Истории

Тайм-менеджмент за 7 шагов: как грамотно распределять задачи и успевать отдыхать

Истории
Дарья Мызникова
Дарья Мызникова

Редактор

Дарья Мызникова

В издательстве «Манн, Иванов и Фербер» вышла книга Роджера Сайпа и Робба Збиерски «Разум под контролем. Неочевидные стратегии достижения целей». Мы публикуем отрывок (с сокращениями), где авторы рассказывают о методе, который поможет вам лучше контролировать свое время, успевать отдыхать и эффективно работать.

Тайм-менеджмент за 7 шагов: как грамотно распределять задачи и успевать отдыхать

«Решение двух часов» — это конкретный доказанный метод тайм-менеджмента из семи шагов. Он представляет собой еженедельную встречу с самим собой. Цель этой встречи — вспомнить о том, что для вас важно, увидеть общую картину, поразмыслить над своими целями и мечтами и, наконец, составить такое расписание на следующие две недели, которое поможет вам к этим целям приблизиться.

Как вы, наверное, уже догадались, этой встрече вам надо уделить не меньше двух часов подряд. Но запомните: это время не для того, чтобы составлять для себя список задач. Вы должны потратить эти два часа на обретение ясности, чего вы хотите достичь, определить основные цели на неделю и визуализировать положительный результат. Иными словами, суть этого упражнения в том, чтобы позволить вам самому управлять своей жизнью, вместо того чтобы быть ее пассивным зрителем. «Решение двух часов» состоит из семи шагов.

Шаг 1. Освежите в памяти свои цели

Вообразите себе свою идеальную жизнь. Представьте, как хотели бы вести себя в различных ситуациях. Ведите себя так, словно вам это уже удавалось! Это не случайно является первым шагом. Если вы толком не знаете, чего хотите достичь, то неважно, как вы распорядитесь временем. Если у вас нет четкого понимания, какой результат вы хотите получить от совещания, то неважно, что вы будете там обсуждать. Не понимая, куда вы хотите попасть, вы вряд ли сможете выбрать прямой, короткий и легкий путь туда.

Как боксеры на ринге заводят себя с помощью музыки и пиротехники, зарядите себя энергией на всю будущую неделю, визуализировав жизнь, к которой вы стремитесь.

Шаг 2. Повторите и выделите свои дела

Существуют дела, которые вы никогда не сможете вычеркнуть из своего календаря. Свадьба в субботу? Определенно, это считается за твердую договоренность! В среду будет плановое кесарево сечение? Скорее всего, оно тоже состоится при любом раскладе. Давайте считать, что подобные обязательства высечены в камне. Договорились отвести детей в зоопарк в четверг? Аналогично.

Хорошая новость заключается в том, что большинство из тех, кто хочет считать себя организованными и ответственными людьми, уже пользуются электронными календарями и вписывают туда все запланированные дела. «Решение двух часов» — отличный повод пересмотреть свой календарь и поразмыслить, что из запланированных дел действительно является важной договоренностью, а что можно и нужно заменить более важными для вас вещами. Повторюсь, смысл упражнения в том, чтобы вы активно участвовали в планировании своей жизни, а не просто плыли по течению.


photoUnsplash

Шаг 3. Запланируйте время для совершенствования

Время для совершенствования — то, которое вы тратите, чтобы сделать себя сильнее, умнее и быстрее. Ходите на тренировки? Отметьте это в своем календаре. Готовитесь к квалификационному экзамену? Найдите в своем расписании место для чтения и практики. Необходимо пройти курсы повышения квалификации, чтобы продлить лицензию? Какие курсы и воркшопы вы собираетесь посетить и когда?

Время для совершенствования можно тратить на чтение, прослушивание подкастов, просмотр тренингов или обучающих видео, медитацию, бег, поездки на велосипеде, силовые тренировки, йогу… Думаю, вы уловили идею.

Главное, чтобы все эти занятия помогали вам стать лучшей версией себя. Многие, конечно, удивляются, почему утреннюю прогулку вообще необходимо отмечать в календаре или почему это надо сделать до того, как внести в календарь рабочие задачи. Причин на самом деле две. 

Во-первых, если вы не запланируете эти действия, очень велика вероятность, что вы ими пожертвуете в угоду лени, прокрастинации или того, что вам сиюминутно покажется более важным. Я (Робб) работаю из дома, и это позволяет мне в любой удобный день в обед совершать велопрогулки. Но трудоголик внутри меня постоянно стремится сделать максимум возможной работы, а ведь мое обеденное время часто не является таковым для клиентов из других частей страны. И если я не внесу велопрогулку в календарь, будет очень легко поддаться искушению и сделать еще один звонок. Или ответить, когда звонят мне. 

