этим методом, удобно поступать следующим образом: в начале недели понять, какие задачи нужно обязательно сделать, чтобы продвинуться в выполнении важных и глобальных дел. И уже затем четко ставить цель на неделю, отметая ненужные встречи или не очень срочные дела. 


Лучше вовремя, чем быстро

Еще один хороший метод – помнить, что зачастую лучше сделать задачу не идеально, но вовремя.

Однако необходимо ранжировать: если речь идет о важной презентации для международного форума – все должно быть выверено. Но если это всего лишь статус, который дальше никуда не пойдет, то нет большой разницы, тратить время на красивую визуализацию или просто вставить в таблицу. Поэтому смело выбирайте менее ресурсозатратный способ.


Don’t work hard, work smart

Все, наверное, знают фразу «не работай 24/7, работай головой». Когда ради идеально выполненных задач рабочий стол становится спальным местом, стоит остановиться, выспаться и спросить себя, для чего все это?

Если ты каждый день сидишь до восьми-десяти вечера, скорее всего, это говорит о неорганизованности.

Ведь зачастую перед вами не стоит цели «убиться» на работе, но есть цель сделать задачу качественно и в согласованные сроки. 


Многозадачности не существует (ну, почти)

Мы все знаем о том, что наш мозг – не компьютер и не умеет с одинаковой эффективностью параллельно делать несколько вещей. Поэтому лучше всего брать задачу и концентрироваться на ней, не отвлекаясь ни на что. Отключите уведомления в мессенджерах: так вы перестанете тратить время на переключение между задачами, и сделаете все быстрее.

Но иногда совмещение дел может сыграть нам на руку: когда одна из задач неизбежна, но может выполняться в «фоновом режиме».

В моей практике бывают совещания, на которых обязательно присутствовать, но не обязательно быть 100% включенной в диалог. Во время таких встреч можно выполнять короткие и несложные задачи, например, просматривать несрочные письма или формулировать задачи команде, отвлекаясь на конкретные вопросы.


Используйте возможности технологий

Найдите приложения, которые максимально упрощают жизнь лично вам. Например, мне помогает OneNote, синхронизированный с телефоном и с гаджетами моих сотрудников, которые работают на проекте. Это очень упрощает работу и избавляет от необходимости постоянно выяснять статус задач. 

Не ленитесь решать проблемы с функциональностью: это делается один раз, а жизнь облегчает навсегда.

Например, в WhatsApp не самый удобный поиск по переписке – это ужасно раздражало и отнимало время. Выяснилось, что эту проблему можно решить двумя способами: 

  • сохранить все важное в избранные сообщения,
  • экспортировать чат для чтения с любой платформы. 

Обе техники экономят мне время каждый день.


Планируйте личное время 

Безусловно, иногда в жизни случаются такие периоды, когда рабочие задачи «перетекают» на нерабочее время. Например, если это запуск нового продукта или системы, к которому готовились целый год. Но часто мы не чувствуем момент, когда переходим грань и начинаем выгорать, отдавая приоритет исключительно работе.

Это состояние стало обыденной частью нашей жизни: по статистике Gallup, 44% сотрудников периодически сталкиваются с такой проблемой, а 23% – всегда или очень часто чувствуют выгорание. Получается, что около двух третей работников, занятых полный рабочий день, выгорают на работе. Что же делать в этой ситуации и как понять, что стоит выкраивать больше времени для отдыха?

Поможет планирование личного времени. Наш календарь должен представлять собой полный список всех дел.

Нельзя планировать только рабочие мероприятия, а фитнес или встречи с друзьями оставлять на «если будет время» – личные дела должны быть не менее обязательными пунктами, чем рабочие.

Вот одно из моих правил, помогающих контролировать баланс работы и личной жизни, – когда вы вышли из офиса, все дела остаются до завтрашнего утра – возвращаться к ним дома не стоит. 


Отдайте домашнюю рутину на аутсорс

Если приготовление еды приносит удовольствие, готовьте самостоятельно. А вот то, что радости не приносит, можно смело делегировать.

Например, зачем тратить время на очереди в магазине, если удобнее заказать на дом одежду, продукты и прочее (и сэкономить массу времени). Аналогично с уборкой дома. 


Во время аврала включайте дополнительные резервы

Если работа «накрывает с головой», можно придумывать дополнительные способы сэкономить время, например, в пути. Во время сдачи проекта можно поехать на работу на такси, а не в метро или на личном транспорте – это может дать час-полтора дополнительного рабочего времени в комфортной и тихой машине: я на это время назначаю собеседования, совершаю не очень важные звонки.  

Но главный совет – любить свою работу. Ведь здесь мы проводим существенную часть времени, получаем в офисе эмоции и необходимую человеку реализацию. Очень сложно достичь продуктивности, если в профессии ничего не приносит удовольствие. 


Как достичь максимума: книги по теме

  • Сергей Бехтерев, «Как работать в рабочее время. Правила победы над офисным хаосом»;
  • Гэри Келлер, Джей Папазан, «Начни с главного. Один удивительно простой закон феноменального успеха»;
  • Лора Вандеркам, «Книга о потерянном времени. У вас больше возможностей, чем вы думаете»;
  • Шерил Сэндберг, «Не бойся действовать. Женщина, работа и воля к лидерству»;
  • Эрик Бертран Ларсен, «На пределе. Неделя без жалости к себе»;
  • Сергей Бехтерев, «Майнд-менеджмент. Решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт».

Фото в тексте и на обложке: Unsplash

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 «Твоя карьера под угрозой». Вот о чем надо помнить, планируя свое будущее
  2. 2 Как все успевать, если в сутках всего 24 часа? Восемь правил тайм-менеджмента
  3. 3 Как упорядочить свой график, чтобы сократить рабочее время на 50%
  4. 4 Тайм-менеджмент – трата времени. Фокусируйтесь лучше на другом
  5. 5 «Если у меня украдут Google, мне придется родиться заново»

Актуальные материалы —
в Telegram-канале @Rusbase

ПРОГРАММЫ И КУРСЫ

22 октября 2019 — 22 января 2020

iOS разработчик с нуля до junior