Как внедрить Kanban и избежать хаоса в разработке

Что такое kanban-метод

Kanban – метод управления проектами, который используется для визуализации потока интеллектуальной работы и сокращения числа незавершенных задач. 

Фундаментальные ценности kanban-метода – это прозрачность, баланс, сотрудничество, клиентоориентированность, поток, лидерство, понимание, согласие и уважение. 

Подробнее о каждой и о методе в целом можно почитать в одной из самых популярных книг о Kanban – «Kanban метод. Улучшение системы управления» Майка Барроуза. 

Kanban-метод появился в 1950-х годах, и стал частью одной из базовых систем бережливого производства Toyota «точно-во-время». Эта система подразумевает синхронную поставку достаточного объёма нужных материалов надлежащего качества в нужное время.

Визуализация с помощью kanban-доски

В переводе с японского kanban означает «визуальный символ». Основной инструмент – kanban-доска. Это инструмент для совместной работы над проектами, когда на одной доске фиксируются все задачи по проекту и ответственные за их реализацию. 

Kanban-доски используются не только в разработке, но и в маркетинге, строительстве, логистике – в любых решениях, где присутствует постоянный поток задач.

С kanban-доской вы можете избавить ваших разработчиков или дизайнеров от вопроса менеджеров «Когда будет готово?». 

Для этого нужно формировать в команде культуру пользования kanban. Ставить задачи, отмечать ответственных и дедлайны, продление сроков сдачи – все это отмечать только на доске. 

Начать внедрение kanban просто: расписать на Kanban-доске конкретные задачи в несколько столбцов и отметить ответственных участников команды. 

Кейс «Как мы настроили коммуникацию в большой команде по разработке продукта для страховой компании с помощью Trello»

Над проектом для страховой компании «ЭнергоГарант» работала команда из 10 человек: аналитики, дизайнеры, разработчики, специалисты в андеррайтинге, тестировщики. Задачи переходили из аналитики в дизайн, из дизайна в разработку. Чтобы сделать коммуникацию прозрачнее, мы использовали Trello.

На доске завели несколько столбцов. Колонка Backlog – в нем хранятся задачи, которые еще не проработаны, но всем видны. Колонка To Do – задачи, которые уже можно брать в работу. Колонка In Progress – задачи в работе. В каждой задаче указывали ответственного сотрудника.

Процесс создания продукта был виден всей команде. Структурированная информация на доске помогала в ежедневных статус-митингах.

Trello удобен, когда нужно регулярно показывать бизнес-подразделениям статус по фичам, которые находятся в разработке. Для очень больших проектов (более 20 человек в команде) Trello подходит хуже, там начинается хаос, появляется множество досок – в них легко запутаться и потерять информацию.

Оптимизация с помощью ограничения объема задач work-in-progress (WIP Limited)

Это одна из важнейших практик kanban-метода. Если вы только начинаете использовать kanban, рекомендую начать с нее. 

Иногда ограничение времени на решение задач может восприниматься командой как притеснение творческого процесса. В этом случае нужно объяснить команде, что всегда есть возможность сделать итерацию, внести правки, но какой бы серьезной или творческой ни была задача – не нужно растягивать ее решение на недели. 

Над каждым столбцом обычно указывают лимит — максимальное число задач в этой колонке. Лимит бэклога высчитывают исходя из средних показателей. К примеру, в процессе 5 заданий и на выполнение каждого уходит 1 день — недельный бэклог можно обозначить лимитом 5. 

Если в колонке бэклога скопилось большое количество задач, столбец «В процессе» забит, а колонка «Выполнено» чаще всего пустует, то налицо перегруженность команды. Желательно ограничить количество поставленных задач. Например, в Trello используется плагин для ограничения количества. 

Анализ ситуации на проекте с помощью петель обратной связи

В kanban-методе есть понятие «петли обратной связи» (каденции) – так называют регулярные встречи. Регулярность напоминает своеобразный ритм, в котором идет работа. 

В kanbanе много типов встреч. Одна из самых популярных и важных – ежедневная standup-встреча (такая короткая, что ее даже проводят стоя). На этой встрече не нужно рассказывать, что делал вчера (как на scrum-митингах), но нужно рассказать, глядя на доску, что может помешать задачам из правого столбца перейти в левый (реально или гипотетически).

Работа по kanban-методу: Шесть основных правил

• Визуализируйте поток работы

Зафиксируйте задачи, статус по ним и ответственных сотрудников на реальной или виртуальной доске.

• Ограничьте число одновременно выполняемых задач 

Обсудите с командой, какое количество работ по каждому статусу оптимально вести одновременно и проставьте приоритеты. Над каждым столбцом доски укажите лимит. 

• Управляйте потоком задач 

Своевременно меняйте статусы задач и отслеживайте движение. Если где-то возник «затор», нужно его оперативно разрешить. 

• Обсудите правила работы 

Сотрудники должны четко понимать, как функционирует система, как структурировать информацию в ней.

• Анализируйте деятельность 

Регулярно устраивайте митинги с командой и обсуждайте нюансы работы. Обсуждайте, как можно оптимизировать процессы. 

• Экспериментируйте и улучшайте рабочие процессы 

Развитие kanban-команды – это поиск идеала. Не делайте кардинальных изменений, внедряйте их понемногу, отслеживайте результат, получайте обратную связь, переходите к следующему эксперименту.

Во второй части материала разбираемся, какие сервисы подходят для планирования и визуализации задач и чем они отличаются.

Фото на обложке: Ning YH/Shutterstock