Во-вторых, чтобы оставаться на максимуме своих способностей, вам необходимо находить время для совершенствования, потому что именно эти занятия делают вас лучше. Это как с кислородной маской в самолете. Сначала наденьте на себя, а потом помогайте другим. Знаете, почему вам об этом напоминают перед каждым полетом? Потому что люди обожают помогать другим. Они готовы делать это в ущерб себе. Но вы никому не сможете помочь, если будете мертвы. Чтобы действовать, вам необходим кислород. Думайте о времени для совершенствования как о своей кислородной маске.

Шаг 4. Запланируйте «зеленое» время

Далее идет «зеленое» время. Оно относится к вашей профессиональной деятельности и называется так потому, что зеленый — цвет денег (или травы, если вы, как мы пару лет назад, работаете с ландшафтными дизайнерами). Это те действия в вашей работе, которые непосредственно приносят вам доход. Например, для финансового аналитика это встреча с клиентом. А для хирурга-стоматолога — время, которое он проводит в операционной. Риелторы отводят это время для написания предложений клиентам.

Сомневаетесь, каким задачам посвятить свое «зеленое» время? Любым, которые перечислены в ваших служебных обязанностях. А чтобы сделать это время еще более продуктивным, используйте визуализацию. Если вы назначили встречу с клиентом, подумайте, каким будет идеальный результат этой встречи, и затем представьте себе ее ход во всех деталях.

Шаг 5. Запланируйте «красное» время

«Красное» время — тоже часть вашей профессиональной деятельности. Это время, за которое вам не платят напрямую, но которое становится подспорьем для «зеленого» времени. В «красное» время выполняются исследования, проводится подготовка к презентации, классификация потенциальных клиентов, оформление документации, оценка эффективности работы и другие вспомогательные действия.

Это все то, что надо сделать, чтобы ваше «зеленое» время было потрачено с максимальной пользой. Если вы не запланируете для этих задач специальное время в своем календаре, то они поглотят все ваше время, и вы просто будете не в состоянии заниматься делами, которые действительно приносят вам деньги.

Наверняка у вас бывали такие дни, когда вы крутитесь как белка в колесе, постоянно чем-то заняты, но при этом не ощущаете никакого видимого прогресса в задачах. Будьте уверены, в такие дни вас поглотили задачи для «красного» времени.

photoUnsplash

Шаг 6. Планируйте (или хотя бы замечайте) «гибкое» время

Посмотрите на все, что вы запланировали на предыдущих пяти шагах. К этому моменту вы уже повторили свои цели, представили успех, продумали и выделили время для всех дел, которые нужно выполнить на предстоящей неделе. Вероятнее всего, сейчас, глядя на календарь, вы заметите большие отрезки времени в своей неделе, на которые ничего не запланировано. Это ваше «гибкое время». Его наличие позволяет вам произносить самые главные слова для повышения продуктивности: «Я бы с радостью, но не могу сейчас». 

У вас когда-нибудь были клиенты, которым требовалась ваша помощь прямо сейчас и которые ждали, что вы немедленно бросите все свои дела, чтобы заняться ими? Именно в таких ситуациях формула «Я бы с радостью, но не могу сейчас» становится очень полезной. Вместо того чтобы позволять своему графику пойти кувырком из-за таких задач, вам надо научиться управлять подобными ситуациями. Но это возможно только в том случае, если в вашем календаре заложено «гибкое время», которое как раз и можно посвятить решению таких внезапных и срочных задач.

Шаг 7. Запланируйте время на восстановление

Это время, когда вы можете заниматься чем угодно, что помогает вам отдохнуть и восстановиться. Это может быть свидание, поход в кино, занятия рукоделием или садоводством. Все что угодно, если это приносит вам радость и обновление. Да, можете даже просто поваляться перед телевизором, если это то, что вам нужно. 

Самое главное — подойти ко всем запланированным действиям осознанно и с четким пониманием своей цели. Это и будет секретным ингредиентом, который заставит весь метод работать. 


Фото на обложке: Unsplash

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Материалы по теме

  1. 1 Книги года от пиарщиков: для веры в себя, важных переговоров и просто хорошего вечера
  2. 2 Просто не волнуйся: почему возникает тревога и есть ли в ней плюсы
  3. 3 Важно, срочно, суперсрочно: как не теряться в потоке задач и все успевать на работе